Prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera

Konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika z obowiązującej już dłuższy czas, choć często „ulepszanej” ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. W myśl art. 11 tejże ustawy księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie zarządu jednostki, jak również w siedzibie przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej. Ponadto w przypadku jednostek posiadających swoje oddziały (zakłady) mogą one prowadzić księgi rachunkowe oddziałów (zakładów) w siedzibie zarządu jednostki albo oddziałów.

Zapisy dokonywane w księgach rachunkowych są trwałe

Powinny być wprowadzane tam ręcznie lub maszynowo, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisu. W razie takiego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych należy stosować poniższe procedury.

Zapisy umieszczane w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera są dozwolone, bowiem zgodne z prawem jest umieszczanie zapisów w księgach również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych. Warunkiem takiego wprowadzania zapisów jest to, że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one (zapisy) trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu.

Zapisy mogą być również przenoszone między zbiorami danych składającymi się na księgi rachunkowe prowadzone na komputerowych nośnikach danych, pod warunkiem że możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów w zbiorach, w których ich dokonano pierwotnie, a odpowiedni program zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych i kompletności zapisów.