Ekspert - Pytania i odpowiedzi

Jak długo trzeba przechowywać firmowe dokumenty?

Do kiedy muszę przechowywać dokumenty firmy, która została zlikwidowana 31 maja 2003 r.?

Dokumenty firmowe w zależności od zawartych w nich danych należy przechowywać od 5 do 25 lat. Dokumentacje podatkową należy przechowywać 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentację ZUS przechowuje się przez 10 lat. Dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę, przechowuje się nawet 25 lat. Jeżeli firma została zlikwidowana, to obowiązki w przechowaniu może przejąć wyspecjalizowane archiwum.

W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania musi pisemnie zawiadomić właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Podstawa prawna:

• Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 1997 r. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501).

Wiadomość archiwalna. Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie jego publikacji.