Dowody księgowe

Konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika z obowiązującej już dłuższy czas, choć często „ulepszanej” ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. W myśl art. 11 tejże ustawy księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie zarządu jednostki, jak również w siedzibie przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej.

Dowody księgowe

• zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
  
• zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
  
• wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto zupełnie uprawnioną podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę następujące dowody księgowe:

• zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
  
• korygujące poprzednie zapisy,
  
• zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
  
• rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Co powinien zawierać dowód księgowy?

• określenie rodzaju dowodu,
  
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
  
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,
  
• stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz - o ile nie wynika to z techniki dokonywania zapisów - sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania,
  
• numer identyfikacyjny dowodu.

Zdarzają się sytuacje, w których wartość w dowodzie wpłaty może być pominięta. Jest to zgodne z prawem jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

W sytuacji, kiedy dowód księgowy opiewa na waluty obce, to powinien on zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

Zgodnie z przepisami wynik przeliczenia waluty obcej na polską zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.