Dokumentowanie sprzedaży i zakupu - Rachunki i Faktury

Prowadzenie działalności i sprzedaż towarów lub usług wymaga od nas udokumentowania zarówno wobec urzędu skarbowego, jak i wobec konsumenta. Najczęściej stosuje się dokumenty w postaci rachunku lub faktury VAT. Podatnicy VAT nie korzystający ze zwolnień obowiązani są do wystawiania faktur VAT. Podatnicy korzystający ze zwolnień wystawiają rachunki.

Faktury VAT

Minimalny zakres informacji, jaki musi być zamieszczony na fakturze VAT, określony został przepisami wydanymi przez Ministra Finansów, na tych dokumentach muszą się znaleźć:

• imiona i nazwiska lub nazwy, bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy i nabywcy,
• data wystawienia i numer kolejny faktury, która musi być oznaczona dopiskiem VAT,
• data sprzedaży (dzień, miesiąc i rok) lub miesiąc i rok dokonania sprzedaży lub otrzymania zaliczki,
• nazwa towaru lub rodzaj wykonywanej usługi,
• jednostka miary i ilość sprzedawanych towarów lub usług,
• ceny jednostkowe produktów bez kwoty podatku (cena netto),
• wartość sprzedawanych towarów lub wykonywanych usług bez kwoty podatku (wartość netto),
• stawki podatku,
• suma wartości netto sprzedaży towarów lub wykonywanych usług wraz z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnione od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych,
• kwota należności ogółem (wartość sprzedaży brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku. Należność powinna być określona liczbowo i słownie.

Faktury VAT należy sporządzić w co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca i przechowuje ją przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym ją wystawiono. Faktury VAT muszą być numerowane w taki sposób, aby każda z nich miała jeden niepowtarzalny numer. Oryginał faktury VAT musi zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury słowo "KOPIA". Jeżeli zdarzy się tak, że klient zgubił lub zniszczył otrzymaną fakturę VAT, sprzedawca może ponownie ją wystawić na podstawie posiadanej kopii, dopisując na nowo wystawionym dokumencie wyraz "DUPLIKAT".

Faktury korygujące

Dodatkowo obok faktur VAT stosuje się faktury korygujące VAT. Wystawia się je przede wszystkim w sytuacji, gdy:

• klient dokonuje zwrotu zakupionych towarów, na które została wystawiona faktura,
• po pewnym czasie od wystawienia faktury stwierdza się wystąpienie pomyłki w cenie, stawce czy kwocie podatku od towarów i usług.

Na fakturach korygujących VAT muszą się znaleźć:

• wyraz KOREKTA lub wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA w tytule,
• numer kolejny i data jej wystawienia,
• wszystkie te dane zawarte w fakturze, do której faktura korygująca jest wystawiana,
• kwota podwyższenia lub obniżenia ceny bez podatku,
• kwota podwyższenia lub obniżenia podatku VAT.