Postacie ksiąg rachunkowych

Jak wynika z art. 13 ustawy księgi rachunkowe obejmują:

• dziennik,
  
• konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej), w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu,
  
• konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej),
  
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz),
  
• zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych.

Księga wyraźnie oznaczona

Bez względu na to, jaką postać będą miały księgi rachunkowe w danej firmie to powinny być one:

• trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, rejestr lub wydruk komputerowy), oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej
  
• wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego (księgi wiązane - złożone z ponumerowanych stron, zakończone stwierdzeniem ich liczby w księdze oraz opatrzone datą otwarcia i zamknięcia ksiąg), a wydruki (tabulogramy) komputerowe także co do miesiąca i daty sporządzenia,
  
• przechowywane starannie w ustalonej kolejności. (art.13 ust.2).

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone przy pomocy wydruków komputerowych. Powinny się one składać z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym i oznaczone nazwą programu przetwarzania.

Dziennik

Dziennik służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych.

W myśl obowiązujących przepisów zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (czyli obroty) liczone w sposób ciągły.

Można również stosować podział na dzienniki częściowe, grupujące operacje gospodarcze według ich rodzajów. W takiej sytuacji obowiązuje sporządzanie zestawień obrotów tych dzienników za miesiąc.

W przypadku, kiedy księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera, to należy zapewnić następujące rzeczy:

• ujmowanie w dzienniku wyłącznie zapisów sprawdzonych,
  
• niedostępność zbioru dla modyfikacji poza wprowadzeniem - w razie potrzeby - dowodów korekt księgowych,
  
• automatyczną kontrolę ciągłości zapisów i przenoszenia obrotów,
  
• wydruk dziennika kolejno numerowanych stron nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca; za równoznaczne z wydrukiem uznaje się przeniesienie danych na inny trwały nośnik danych przystosowany do wiarygodnego przenoszenia danych z komputera.