Kompletowanie dokumentów przed zatrudnieniem

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej przez służby kadrowe i płacowe przedsiębiorstwa musi się odbywać z uwzględnieniem bieżących zmian i nowelizacji kodeksu pracy, a także ustaw związanych z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi. Nie można także zapomnieć o położeniu nacisku na kompletność i jakość dokumentacji.

Zadania pracodawców a dokumentacja pracownicza

Jak mówi art. 94 pkt 9a k.p., pracodawcy zatrudniający pracowników mają obowiązek założyć i prowadzić akta osobowych oraz pozostałą dokumentację pracowniczą. Szczegóły dotyczące tej kwestii można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 i Dz.U. z 2002 r. nr 214, poz. 1812).

Dokumentacja pracownicza jest obligatoryjna dla wszystkich pracodawców, a zatem (jak stanowi art. 3 k.p.) jednostek organizacyjnych, w tym nieposiadających osobowości prawnej oraz osób fizycznych, zatrudniających pracowników. Natomiast nie jest pracodawcą jednostka organizacyjna wyznaczona przez podmiot zatrudniający jako miejsce wykonywania pracy (wyrok SN z 23 lutego 1999 r., sygn. akt I PKN 594/98).

Dokumentację musi posiadać każdy pracownik. Pracownikiem, w myśl art. 2 k.p., są osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Natomiast nie ma obowiązku prowadzenia akt osobowych dla osób wykonujących pracę na podstawie innych stosunków prawnych niż stosunek pracy, np. na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, o dzieło, agencyjnej) lub umowy o pracę nakładczą.

Pracodawca ma także obowiązek zabezpieczyć akta osobowe przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także dostępem osób niepowołanych. Powinien także na bieżąco aktualizować zawarte w nich dane. Nie określono jednak, co jaki okres należy przeprowadzić taką aktualizację. Pewną wskazówką dla pracodawców może być fakt, iż zgodnie z art. 291 k.p., roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po upływie 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Ponadto przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek usunięcia niektórych dokumentów z akt pracownika po ściśle określonym czasie ich przechowywania, np. odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika usuwa się z jego akt po roku nienagannej pracy (art. 113 § 1 k.p.).

Pracownik ma prawo wglądu do swych akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej związanej z jego osobą. W razie stwierdzenia nieprawidłowości może żądać ich usunięcia. Jeżeli pracodawca odmówi danemu pracownikowi prawa do wglądu w jego akta, może on dochodzić swoich uprawnień przed sądem pracy, jak również złożyć skargę do PIP.

Pracodawca nie ma prawa, bez zgody podwładnego, udostępnić jego akt osobowych oraz dokumentacji prowadzonej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy osobom trzecim. Zakaz ten nie dotyczy podmiotów uprawnionych do kontroli i wglądu w tę dokumentację, np. sądów, inspektorów PIP, społecznych inspektorów pracy, pracowników urzędów pracy, ZUS (w ramach wykonywanych przez nich obowiązków służbowych lub toczących się spraw w sądach).

Dane znajdujące się w aktach osobowych podlegają ochronie prawnej, o której szczegółowo stanowią przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 i Dz.U. z 2002 r. nr 153, poz. 1271). Za naruszenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych w zakresie przetwarzania danych osobowych przewidziane są sankcje karne. Pracodawca udostępniający akta osobowe bez zgody pracownika osobie trzeciej może także ponieść odpowiedzialność cywilną.

Zaniedbania w kwestii prowadzenia akt osobowych oraz pozostałej dokumentacji pracowniczej są ewidentnym pogwałceniem praw pracowniczych. Na podstawie art. 281 § 1 pkt 6 k.p., pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi wspomnianej dokumentacji, może być ukarana grzywną.