MKOOpZ jest jedną z działających w Europie międzynarodowych organizacji zajmujących się głównie problematyką ochrony wód. Komisja został powołana do życia w 1996 roku umową zawartą pomiędzy rządami Polski, Czech, Niemiec oraz UE. Rząd polski ponosi ponad trzydzieści osiem proc. kosztów finansowania Komisji. Oficjalnymi językami Komisji są polski, niemiecki oraz czeski.

Charakter pracy i międzynarodowe finansowanie wymagają od Sekretariatu MKOOpZ specyficznej i skomplikowanej sprawozdawczości finansowej oraz dokładnej kontroli tworzonych dokumentów.

W celu usprawnienia pracy komisja zakupiła cztery moduły oprogramowania SKID. MKOOpZ jest organizacją non-profit ma jednak osobowość prawną i zgodnie z Umową podlega przepisom polskiego prawa. Polskie ustawodawstwo niejednokrotnie pomija bądź nie precyzuje jasnych zasad funkcjonowania takich podmiotów, co wymaga tworzenia nowatorskich, niesprzecznych z przepisami polskiego prawa procedur. Implementacja systemu SKID ma zapewnić prawidłowe działanie zgodne z zasadami rachunkowości budżetowej. Oprogramowanie pozwala na planowanie, kontrolę i wykonanie budżetu oraz analizę kosztów na zasadzie wyróżników.

W pracach MKOOpZ bierze udział przeszło sto sześćdziesiąt osób z Polski, Niemiec, Czech i UE, z czego tylko siedmioosobowy zespół administracyjny jest zatrudniony we wrocławskim Sekretariacie. Pozostali członkowie Komisji podzieleni są na grupy robocze pracujące w rozproszeniu we wszystkich państwach stron. Dla ułatwienia organizacji pracy grupowej MKOOpZ zdecydowała się przetestować i wdrożyć system LINFO i platformę komunikacyjną Lotus Notes. W celu skutecznego nadzorowania zgodności dokumentów system LINFO, zarządzający przepływem informacji, będzie wskazywać kopię matkę najnowszej wersji dokumentu wraz z wszystkimi aktualnymi zakładkami językowymi. Powstanie nowej wersji dokumentu w jakimkolwiek języku będzie powodowało automatyczną archiwizację i blokadę dokumentów starszych. Ma to zapewnić kontrolę powstawania i obiegu trzech wersji językowych dokumentów, co w konsekwencji ułatwi kontrolowanie ich jednakowej zawartości merytorycznej. Osoby uczestniczące w workflow będą miały do nich stały dostęp wraz z możliwością przeglądania.

Zastosowanie platformy Lotus Notes ma pozwolić na płynne włączanie do grup roboczych kolejnych ekspertów niezależnie od miejsca ich pobytu. Wystarczy na stacji roboczej nowego uczestnika workflow zainstalować program (klienta) Lotus Notes i nadać mu hasło dostępu.

BiznesNet.pl, opr. Arkadiusz Wolski