Tylko 5% ze 146 przebadanych firm deklaruje, że przeterminowaną i zbędną dokumentację wyrzuca na śmieci - reszta deklaruje niszczenie, archiwizowanie itp. Tymczasem blisko 38% przeglądanych losowo worków na śmieci zawierało dokumenty, na których widniały jakieś dane personalne (łącznie z przykładami bardzo wyraźnych "odcisków" tożsamości), a 52% znalezionych dokumentów zawierało możliwe do odczytania dane i poufne informacje.

Co firma robi z przeterminowaną, zbędną dokumentacją

Pierwsza część badań miała na celu poznanie subiektywnych opinii pracowników oraz właścicieli firm na temat niszczenia zbędnej dokumentacji firmowej oraz zabezpieczenia się przed kradzieżą tożsamości.

Zdaniem respondentów dokumentacja w ich firmie jest niszczona, taką opinię wyraziło 59,4% badanych. Niespełna 10% uważa, że część dokumentacji jest niszczona a część wyrzucana w całości. 9% badanych stwierdziła, że ich firma korzysta z usług specjalistycznej firmy zajmującej się niszczeniem dokumentacji. Po 5% respondentów przyznało, że ich firma wyrzuca lub składuje dokumentację.

Niespełna 17% (16,6%) badanych firm uznało, że wszystkie dokumenty są archiwizowane. Podsumowując: 68,4% firm zadeklarowało, że niszczy dokumentację, 10% niszczy ją częściowo, a jedynie 5% istotne dokumenty wyrzuca do śmietnika. Dysponując takimi danymi, zapytano o formę niszczenia poszczególnych dokumentów, a następnie sprawdzono zawartość śmietników, celem zweryfikowania stanu faktycznego.

Co robią ze śmieciami, a wielkość firmy	Mała	Średnia	Duża
Po prostu wyrzuca do śmieci	7,8	0	0
Niszczy	56,7	68,4	63,6
Składuje jako makulaturę	6,7	0	0
Część niszczy, część wyrzuca	13,3	5,3	3
Korzysta z usług specjalistycznej firmy	4,4	15,8	18,2
Wysyła do centrali lub archiwizuje	11,1	10,5	15,2

W jaki sposób niszczone są zbędne dokumenty

Wydruki z kont:



Listy płac, pracowników, klientów:



Pisma urzędowe:




Bilingi:



Oferty przetargowe:



Jak niszczone są zbędne dokumenty - porównanie:

	Wydruki z kont	Listy pracowników	Pisma urzędowe	Bilingi	Oferty przetargowe
Niszczarka	44,1	38,4	39,2	39,1	39,3
Specjalistyczna firma	12,7	11,6	10	9,6	9,4
Ręcznie	17,8	14,2	20,8	23,5	26,5
Archiwizuje, trzyma	16,9	25,9	21,5	17,4	16,2
Przekazuje do centrali	3,4	5,4	3,1	4,4	3,4
Pali	5,1	4,5	4,6	6,1	5,1

Jak widać z powyższych danych podstawowym, deklarowanym przez firmy sposobem niszczenia zbędnych dokumentów w firmach jest niszczarka, w której - niezależnie od wielkości firmy i typu dokumentów - niszczonych jest średnio 40% "makulatury". Około 20% niszczy dokumenty ręcznie. Badając śmietniki będzie można sprawdzić, czy dokument zniszczony ręcznie jest identyfikowalny tzn., czy można z niego odtworzyć dane opisujące tożsamość podmiotów.

CO ZNALEZIONO - STAN FAKTYCZNY

Dokumenty znalezione w workach

Kategorie dokumentów	Liczba znalezionych dokumentów (N 544)	% do liczby worków (N 233)
Wyciągi z banku (korespondencja z bankiem)	28	12%
Rachunki (dowody wpłaty, protokoły)	102	43,8%
Pisma urzędowe (sądowe, ubezpieczeniowe)	79	33,9%
Bilingi	16	6,9%
Dokumentacja osobista (listy pracowników, płac, klientów, inne dokumenty z ich danymi)	50	21,5%
Faktury Vat	81	34,8%
Oferty przetargowe	18	7,7%
Pisma wewnętrzne (stany magazynowe, zestawienia, raporty, kontrole wewnętrzne, opisy pracy)	76	32,6%
PIT, akty notarialne	13	5,6%
Korespondencja firmowa	9	3,9%
Umowy (zamówienia, zlecenia, zgłoszenia reklamacyjne)	57	24,5%
Projekty, materiały szkoleniowe, dyskietki z danymi	15	6,4%

Wyjaśnienia wymaga kolumna "% do liczby worków", gdzie procenty nie sumują się do 100%. Pytanie o rodzaj dokumentów skonstruowane jest tak, że do jednego worka może zostać przypisanych kilka kategorii (w jednym worku czasami znajdowało się wiele różnych dokumentów). W 233 workach znaleziono 544 dokumenty. Procenty podawane są w stosunku do liczby worków (jaki odsetek worków zawierał określoną kategorię dokumentów). W około 44% worków znaleziono rachunki, w około 35% worków znaleziono faktury VAT, niezależnie od tych danych w około 34% worków znaleziono pisma urzędowe itd.

Poniższy wykres pokazuje sytuację, gdy procenty sumują się do 100%.



Dokumenty znalezione w workach (domowe/firmowe) - procent w stosunku do ilości worków:



Przeprowadzone na stacji rozpoznanie pokazuje, że nie tylko firmy, pomimo dość powszechnie stosowanych zabezpieczeń, pozbywają się ważnych dokumentów bez świadomości potencjalnych konsekwencji, ale także prywatne osoby wyrzucają bardzo wiele ważnych dokumentów, które mogą zdradzać ich tożsamość i różne sytuacje, w które są uwikłane. Najlepszym dowodem na to są wybrane skrajne przykłady wyrzucanych dokumentów zamieszczone poniżej. Oczywiście trudno tutaj oceniać skalę i specyfikę zjawiska w odniesieniu do osób prywatnych, które nie były przedmiotem pogłębionych badań. Jednak rekonesans na stacji przeładunkowej potwierdza wstępną intuicję, że jako osoby prywatne nie zawsze traktujemy różnego rodzaju dokumenty, na których znajdują się jakiekolwiek "odciski", jako część naszej tożsamości wymagającej ochrony przed potencjalnie szkodliwymi sytuacjami. Przykładów takich sytuacji jednak w naszym społeczeństwie wciąż nie ma zbyt wiele w porównaniu ze społeczeństwami zachodnimi.

WYBRANE SKRAJNE PRZYKŁADY "ZDRADZANIA" TOŻSAMOŚCI

• Dowód wpłaty za usunięcie ciąży zawierający takie dane jak: imię, nazwisko i adres kobiety oraz imię, nazwisko i adres lekarza wykonującego zabieg
  
• Karty wzoru podpisu z dokumentacji jednego z banków
  
• Odcisk palca z kartoteki policyjnej
  
• Decyzje sądowe w sprawie więźniów (wyrok sądowy z informacjami, kto, kiedy i za co został skazany i jak wysoki jest wyrok; postanowienia sądowe w sprawach cywilnych ze wszystkimi personaliami)
  
• Opisy operacji szpitalnych (dane, jaka to była operacja, kto przeprowadził i na kim z opisem wyniku operacji - czy pacjent przeżył)
  
• Protokół o przeciekach firmowych (protokół z wewnętrznego dochodzenia firmy o przeciekach tajnych informacji, który zawierał dane o tym, jakie tajne informacje zostały przekazane i komu, kiedy to nastąpiło i kto to zrobił)
  
• Oferty przetargowe - zawierające bardzo szczegółowe dane o firmie wraz z aktualnymi dochodami firmy, jej zarządu i właściciela, historia działalności firmy - oferta mieściła się na 25 stronach)
  

PODSUMOWANIE I WNIOSKI

• Tylko 4,9% ze 146 przebadanych firm deklaruje, że przeterminowaną i zbędną dokumentację wyrzuca na śmieci; reszta deklaruje niszczenie, archiwizowanie, składowanie jako makulaturę, wywożenie przez specjalistyczne firmy
  
• Bez względu na poziom wiedzy o kradzieży tożsamości, konieczność stosowania jakichkolwiek procedur chronienia danych i niszczenia zbędnych dokumentów jest dosyć powszechne w świadomości pracowników firm
  
• Powszechność przekonania o bezpieczeństwie danych należy jednak przedstawić w kontekście rozeznania badawczego na stacji przeładunkowej śmieci we Wrocławiu - blisko 38% przeglądanych losowo worków na śmieci, spośród 618, zawierało dokumenty, na których widniały jakieś dane personalne (łącznie z przykładami bardzo wyraźnych "odcisków" tożsamości)
  
• Według deklaracji pracowników firm ponad 80% zbędnej dokumentacji zostaje niszczona, archiwizowana, składowana, czyli wg pracowników firm jest w jakiś sposób zabezpieczona (nie upubliczniona); jednak 44% przeszukanych worków zawierało dokumenty
  
• 52% znalezionych dokumentów zawierało możliwe do odczytania dane i poufne informacje
  
• Pilotaż wśród firm wskazuje także, że problem kradzieży tożsamości nie funkcjonuje powszechnie w świadomości pracowników firm jako realne zagrożenie - 51 firm na 146 słyszało o tym problemie i "jakoś" się przed nim zabezpiecza jednakże w 233 workach zawierających śmieci papierowe znaleziono 544 dokumenty
  
• Całość wniosków należy uzupełnić uwagą dotyczącą miejsca pilotażu badawczego: stacja przeładunkowa śmieci to miejsce gdzie odpady są już w jakimś stopniu przetworzone (np. wstępnie przemielone w śmieciarkach. Sytuacja na podwórkowych śmietnikach wygląda inaczej, tam ewentualne "odciski" tożsamości na wyrzucanych dokumentach mogą być jeszcze bardziej widoczne czy dostępne.