. Chodzi o działanie 2.1 ,,Wzrost konkurencyjności małych i średnich przedsiębiorstw poprzez doradztwo'' będące częścią Sektorowego Programu Operacyjnego ,,Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw''. Przedsiębiorcy mają możliwość rozwoju firmy poprzez skorzystanie z usług doradczych, m.in. w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej na rynku europejskim, wdrożenia systemów zarządzania jakością, uzyskania certyfikatów zgodności dla wyrobów, usług, surowców i maszyn, czy stworzenia strategii eksportowej. Dotychczas wsparcie przyznano ponad 1 400 firmom. Największą popularnością cieszą się projekty związane z wdrażaniem systemów zarządzania jakością, bo stanowią ok. 70 proc. wszystkich projektów.

Od decyzji do pieniędzy

Pierwszym krokiem na drodze po dotację jest oczywiście złożenie wniosku o udzielenie wsparcia. Później przedsiębiorca realizuje wspólnie z akredytowanym wykonawcą projekt, a następnie musi go rozliczyć. Okazało się, że przygotowanie poprawnego wniosku o płatność wraz ze wszystkimi wymaganymi dokumentami nie jest sprawą łatwą. Świadczy o tym konieczność częstego wzywania do uzupełnienia i korekty złożonej dokumentacji. Zaakceptowany przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości wniosek musi jeszcze uzyskać akceptację Instytucji Zarządzającej (Ministerstwa Rozwoju Regionalnego). W rezultacie akceptacja wniosku przedłuża się, a przedsiębiorca oczekuje na płatność nawet przez trzy miesiące.

Analiza sytuacji przeprowadzona w PARP wskazuje na konieczność uproszczenia istniejącego systemu. Dobrym rozwiązaniem byłoby uproszczenie formularzy składanych przy rozliczeniu dokumentów (wzoru wniosku o płatność, wzoru sprawozdania z realizacji projektu) oraz ograniczenie liczby załączników. Z pewnością do przyspieszeniu realizacji płatności może się przyczynić ostateczne zatwierdzania płatności jedynie przez PARP, bez konieczności uzyskiwania akceptacji Instytucji Zarządzającej. Propozycje zmierzające do uproszczenia procesu rozliczeń zostaną przekazane do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Co ma jednak zrobić przedsiębiorca, który musi się rozliczyć i chce prawidłowo przygotować wniosek o płatność, aby szybko otrzymać pieniądze? Podpowiadamy, na co zwrócić szczególną uwagę.

Jakie daty wpisać

Częstym problemem przedsiębiorców podczas wypełniania wniosku o płatność -sprawozdania za okres realizacji projektu, jest kwestia z datami, które należy wpisać w punkcie 1 i 12 wniosku o płatność oraz sprawozdania. Wnioskujący zastanawiają się, czy wpisać daty faktyczne, czy zgodne z art. 3.1. umowy o dofinansowanie projektu? Odpowiadamy wszystkim zainteresowanym, że w punkcie 1 wniosku o płatność zgodnie z instrukcją ,,w przypadku jednorazowej płatności końcowej należy wpisać okres realizacji całego projektu, w przypadku płatności okresowych (leasing) okres dotyczyć będzie przedziału czasowego, w którym wystawione zostały dokumenty stanowiące podstawę określenia kwoty wydatków kwalifikowanych w ramach przedstawionego wniosku o płatność''. Punkt 12 wniosku o płatność dotyczy okresu realizacji projektu określonego w umowie o dofinansowanie. W punkcie 12 cz. I sprawozdania z realizacji projektu, zgodnie z instrukcją wypełniania sprawozdania, przedsiębiorca musi podać końcową datę projektu, rozumianą jako datę faktyczną, czyli datę dokonania ostatniej płatności. Pytania przedsiębiorców budzi też nazewnictwo, bo czym jest ,,nr projektu/ partnerstwa na rzecz rozwoju'' w punkcie 8 wniosku o płatność oraz ,,numer sprawozdania'' w punkcie 3 sprawozdania z realizacji projektu. Wymagany w dokumentach numer, to po prostu numer wniosku o dofinansowanie.

Kolejnym problemem jest płatność za fakturę po terminie realizacji projektu: co robić w takim przypadku, jak rozliczyć taką fakturę? Przeanalizujmy ten problem na konkretnym przykładzie. Beneficjent realizował projekt zgodnie z umową w okresie 25.04.2005-24.07.2005 (we wniosku 04/05-07/05) projekt "Doradztwo w zakresie jakości". Projekt został zakończony przez akredytowanego wykonawcę 21.07.2005 r. i w tym dniu została wystawiona faktura, którą beneficjent opłacił zgodnie z zapisem na fakturze w ciągu 14 dni od daty wystawienia. Niestety było to już po terminie realizacji projektu. W związku z tym faktem faktura nie może podlegać zaakceptowaniu i rozliczeniu. W ślad za interpretacją Instytucji Zarządzającej, za koszty kwalifikowane uznaje się wydatki, które dotyczą kosztów wygenerowanych w trakcie realizacji projektu, a przed złożeniem w Regionalnej Instytucji Finansującej końcowego sprawozdania z realizacji projektu.

Jak rozliczać koszty niekwalifikowane

Częstym problemem dla przedsiębiorców jest udokumentowanie w prawidłowy sposób poniesienie kosztów niekwalifikowanych. Przedsiębiorca zobowiązany jest wskazać i opisać wydatki niekwalifikowane, których weryfikacja ma na celu potwierdzenie prawidłowej realizacji projektu i osiągnięcie zakładanych celów. I tu nasuwa się pytanie, czy do rozliczania kosztów niekwalifikowanych projektów doradczych należy stosować wszystkie zasady, które dotyczą rozliczania kosztów kwalifikowanych? A co w sytuacji, gdy firma dokonała płatności za fakturę na zasadzie kompensaty? Odpowiedź na pytanie podaje § 3 ust. 2 umowy o dofinansowanie projektu SPO WKP 2.1. Realizacja projektu obejmuje wykonanie pełnego zakresu rzeczowego zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym; udokumentowanie poniesionych wydatków; udokumentowanie wykonania robót, dostaw, usług odpowiednimi protokołami odbioru lub innymi dokumentami potwierdzającymi zgodność realizacji z warunkami umowy.

A zatem weryfikacji podlegają te wydatki niekwalifikowane, które zostały przez beneficjenta uwzględnione we wniosku o dofinansowanie projektu, stanowiącego załącznik nr 1 do umowy działania. Koszty niekwalifikowane opisane we wniosku stanowią integralną część projektu (zawarte są w umowie o dofinansowanie projektu) i z tego względu powinny być weryfikowane. Niemniej jednak w przypadku, gdy zadeklarowane koszty niekwalifikowane usług doradczych nie zostały poniesione, a zakładane cele projektu zostały całkowicie osiągnięte, można odstąpić od egzekwowania poniesienia kosztów niekwalifikowanych. Fakt ten powinien być jednak uwzględniony w podpisanym aneksie do umowy o dofinansowanie projektu SPO WKP 2.1. lub w sprawozdaniu końcowym, wraz z podaniem przyczyn nie poniesienia wymienionych wydatków. Sposób udokumentowania płatności za koszty niekwalifikowane: beneficjent musi wykazać, iż należności zostały uregulowane. Zaś w przypadku kosztów niekwalifikowanych kompensata jest akceptowaną formą rozliczeń.

Wniosek o płatność końcową

Wiele błędów popełnianych jest przez firmy na jednym z ostatnich etapów drogi po dotacje. Problemem jest przedstawienie prawidłowej dokumentacji do wniosku o płatność końcową - dokumentów będących rezultatem zrealizowanego projektu, np. w przypadku, gdy projekt dotyczył wdrożenia systemu zarządzania jakością. Zgodnie z "Wytycznymi dla wnioskodawców", w przypadku projektu dotyczącego doradztwa w zakresie jakości wymaganym rezultatem działania jest ,,dokumentacja projektowa - wdrożeniowa oraz certyfikat systemu zarządzania lub certyfikat zgodności nadany przez uprawnioną jednostkę certyfikującą''. W związku z tym przedsiębiorca do wniosku o płatność końcową (w przypadku wdrożenia systemu zarządzania jakością, tzw. SZJ) powinien załączyć kopię dokumentacji będącej rezultatem projektu - dotyczy części wdrożeniowej SZJ - lub jej ośmio, dziesięciostronicowe streszczenie w przypadku, gdy podlegał kontroli w trakcie realizacji projektu oraz kopię uzyskanego certyfikatu. W uzasadnionych przypadkach PARP może wyrazić zgodę na złożenie przez beneficjenta streszczenia dokumentacji, nawet gdy nie podlegał on kontroli w trakcie realizacji projektu.

Co z rachunkiem bankowym

Przedsiębiorcy rozliczający projekty pytają też często czy spółka, która dokonuje płatności z dodatkowego rachunku bankowego (innego niż wskazany w § 10 ust. 8. umowy jako rachunek, na który jest dokonywana refundacja po zakończeniu projektu) powinna przedstawić informację banku o danych posiadacza rachunku, tak aby płatność była zgodna z § 5 ust. 5 wymienionej umowy? W tej sytuacji dofinansowanie jest przekazywane na rachunek wskazany w §10 ust. 8 umowy. Natomiast zgodnie z §5 ust. 5 beneficjent musi dokonywać płatności za wykonane usługi, dostawy bądź roboty budowlane za pośrednictwem rachunku, którego jest posiadaczem. Nie muszą to być jednak te same rachunki. W związku z czym pisemna informacja banku o rachunku, z którego została dokonana płatność (innego niż wskazany w § 10 ust. 8) nie jest konieczna, jeśli na wyciągu bankowym potwierdzającym dokonanie płatności widnieje informacja pozwalająca na zweryfikowanie danych posiadacza rachunku. Przedsiębiorca składający wniosek o płatność powinien pamiętać, aby umieścić w nim informację dotyczącą ekspertów ze strony wykonawcy, którzy świadczyli usługi na rzecz projektu. Informacje ta jest wymagana na podstawie zaktualizowanej 8 lutego 2006 r. instrukcji do "Wniosku beneficjenta o płatność" w ramach SPO-WKP. Punkt 23 wniosku o płatność mówi o tym, że należy umieścić nazwiska wszystkich ekspertów świadczących usługi doradcze, które podlegają dofinansowaniu w ramach rozliczanej umowy.

Artykuł z pewnością nie wyczerpuje wszystkich pytań, które pojawiają się na etapie rozliczania dotacji. Wierzymy jednak, że choć część wątpliwości zostało rozwianych, a kilka wniosków o płatność uratowanych. Zapraszamy przedsiębiorców do korzystania ze strony internetowej PARP, na której zamieszczono najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi, związane z realizacją i rozliczaniem umów o dofinansowanie w działaniu 2.1 SPO WKP: www.parp.gov.pl/doc/pyt_spowkp2.1.rtf Na stronach PAPR została także udostępniona najnowsza broszura "Jak rozliczyć dotacje SPO WKP na doradztwo i inwestycje - poradnik Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości". Poradnik przybliża zasady weryfikacji zgodności poniesionych kosztów z zasadami wydatkowania funduszy strukturalnych, zapisami w umowie o dofinansowanie oraz wnioskiem o dofinansowanie. Znajdują się w nim przykłady zmian w projekcie i sposoby ich aneksowania. Pokazuje, jak przebrnąć przez proces realizacji i rozliczania projektu spełniając jednocześnie wszystkie wymogi wynikające z zasad wydatkowania funduszy strukturalnych.

Na co pieniądze
W ramach działania SPO WKP 2.1. przedsiębiorcy mogą uzyskać dofinansowania na zakup usług doradczych w zakresie:
1. Prowadzenia przedsiębiorstwa na Jednolitym Rynku Europejskim.
2. Jakości, dotyczących w szczególności: a) projektowania, wdrażania i doskonalenia systemów zarządzania jakością, zarządzania środowiskiem oraz bezpieczeństwem i higieną pracy, b) uzyskiwania certyfikatów zgodności dla wyrobów, usług, surowców, maszyn i urządzeń, aparatury kontrolno - pomiarowej lub kwalifikacji personelu.
3. Innowacji i nowych technologii, dotyczących w szczególności: a) wdrażania strategii rozwoju przedsiębiorstwa w oparciu o nowe technologie i rozwiązania innowacyjne, b) tworzenia przedsiębiorstw opartych na zaawansowanych technologiach lub zamierzających podjąć działalność gospodarczą polegającą na wytwarzaniu wyrobów lub świadczeniu usług nowych na rynku polskim albo znacząco ulepszonych w porównaniu z występującymi na tym rynku, c) wykorzystywania technologii informatycznych w przedsiębiorstwie.
4. Eksportu, wprowadzania przez przedsiębiorcę produktów na nowe rynki zagraniczne.
5. Tworzenia sieci kooperacyjnych przedsiębiorstw. 6. Łączenia się przedsiębiorstw. 7. Pozyskiwania zewnętrznego finansowania na rozwój działalności gospodarczej.

Artykuł ukazał się w dwumiesięczniku ,,Fundusze Europejskie'' www.fundusze-europejskie.pl