Przesyłanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną

Etapy rejestracji

Pierwszym krokiem rejestracji jest złożenie w formie papierowej "zawiadomienia o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej oraz o osobie upoważnionej do składania i podpisywania deklaracji w formie elektronicznej" (ZAW-E1).

Dokument ten zawiera informacje o składającym zawiadomienie oraz wskazuje osobę upoważnioną do składania i podpisywania deklaracji w imieniu podatnika w formie elektronicznej. Podatnik lub płatnik wypełniony formularz zawiadomienia powinien wydrukować, a następnie dostarczyć do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego. Jako że upoważnienie udzielone w dokumencie ZAW-E1 jest formą pełnomocnictwa szczególnego, nie podlega opłacie skarbowej.

Podatnik dostarcza zawiadomienie ZAW-E1 do naczelnika urzędu skarbowego wtedy, gdy:

• stanowi aktualizację danych poprzednio złożonego już wniosku;
• stanowi zgłoszenie osoby upoważnionej.
  Warto podkreślić, że dokonanie aktualizacji danych zawartych w zgłoszeniach ZAW-E1 wymaga ponownego złożenia kompletu dokumentów do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego.

Kolejnym krokiem rejestracji jest złożenie drogą elektroniczną przez osobę upoważnioną, wskazaną w dokumencie ZAW-E1, "zgłoszenia osoby upoważnionej do składania i podpisywania deklaracji w formie elektronicznej" (ZAW-E2). Wypełnienie i przesłanie ZAW-E2 jest swoistego rodzaju potwierdzeniem woli składania deklaracji w formie elektronicznej. Po pozytywnym zakończeniu tej procedury, system wygeneruje i wyświetli na ekranie komputera unikatowy numer złożonego dokumentu, służący do pobrania z systemu centralnego Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). System nie weryfikuje całkowitej poprawności i kompletności wypełnienia deklaracji. Taką weryfikację przeprowadza urzędnik.

W przypadku weryfikacji negatywnej system zaprezentuje na ekranie komputera osoby upoważnionej informację o odmowie przyjęcia dokumentu. Mogą to być następujące komunikaty:

• 100 - Niepoprawny komunikat SOAP,
• 102 - Proszę o ponowne przesłanie żądania UPO,
• 200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie,
• 300 - Brak dokumentu,
• 301 - Dokument w trakcie przetwarzania,
• 302 - Dokument wstępnie przetworzony,
• 400 - Przetwarzanie dokumentu zakończone błędem,
• 401 - Dokument niezgodny ze schematem xsd,
• 402 - Dokument wystawiony przez nieupoważniony podmiot,
• 403 - Dokument z niepoprawnym podpisem,
• 404 - Dokument z niepoprawnym certyfikatem,
• 405 - Dokument z odwołanym certyfikatem,
• 406 - Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą,
• 407 - Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką.

Po otrzymaniu komunikatów podatnik lub płatnik powinien zweryfikować dane związane z samą dokumentacją bądź programem do ich składania lub też skontaktować się z właściwą sobie komórką obsługi e-Deklaracji w urzędzie skarbowym.

Ostatnim krokiem jest przeprowadzanie weryfikacji zgodności danych w dokumentach ZAW-E1 i ZAW-E2. System e-Deklaracji bada zgodność takich danych jak NIP, nazwisko i imię osoby upoważnionej, jak również dat wszelkich operacji Internetowych. Po pozytywnej weryfikacji przez system naczelnik urzędu skarbowego wydaje zaświadczenie ZAS-E "zaświadczenie o potwierdzeniu zgodności danych zawartych w zawiadomieniu o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej z danymi podanymi w zgłoszeniu złożonym przez osobę upoważnioną", które w formie papierowej jest wysyłane do zainteresowanego. Na wydanie zaświadczenia naczelnik urzędu skarbowego ma miesiąc od dnia wpłynięcia kompletu dokumentów zgłoszeniowych (ZAW-E1 i ZAW-E2).

Jeżeli przeprowadzona weryfikacja wykaże niezgodności, wówczas naczelnik urzędu skarbowego wydaje postanowienie o odmowie składania deklaracji tą drogą (ZAS-O). Od momentu wystawienia zaświadczenia ZAS-E podatnik lub płatnik ma możliwość składania deklaracji elektronicznych.