Najczęstsze błędy popełniane przy wypełnianiu dokumentów ubezpieczeniowych

Prawidłowo wypełnione dokumenty ubezpieczeniowe mają decydujące znaczenie przy tworzeniu właściwych zapisów na kontach płatników i ubezpieczonych oraz terminowym przekazywaniu składek do NFZ i OFE, a w dalszej perspektywie decydują o wysokości emerytur ubezpieczonych. Raport mówi o tym, jak prawidłowo wypełniać dokumenty rozliczeniowe, aby nie tracić czasu na korekty. Przytoczono w nim wiele przykładów.

Niewłaściwe i nieczytelne wypełnianie dokumentów ubezpieczeniowych

Jak pokazują raporty ZUS, wielu płatników wypełnia dokumenty niezgodnie z instrukcją zawartą na formularzach, np. zielonym lub czerwonym kolorem zamiast czarnym czy ciemnoniebieskim, w dodatku flamastrem lub cienkopisem przebijającym na drugą stronę, przez co dokument był nieczytelny. Często też do Zakładu trafiają dokumenty pogięte i poplamione, przedziurkowane bądź zszyte ze sobą. Utrudnia to przetwarzanie danych z dokumentów. Technika masowego przetwarzania dokumentów wymaga stosowania oryginalnych kolorowych formularzy, nie zaś ich kserokopii.

O czym trzeba pamiętać?

Jeżeli dokumenty ubezpieczeniowe są wypełniane ręcznie, należy robić to dużymi drukowanymi literami, czarnym lub niebieskim kolorem, nigdy flamastrem.

Dokumenty zgłoszeniowe do ubezpieczeń należy przekazać w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń. Ważne, by dokument zgłoszeniowy został przekazany do ZUS przed kompletem dokumentów rozliczeniowych, który zawiera m.in. raport za danego ubezpieczonego. Na podstawie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS zakłada ubezpieczonemu indywidualne konto, na którym są ewidencjonowane składki na poszczególne ubezpieczenia. Jeśli imienny raport miesięczny zostanie złożony przed przekazaniem dokumentu zgłoszeniowego, to zostanie odrzucony z powodu nie odnalezienia konta tego ubezpieczonego. Szczególnie powinni o to zadbać ci płatnicy, dla których zgłoszenia do ubezpieczeń sporządza komórka kadrowa, a dokumenty rozliczeniowe komórka płacowa. Przy takiej organizacji pracy niezbędna jest właściwa koordynacja w przekazywaniu dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS. W razie przekazania dokumentów rozliczeniowych przed zgłoszeniem do ubezpieczeń należy przekazać komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących, czyli deklarację rozliczeniową i imienny raport za danego ubezpieczonego.