Pytanie: Spółka z o.o. handluje towarami. Do ewidencji księgowej używa programu komputerowego Symfonia Preminum FK, natomiast do ewidencji magazynowej stosuje metodę FIFO w programie komputerowym Symfonia Handel. Dane nie są przesyłane między sobą. Często pracownicy popełniają błędy przy wprowadzaniu zakupionych towarów do magazynu. Natomiast sprzedaż towarów jest fakturowana łącznie z marżą handlową w indywidualnej wysokości dla każdego klienta. Przy rozchodzie z magazynu także pojawiają się pomyłki.

Dotychczas w ewidencji księgowej stosowano metodę porównania stanów magazynowych z ewidencją magazynową i doksięgowania lub wyksięgowania różnic. Jednakże wysokość tych różnic jest dość duża, ze względu na błędy, które są do wychwycenia dopiero na koniec roku, przy inwentaryzacji.
Proszę o wskazanie metod ewidencji towarów. Zależy mi na odzwierciedleniu rzeczywistego stanu magazynu.

Odpowiedź: Możliwe warianty ewidencji towarów podaję w poniższej tabeli.

Rodzaj stosowanej ceny na koncie "Towary"	Sposób ujmowania kosztów zakupu	Ewidencja szczegółowa towarów	Warianty wyceny rozchodu i stanu końcowego towarów
- cena zakupu - cena nabycia - stała cena ewidencyjna ustalona na poziomie ceny zakupu - stała cena ewidencyjna ustalona na poziomie ceny nabycia - stała cena ewidencyjna ustalona na poziomie ceny sprzedaży netto - stała cena ewidencyjna ustalona na poziomie ceny sprzedaży brutto	- doliczane do ceny ewidencyjnej, gdy ewidencję towarów prowadzi się w cenach nabycia lub stałych cenach ewidencyjnych ustalonych na poziomie ceny nabycia - rozliczane w czasie - ujmowane w kosztach w okresie ich poniesienia	- ilościowa - ilościowo- wartościowa - wartościowa - brak ewidencji szczegółowej	- wynika z ewidencji szczegółowej, wycena rozchodu następuje według zasady FIFO, LIFO, cen przeciętnych, - wynika z ewidencji szczegółowej, według zasady FIFO, LIFO, ceny przeciętnej, skorygowanej o koszty zakupu przypadające na rozchód towarów i stan końcowy - wynika z ewidencji szczegółowej, wycena następuje po cenach ewidencyjnych skorygowanych o odchylenia od cen przypadające na rozchód towarów i stan końcowy - wycena rozchodu i stanu końcowego następuje według zasady FIFO, na podstawie cen z ostatnich faktur

Wyjaśnienie: Ewidencja towarów zależy od zakresu występowania działalności handlowej oraz jej form (detaliczna, hurtowa).

Ewidencja szczegółowa (księgi pomocnicze) może być prowadzona w formie:

- ewidencji ilościowo-wartościowej, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,
- ewidencji ilościowej, prowadzonej dla poszczególnych składników w jednostkach naturalnych, wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego (najczęściej miesiąca), za który następują rozliczenia z budżetem,
- ewidencji wartościowej, w jednostkach dokonujących sprzedaży detalicznej,
- ewidencji polegającej na odpisywaniu w koszty wartości towarów w momencie ich zakupu, połączonej z ustalaniem stanu tych składników oraz korektą kosztów, nie później niż na dzień bilansowy
(art. 17 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm., dalej: uor).

Przy wycenie zapasów w ewidencji może Pani stosować ceny zakupu, ceny nabycia lub ceny ewidencyjne ustalone na poziomie cen zakupu, nabycia lub cen sprzedaży, stosowane w przypadku wartościowej ewidencji towarów, np. w sklepach lub zakładach gastronomicznych.

Cena nabycia jest to cena zakupu składników aktywów obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzania do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski (art. 28 ust. 2 uor).

Ustawa o rachunkowości (art. 34 ust. 1 pkt 1 uor) dopuszcza również wycenę materiałów w cenach zakupu, jeżeli nie zniekształca to stanu aktywów i wyniku finansowego.

Cena zakupu jest ceną, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszoną o podatek od towarów i usług. W przypadku importu do ceny zakupu zalicza się również cło, podatek VAT niepodlegający odliczeniu oraz podatek akcyzowy.

W ciągu roku obrotowego towary mogą być ujmowane w stałych cenach ewidencyjnych.

Stała cena ewidencyjna - to cena ustalona samodzielnie przez podmiot gospodarczy na poziomie ceny zakupu lub nabycia. Ceny ewidencyjne powinny być weryfikowane przynajmniej na koniec każdego roku obrotowego.

Możliwość stosowania stałych cen ewidencyjnych wynika z art. 34 ust. 2 uor, zgodnie z którym składniki rzeczowych aktywów obrotowych mogą być na dzień nabycia lub wytworzenia ujmowane w księgach rachunkowych w cenach przyjętych do ewidencji, z uwzględnieniem różnic między tymi cenami a rzeczywistymi cenami ich nabycia albo zakupu, albo kosztami wytworzenia.

Pamiętaj!
Na dzień bilansowy wartość rzeczowych składników aktywów obrotowych wyrażoną w cenach ewidencyjnych doprowadza się do poziomu cen zakupu, nabycia lub kosztu wytworzenia, nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy. W przypadku towarów stała cena ewidencyjna ustalana jest zazwyczaj na poziomie ceny sprzedaży brutto lub netto.

Przyjęcie określonej ceny do ewidencji przychodu towarów (cena zakupu, cena nabycia, stała cena ewidencyjna) determinuje przyjęcie przez jednostkę gospodarczą określonych metod wyceny ich rozchodu i stanu końcowego.

W przypadku gdy wycenia się przychody towarów według cen zakupu, nabycia lub kosztów wytworzenia, to rozchód może Pani wycenić według następujących zasad wyceny: - cen przeciętnych, tj. ustalonych w wysokości średniej ważonej ceny (kosztów) danego składnika,
- przyjmując, że rozchód składnika wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników, które jednostka najwcześniej nabyła (wytworzyła) (zasada: pierwsze przyszło - pierwsze wyszło - FIFO),
- przyjmując, że rozchód zapasów wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników, które podmiot gospodarczy najpóźniej nabył (wytworzył) (zasada: ostatnie przyszło - pierwsze wyszło - LIFO),
- w drodze szczegółowej identyfikacji rzeczywistych cen (kosztów) tych zapasów, które dotyczą ściśle określonych przedsięwzięć, niezależnie od daty ich zakupu lub wytworzenia (art. 34 ust. 4 uor).

W sytuacji stosowania stałych cen ewidencyjnych wartość rozchodu wycenia się po tych cenach, a następnie na koniec okresu sprawozdawczego koryguje o odchylenia od cen ewidencyjnych.

Podstawa prawna
- Art. 17, art. 28, art. 34 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).