Eksploatacja kas fiskalnych

Podatnik stosujący kasę fiskalną obowiązany jest do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Przepis ten dotyczy jednak każdej ze sprzedaży dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. W przypadku rozliczeń z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą stosuje się faktury rozliczeniowe podatku VAT. 

Obroty ewidencjonowane

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik obowiązany jest do ewidencjonowania obrotów i podatku przy zastosowaniu kasy rezerwowej, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, podatnik nie może prowadzić sprzedaży towarów.

W sytuacji dostępu do zastępczych czyli rezerwowych kas, brak rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej nie może już być argumentowany brakiem prądu, awarią kasy czy innymi przyczynami.

Jedynym rozwiązaniem jest prowadzenie sprzedaży na kasie rezerwowej, która podlega pod względem wymogów technicznych i w zakresie sposobu odliczeń kosztów zakupu takim samym wymogom jak kasa podstawowa.

W przypadku firm prowadzących sprzedaż w kilku punktach handlowych nie jest konieczne nabywanie równorzędnej ilości kas rezerwowych. Wystarczy, aby dany podatnik posiadał choćby jedną kasę rezerwową, która zostanie zarejestrowana na adres siedziby danego przedsiębiorstwa i pełnić będzie funkcję zastępczą dla każdej posiadanej kasy.

Z eksploatacją kas rejestrujących wiąże się również obowiązek wręczania kupującemu oryginału paragonu. Zobowiązuje to sprzedawcę do takiego użytkowania kas, aby kupujący otrzymał paragon w chwili zakupu.

Ponadto kasa powinna zostać umieszczona w placówce handlowej w ten sposób, by wyświetlacz dla klienta był widoczny dla klientów dokonujących zakupów. Wyświetlacz ten musi być w każdej kasie.

Operacje wykonywane w ciągu doby, w szczególności wystawienia paragonów fiskalnych, są rejestrowane w pamięci dobowej. Po zakończeniu dnia pracy, na podstawie zawartości pamięci dobowej wykonywane są raporty fiskalne dobowe.

Po wykonaniu raportu fiskalnego dobowego, pamięć dobowa jest zerowana i służy do gromadzenia danych z kolejnej doby.

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od początku 2002 roku sprzedawca zobowiązany jest do wykonywania w ostatnim dniu miesiąca tak zwanego raportu miesięcznego bezpośrednio po dokonaniu dziennego raportu fiskalnego.