Poradnik dotyczy zasad wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych, w tym ZUS RZA i ZUS RSA. Dowiedz się, w jakich okolicznościach należy złożyć te formularze i jak to zrobić, aby Zakład nie miał żadnych zastrzeżeń.

Zasady wypełniania imiennego raportu o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne ZUS RZA

Formularz ZUS RZA stanowi załącznik do formularza ZUS DRA - deklaracja rozliczeniowa. Formularz ZUS RZA  wypełnia płatnik składek w odniesieniu do osób podlegających wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Formularza ZUS RZA nie stosuje się w odniesieniu do osób podlegających ubezpieczeniom społecznym (obowiązkowo lub dobrowolnie).

Na formularzu ZUS RZA płatnik sporządza:

• raport miesięczny,
• raport korygujący.

Ogólne zasady sporządzania dokumentów rozliczeniowych, terminy ich przekazywania oraz formy przekazywania zostały omówione we wstępie do poradnika.

I. DANE ORGANIZACYJNE

W polu 01 - należy wpisać identyfikator raportu (numer/miesiąc/rok), np 01 01 2005.
Numer - oznacza numer raportu za dany miesiąc, przy czym:

• 01 - oznacza raport miesięczny,
• 02 - oznacza raport korygujący,
• 03-39 - oznacza każdy kolejny raport korygujący za ten miesiąc.

Numery od 40 do 49 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych  przez płatników, którzy w trakcie miesiąca uzyskali  lub utracili status zakładu pracy chronionej lub aktywności zawodowej i zobowiązani są złożyć za dany miesiąc dwa komplety dokumentów rozliczeniowych.

Numery od 51 do 69 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych za świadczeniobiorców przez powiatowe urzędy pracy, wojskowe biura emerytalne, Zakład Emerytalno-Rentowy MSWiA, Biuro Emerytalne Służby Więziennej, jednostki organizacyjne pomocy społecznej albo wójtów, burmistrzów i prezydentów miast, za osoby pobierające świadczenia rodzinne oraz za osoby korzystające ze świadczeń pomocy społecznej, banki lub inne podmioty za świadczeniobiorców, którym wypłacają emerytury lub renty z zagranicy albo renty strukturalne.

Uwaga!

Instytucje te, rozliczając składki należne za własnych pracowników (zleceniobiorców itp.), składają dokumenty  oznaczone numerami od 01 do 39.

Numery od  51 do 89 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych za emerytów i rencistów oraz osoby pobierające zasiłki przedemerytalne lub świadczenia przedemerytalne przez Zakład  Ubezpieczeń Społecznych.

Uwaga!

Rozliczając składki należne za własnych pracowników (zleceniobiorców itp.), Zakład składa dokumenty oznaczone numerami od 01 do 39.

Numery od 70  do 79 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych  składanych za sędziów i prokuratorów oraz za żołnierzy i funkcjonariuszy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku służbowego.

Numery od 80 do 89 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych  składanych  przez syndyka masy upadłościowej, za okres od dnia ogłoszenia upadłości.

Numery od 90 do 99 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych przez ZUS za osoby pobierające zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego lub przebywające na urlopach wychowawczych, którym zasiłek za okres do 30 kwietnia 2004 r. wypłacał ZUS.

Uwaga!

W razie gdy płatnik składek wyczerpie  numery przeznaczone do oznaczania dokumentów rozliczeniowych korygujących (deklaracji i imiennych raportów miesięcznych) za dany miesiąc, a powstanie konieczność sporządzenia i przekazania do ZUS następnych korekt,  powinien używać ostatniego numeru. Np. w przypadku płatnika składek, dla którego przeznaczone są numery od 01 do 39, po ich wyczerpaniu  płatnik powinien używać numeru "39”, zwracając szczególną uwagę na prawidłowe wpisanie daty wypełnienia dokumentów.

W polu 02 - należy wpisać kolejny numer kartki raportu ZUS RZA.
Jeżeli płatnik składek sporządza raport za więcej niż czterech ubezpieczonych, zobowiązany jest sporządzić kolejną kartę raportu ZUS RZA.

II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

Blok ten należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek - dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA.

W polu 01 - należy wpisać NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadany płatnikowi przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.
W polu 02 - należy wpisać REGON nadany płatnikowi przez Główny Urząd Statystyczny i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z ewentualnymi "0").
Pola  03 - 05 - wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 03 - należy wpisać PESEL - numer ewidencyjny nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności,
• w polu 04 - w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
  - 1 - w przypadku dowodu osobistego,
  - 2 - w przypadku paszportu,
• w polu 05 - należy wpisać serię i numer - odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 - dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 06 - należy wpisać nazwę skróconą płatnika, jaka została podana w dokumencie zgłoszeniowym.
Pola  07 - 09 - wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 07 - należy wpisać nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską),
• w polu 08 - należy wpisać pierwsze imię płatnika składek,
• w polu 09 - należy wpisać datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok), np. 11 09 1947.

BLOK III -  przeznaczony jest dla jednej osoby ubezpieczonej

III.A.  DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ

Blok ten należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego - dane podane w bloku IV dokumentu ZUS ZIUA.

W imiennych raportach miesięcznych należy podawać imię pierwsze i nazwisko ubezpieczonego oraz numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru - numer NIP. A jeżeli ubezpieczonemu nie nadano również numeru NIP,  należy podawać serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

W polu 01 - należy wpisać nazwisko (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską) w brzmieniu podanym na dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA lub w bloku IV dokumentu zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego ZUS ZIUA.

W polu 02 - należy wpisać imię (pierwsze) w brzmieniu podanym na dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA lub w bloku IV dokumentu zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego ZUS ZIUA.

W polu 03 - należy wpisać kod typu identyfikatora P - PESEL, a w przypadku jego braku:

• N - NIP,
• 1 - dowód osobisty,
• 2 - paszport.

W polu 04 - należy wpisać numer podanego identyfikatora.

III B.  NALEŻNA SKŁADKA NA UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

W polu 01 - należy wpisać, zgodnie z załącznikiem do niniejszego poradnika,  sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia podany w zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego (na formularzu ZUS ZUA/ZUS ZZA).

W polu 02 - należy wpisać podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, która powinna zostać ustaloną zgodnie  z art. 81-82 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych  (Dz.U. nr  210, poz. 2135). W przypadku gdy kwota podstawy wymiaru składek dla danego ubezpieczonego jest wyższa niż 999999,99 zł, należy wypełnić jeszcze jeden raport dzieląc kwotę podstawy wymiaru składek.

W polu 03 - należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne.

BLOKI  IV-XII -  przeznaczone są dla kolejnych osób ubezpieczonych lub dla tej samej osoby ubezpieczonej, w przypadku  gdy rozliczenie następuje z różnymi sześcioznakowymi kodami tytułu ubezpieczenia lub kwota podstawy wymiaru składek jest większa niż 999999,99 zł.

BLOKI  IV-VII - należy wypełnić zgodnie z zasadami określonymi w bloku III(III.A i III.B).

W przypadku wypełniania dla jednej osoby więcej niż jednego bloku danych, należy podać ten sam typ i numer identyfikatora.

W polu 03 - należy wpisać kwotę stanowiącą sumę wartości pól: III.B.03 + IV.B.03 + V.B.03 + VI.B.03 + VII.B.03.

BLOKI  VIII-XII - należy wypełnić zgodnie z zasadami określonymi w bloku III(III.A i III.B).

W polu 04 - należy wpisać kwotę stanowiącą sumę wartości pól: VIII.B.03 + IX.B.03 + X.B.03 + XI.B.03 + XII.B.03.

XIII.  OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK

W polu 01 - należy wpisać datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok), np. 15 02 2005.
W polu 02 - dla potwierdzenia wiarygodności danych, podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona.
W polu 03 - należy umieścić pieczątkę imienną oraz podpis głównego księgowego.
W polu 04 - należy umieścić pieczątkę płatnika składek (jeżeli płatnik ją posiada).