Chcąc zgłosić płatnika do ubezpieczenia, należy wypełnić specjalny formularz ZUS ZUA. W przypadku zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego posłużymy się drukiem ZZA. Co innego gdy zaistnieje potrzeba zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, wówczas należy złożyć w oddziale ZUS formularz ZUS ZIUA. A do czego służy druk ZUS ZCNA? Sam sprawdź, dowiedz się jak bezbłędnie wypełniać formularze do ZUS.

Zasady wypełniania zgłoszenia do ubezpieczenia/zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej ZUS ZUA

Formularz ZUS ZUA wypełnia płatnik składek w celu zgłoszenia osoby z danego tytułu rodzącego obowiązek ubezpieczeń (z wyjątkiem osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego):

• do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego,
• do ubezpieczeń społecznych,
• zmiany/korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) oraz korekty kodu tytułu ubezpieczenia, schematu podlegania i daty objęcia ubezpieczeniem, które dokonywane są poprzez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA i ponowne zarejestrowanie z aktualnymi/prawidłowymi danymi) zgłoszonymi na formularzu ZUS ZUA.

Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń/zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej:
osób prowadzących pozarolniczą działalność, tj. osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, twórców, artystów, osób prowadzących działalność w zakresie wolnego zawodu w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, osób prowadzących działalność w zakresie wolnego zawodu, z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej, duchownych,  dla których płatnikiem składek nie jest  przełożony domu zakonnego lub klasztoru, albo inna instytucja diecezjalna lub zakonna, osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński (dotyczy okresu: styczeń 1999 r. - maj 2001 r.),
osób obejmowanych dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi,
należy do tych osób.

Uwaga!

Osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność dokonują zgłoszenia na formularzach: ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń oraz ZUS ZFA - zgłoszenie płatnika składek - osoby fizycznej.

I. DANE ORGANIZACYJNE

Blok ten powinien być zawsze jednoznacznie wypełniony, tj. powinno być wypełnione tylko jedno z pól. W przypadku pierwszorazowego zgłoszenia ubezpieczonego z danego tytułu do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego - w polu 01 należy wpisać "X”.

W przypadku pierwszorazowego zgłoszenia ubezpieczonego z danego tytułu wyłącznie do ubezpieczeń społecznych - w polu 02 należy wpisać "X”.

W przypadku zgłoszenia zmiany lub korekty danych (z wyjątkiem danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, które zgłasza się na formularzu ZUS ZIUA oraz danych dotyczących tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania, które płatnik zgłasza poprzez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA i następnie złożenie prawidłowego zgłoszenia) podanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia - w polu 03 należy wpisać:

• 1 - w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,
• 2 - w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.

Zmiana występuje wtedy, gdy dane uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nastąpiła zmiana adresu zamieszkania.
Korekta występuje wtedy, gdy poprawiamy błędy w danych, które popełniliśmy we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nieprawidłowo został podany adres zamieszkania.

Pól  04 i 05 -  nie wypełnia się.

II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

Blok ten  należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek - dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA.

Uwaga!

Zasady podawania właściwego zestawu danych identyfikacyjnych płatnika składek zostały opisane we wstępie do poradnika.

W polu 01 - należy wpisać NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadany płatnikowi przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

W polu 02 - należy wpisać REGON nadany płatnikowi przez Główny Urząd Statystyczny i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z występującymi "0").

Pola  03- 05 - wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 03 - należy wpisać PESEL - numer ewidencyjny nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności,
• w polu 04 - w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
  - 1 - w przypadku dowodu osobistego,
  - 2 - w przypadku paszportu,
• w polu 05 - należy wpisać serię i numer - odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 - dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 06 - należy wpisać nazwę skróconą płatnika, jaka została podana w zgłoszeniu płatnika składek.

Pola  07- 09 - wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 07 - należy wpisać nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską),
• w polu 08 - należy wpisać pierwsze imię płatnika składek,
• w polu 09 - należy wpisać datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok), np. 11 09 1947.

III. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

Na podstawie zgłoszenia do ubezpieczeń zakładane jest ubezpieczonemu indywidualne konto, dlatego blok ten należy wypełnić ze szczególną starannością, podając prawidłowo i czytelnie wpisane numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich - serię i numer dowodu osobistego albo paszportu oraz nazwisko, imię pierwsze i datę urodzenia.

W polu 01 - należy wpisać PESEL osoby zgłaszanej do ubezpieczeń nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.

W polu 02 - należy wpisać NIP osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadawany przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

Pola 03 i 04 - należy wypełnić w sytuacji, gdy osoba zgłaszana/zgłoszona nie posiada numerów identyfikacyjnych - NIP lub PESEL lub jednego z nich:

• w polu 03 - w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
  - 1 - w przypadku dowodu osobistego,
  - 2 - w przypadku paszportu,
• w polu 04 - należy wpisać serię i numer - odpowiednio do kodu wpisanego w pole 03 - dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 05 - należy wpisać nazwisko osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską).

W polu 06 - należy wpisać imię pierwsze osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń.

W polu 07 - należy wpisać datę urodzenia osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń (dzień/miesiąc/rok), np. 05 07 1968.

IV. DANE EWIDENCYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

W polu 01 - należy wpisać imię drugie osoby zgłaszanej do ubezpieczeń/zgłoszonej do ubezpieczeń. Jeżeli osoba nie posiada drugiego imienia, pole pozostawić niewypełnione.

W polu 02 - należy wpisać nazwisko rodowe podane w metryce urodzenia.

W polu 03 - należy wpisać obywatelstwo. Niewypełnienie tego pola oznacza, że osoba zgłaszana do ubezpieczeń ma obywatelstwo polskie.

W polu 04 - należy wpisać płeć: K (kobieta), M (mężczyzna).

Pól  05 i 06 - nie wypełnia się.

V. TYTUŁ UBEZPIECZENIA

Informacje podane w tym bloku służą do gromadzenia  na koncie ubezpieczonego danych o przebiegu ubezpieczenia.  Na podstawie podanego kodu tytułu ubezpieczenia weryfikowany jest także podany w blokach VI-IX  schemat podlegania poszczególnym ubezpieczeniom oraz kod podany w imiennym raporcie miesięcznym złożonym  za danego ubezpieczonego. Podany kod tytułu ubezpieczenia ma zatem wpływ na prawidłowość rozliczenia składek.

W polu 01 - należy wpisać,  obowiązujący w danym okresie, sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia, np. dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, która nie jest uprawniona do emerytury lub renty oraz nie  przedłożyła pracodawcy orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, kod tytułu ubezpieczenia jest następujący: 01 10 0 0. Wypełniając ostatnie pole kodu tytułu ubezpieczenia należy pamiętać, że orzeczenie lekarza orzecznika ZUS o:

• całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji traktowane jest na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• całkowitej niezdolności do pracy jest traktowane na równi z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
• częściowej niezdolności do pracy lub celowości przekwalifikowania jest traktowane na równi z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności.

Pola 02 - nie wypełnia się.

Uwaga!

Jeżeli uzyskanie prawa do emerytury lub renty lub przedłożone orzeczenie o stopniu niepełnosprawności nie ma wpływu na zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu albo na zasady finansowania składek na te ubezpieczenia, zmiana kodu tytułu do ubezpieczeń może być zgłaszana na bieżąco, tj. od pierwszego dnia miesiąca, za który nie zostały jeszcze przekazane do ZUS dokumenty rozliczeniowe.

VI. DANE O OBOWIĄZKOWYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH

Obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegają osoby wymienione w art. 6, 11 i 12 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.).

Pola 01 - nie wypełnia się.

W polu 02 - należy wpisać datę, od której powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych (dzień/miesiąc/rok), np. 01 01 2005.

W polach 03 - 06 - należy wpisać "X”, stosownie do rodzaju ubezpieczenia (tj. ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), któremu osoba zgłaszana do ubezpieczeń podlega obowiązkowo z podanego w bloku V tytułu ubezpieczenia.

VII. DANE O OBOWIĄZKOWYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM

Obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby wymienione w art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia  2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. nr  210, poz. 2135).

W polu 01 - należy wpisać datę, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego (dzień/miesiąc/rok), np. 01 01 2005.

Uwaga!

W przypadku zgłaszania danej osoby do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego należy podawać taką samą datę podlegania tym ubezpieczeniom, za wyjątkiem osoby podlegającej ubezpieczeniu społecznemu w dniu 31 grudnia 1998 r., którą do ubezpieczeń społecznych należy zgłaszać z tą datą, a do ubezpieczenia zdrowotnego od 1stycznia 1999 r.

VIII. DANE O DOBROWOLNYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH

Dobrowolnym ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, podlegają osoby wymienione w art. 7, 10 oraz art. 11 ust. 2, a także osoby, dla których ubezpieczenia emerytalne i rentowe są dobrowolne na podstawie art. 9  ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.).

Objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi następuje od dnia wskazanego we wniosku o objęcie tymi ubezpieczeniami, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został zgłoszony.

Uwaga!

Osoby zgłaszane do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego obejmowane są ubezpieczeniem chorobowym od dnia wskazanego we wniosku tylko wówczas, gdy zgłoszenie do ubezpieczeń zostanie dokonane w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.

Osoby zgłaszane do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, podlegające równocześnie z danego tytułu do ubezpieczeń obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, należy zgłaszać do wszystkich ubezpieczeń od tej samej daty.

W polach 01, 03, 05 - należy wpisać "X” - stosownie do rodzaju ubezpieczenia.

W polach 02, 04, 06 - należy wpisać daty, od których osoba zgłaszana wnosi o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi (dzień/miesiąc/rok), np. 01 01 2005.

IX. DANE O DOBROWOLNYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM

Dobrowolnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby,  o których mowa w art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia  2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych  (Dz.U. nr 210, poz. 2135).

W polu 01 - należy wpisać datę rozpoczęcia ubezpieczenia (dzień/miesiąc/rok), np. 01 01 2005.

Pola 02 - nie wypełnia się.

X. INNE DANE O OSOBIE ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

Pól  01- 04 i 06 - 08 - nie wypełnia się.

Pole 05 - wypełnia się, w przypadku gdy osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, a więc łącznie z polami 09, 10.

W polu tym należy wpisać właściwy kod  wykonywanego zawodu podany w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy  z dnia 8 grudnia 2004 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (Dz.U. nr  265, poz. 2644). Informacja dotycząca kodów dostępna jest na stronie internetowej www.zus.pl.

Pole 09 - wypełnia się, jeżeli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze. W polu tym należy wpisać, zgodnie z załącznikiem do niniejszego poradnika, dziewięcioznakowy kod pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze.

W polu 10 - należy wpisać okres pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze "od-do” (dzień/miesiąc/rok). Jeżeli nie jest znana data zakończenia pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, pole "do” pozostaje puste.

XI. DANE O ODDZIALE NARODOWEGO FUNDUSZU ZDROWIA

W polu 01 - należy wpisać, podany w załączniku do niniejszego poradnika, trzyznakowy kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana/zgłoszona do ubezpieczeń.

Pól  02 i 03 - nie wypełnia się.

XII. ADRES ZAMELDOWANIA NA STAŁE MIEJSCE POBYTU

W polu 01 - należy wpisać kod pocztowy.

W polu 02 - należy wpisać miejscowość zameldowania na stałe miejsce pobytu.

W polu 03 - należy wpisać nazwę gminy lub dzielnicy.

W polu 04 - należy wpisać nazwę ulicy. Jeżeli w adresie nie występuje nazwa ulicy, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

W polu 05 - należy wpisać numer domu. Jeżeli numer domu jest łamany, wpisuje się go oddzielając numery pochyłą kreską, np. 113/115, a gdy w numerze występuje litera, wpisuje się dużą literę drukowaną, np. 113B,  bez żadnej przerwy.

W polu 06 - należy wpisać numer lokalu. Jeżeli w adresie nie występuje numer lokalu, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

W polu 07 - należy wpisać numer telefonu, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022 - 221133. Jeżeli osoba zgłaszana nie posiada telefonu, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

W polu 08 - należy wpisać numer faksu, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022 - 230501. Jeżeli osoba zgłaszana nie posiada faksu, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

XIII. ADRES ZAMIESZKANIA

Pola od 01 do 08 wypełnia się tylko wówczas, gdy adres zamieszkania jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu wskazany w dziale XII. Pola wypełnia się odpowiednio, z zastosowaniem zasad podanych w dziale XII - Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu.

XIV. ADRES DO KORENSPONDENCJI

Pola od 01 do 09 wypełnia się tylko wówczas, gdy osoba zgłaszana do ubezpieczeń wnioskuje o przekazywanie korespondencji na inny adres niż wskazany w dziale XII lub  XIII. Pola wypełnia się odpowiednio, z zastosowaniem zasad podanych w dziale XII.

Uwaga!

W przypadku  gdy adres ten nie zostanie podany lub podany adres jest błędny, np. brak kodu pocztowego - korespondencja do ubezpieczonego będzie kierowana na adres zamieszkania, a jeżeli brak tego adresu lub jest błędny - na adres zameldowania na stałe miejsce pobytu.

XV. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK

W polu 01 - należy wpisać datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok), np. 05 01 2005.

W polu 02 - dla potwierdzenia wiarygodności danych, podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona.

W polu 03 - należy umieścić pieczątkę płatnika składek (jeśli płatnik ją posiada).

XVI. OŚWIADCZENIE OSOBY ZGŁASZANEJ/ZGŁOSZONEJ DO UBEZPIECZENIA

W polu 01 - osoba zgłaszana do ubezpieczeń/osoba ubezpieczona własnoręcznym podpisem potwierdza zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym.