Poczta elektroniczna w firmie

Każda szanująca siebie i innych firma powinna umożliwiać kontakt z nią zarówno bezpośrednio przez biuro obsługi klienta czy pośredników, jak również pośrednio przez pocztę. Wybór przekaźników należy już do szefostwa, ale gruntem rzeczy jest, aby takowe istniały.

Czas na e-mail

W erze komputerów i internetu, przy częstym zagubieniu listów wysyłanych tradycyjne, e-mail staje się drugą naturą człowieka. Po pierwsze chyba dlatego, że nie wymaga od nas zbyt wielkiego wysiłku, jedynym problemem jest chyba tylko dostęp do sieci. Poza tym siedząc wygodnie w fotelu, popijając przyrządzoną samemu (choć nie zawsze) kawkę czy herbatkę, uderzamy w klawisze klawiatury, a potem bez potrzeby wychodzenia gdziekolwiek, jednym kliknięciem wysyłamy napisany również własnoręcznie list.

Jeżeli już mamy do czynienia z dużym zainteresowaniem tą formą korespondencji, to dlaczego nie wykorzystać tego w celach marketingowych?

Otóż jak najbardziej. Dość, że ułatwimy sobie pracę i innym, to jeszcze może trafimy do zdecydowanie większej skali odbiorców. A tak poza tym, to dziś firma nie posiadająca własnej strony internetowej, prezentującej szeroki wachlarz jej usług czy produktów, traci znacznie więcej niż kiedyś. A skoro już zdecydowaliście się na wyjście naprzeciw technice i konsumentom, to należałoby posunąć się dalej, aby i oni mogli mieć swobodny z wami kontakt.

Firmowa poczta to bardzo ważny element wizytówki firmy. Jeżeli nie mamy na to ochoty, to wcale nie musimy udostępniać poszczególnych adresów często nieznanym nam (a przez to traktowanym jako nieco podejrzani) osobom. Wystarczy wówczas zainstalować na naszej stronie link z adresem internetowym poczty firmy jako całości. Zatrudniony uprzednio administrator strony, który miałby wgląd w wysyłane maile, przesyłałby je na poszczególnie zarejestrowane adresy pracowników czy działów firmy. A jeżeli chcielibyście podać swój prywatny adres na koncie firmowym, wystarczyłoby umieścić go na wizytówce.

Ważny adres

Innym rozwiązaniem, chroniącym personalia pracowników, jest wprowadzenie poczty elektronicznej firmy z podziałem na poszczególne działy, zwłaszcza te, które powinny być dostępne dla potencjalnych klientów, jak na przykład dział sprzedaży czy dział obsługi klienta.

Wprowadzając takie rozwiązanie, należy przywiązywać szczególną wagę do treści i zapisu adresu. To już nie może być adres w stylu smerf@nsp.pl , bowiem nie świadczy on o zbytniej powadze osoby czy działu, do których należy. Parafrazując stare przysłowie "jak cię piszą tak cię widzą", unikajmy banałów. Adres ogólnej poczty firmowej powinien być ściśle związany z nazwą bądź logiem, czy produktem firmy. Poszczególne adresy pracowników (jeżeli chcemy je ujawnić) powinny zawierać przynajmniej inicjały ich imion i pełne nazwiska (jak np. jan_kowlaski@nsp.pl). Adresy e-mail działów mogłyby odpowiadać ich nazwom czy skrótom (np. Dział sprzedaży - dsprzedaz@nsp.pl). Pamiętajmy również o tym, że adresy pozbawione są wszelkich polskich znaków w postaci ę, ą itd.

Dobrze prosperująca poczta firmowa jest zapewnieniem lepszego, być może również częstszego kontaktu z odbiorcami danych usług. Czasami z czystej ciekawości zaglądając na stronę firmy mogą zainteresować się produktami czy usługami, które są oferowane przez tą firmę, a dobrze wyeksponowany adres mailowy może skłonić do zainteresowania większą gamą produktów (np. listowna prośba o przesłanie katalogu), podnosi prestiż firmy, wszystko to w późniejszym terminie może podnieść procent sprzedaży i ilość stałych odbiorców.