Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika z obowiązującej już dłuższy czas, choć często "ulepszanej" ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Księgi prowadzi się w siedzibie

W myśl art. 11 tejże ustawy księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie zarządu jednostki, jak również w siedzibie przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej.

Ponadto w przypadku jednostek posiadających swoje oddziały (zakłady) mogą one prowadzić księgi rachunkowe oddziałów (zakładów) w siedzibie zarządu jednostki albo oddziałów.

W przypadku powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nie posiadającej osobowości prawnej uprawnionej do świadczenia księgi rachunkowe mogą być prowadzone poza siedzibą zarządu (czy też oddziału) jednostki.

W takiej sytuacji, kiedy mamy do czynienia z nieprowadzeniem ksiąg rachunkowych w siedzibie zarządu (oddziału) jednostki, kierownik danej jednostki jest zobowiązany przepisami do:

• powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę zarządu (oddziału) jednostki,
  
• zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie zarządu (oddziału) jednostki.

Otwarcie i zamknięcie ksiąg rachunkowych

W myśl art. 12 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe otwiera się:

• na dzień rozpoczęcia działalności,
  
• na początek każdego następnego roku obrotowego,
  
• na dzień zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału jednostek powodującego powstanie nowej jednostki,
  
• na dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego
  w ciągu 15 dni od dnia tych zdarzeń.

Natomiast księgi rachunkowe zamyka się:

• na dzień kończący rok obrotowy,
  
• na dzień zakończenia działalności, w tym również sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,
  
• na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości,

nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia tych zdarzeń.

Ponadto księgi rachunkowe w jednostce postawionej w stan likwidacji lub upadłości zamyka się również na ostatni dzień roku obrotowego, jeżeli postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe nie zostało jeszcze na ten dzień zakończone.

W myśl art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Do ksiąg rachunkowych miesiąca należy wprowadzić każdą operację gospodarczą, która nastąpiła w danym miesiącu.