Kapitał początkowy jest jednym z elementów, który będzie miał wpływ na wysokość emerytury. Ustala się go urodzonym po 1948 r., którzy byli ubezpieczeni przed 1999 r., czyli co najmniej kliku milionom Polaków. Dlaczego trzeba się starać o jego obliczenie i do kiedy należy składać wnioski - na te i na wiele innych pytań odpowiada Zuzanna Turowska, Naczelnik Wydziału Kapitału Początkowego Centrali ZUS.

Co to właściwie jest kapitał początkowy i dlaczego trzeba starać się o jego obliczenie?

Zuzanna Turowska: Przepisy ustawy o emeryturach i rentach, obowiązujące od 1 stycznia 1999 r. zreformowały nabywanie prawa do emerytury przez osoby urodzone po 1948 r., które do 31 grudnia 2007 r. nie spełnią warunków do emerytury przyznawanej na dotychczasowych zasadach. Ustawa ta określiła także - odmienną niż do tej pory - zasadę obliczania dla tej grupy osób wysokości emerytury. Będzie ona zależała od kwoty składek na ubezpieczenie emerytalne zaewidencjonowanych w ZUS po 1998 r. na indywidualnym koncie ubezpieczonego oraz od kwoty kapitału początkowego, również zapisanego na koncie. Kapitał jest więc elementem nowego systemu emerytalnego. Będzie on stanowił część przyszłej emerytury, dlatego w interesie osób, które były zatrudnione przed 1999 r. leży złożenie wniosku o jego ustalenie. Gdyby kapitał początkowy nie został obliczony emeryturę obliczono by w niższej wysokości niż faktycznie należna.

Kto musi mieć obliczony taki kapitał?

ZT: Kapitał początkowy powinny mieć obliczony wszystkie osoby urodzone po 31 grudnia 1948 r., które przed 1 stycznia 1999 r. opłacały składki na ubezpieczenie społeczne lub, za które składki opłacali pracodawcy, jeżeli osoby te nie nabyły albo nie nabędą prawa do emerytury na zasadach obowiązujących obecnie.

Warto przypomnieć, że kapitał początkowy ustalany jest także niektórym osobom objętym odrębną regulacją w zakresie zabezpieczenia środków utrzymania na "starość", nawet w przypadku, gdy za te osoby nie było obowiązku opłacania składki na ubezpieczenie społeczne. Sytuacja ta dotyczy zwolnionych ze służby żołnierzy, którzy pełnili ją zawodowo i funkcjonariuszy Policji, Urzędu Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu (w organach bezpieczeństwa publicznego), Straży Granicznej, Biura Ochrony Rządu, Państwowej Straży Pożarnej oraz Służby Więziennej. Oczywiście pod warunkiem, że nie mają oni ustalonego prawa do emerytury na podstawie przepisów o zaopatrzeniu emerytalnym tych osób. Żołnierzom i funkcjonariuszom urodzonym po 1948 r. kapitał początkowy obliczany jest na ich wniosek wówczas, gdy występują określone okoliczności np. zostali zwolnieni ze służby, a okres służby mają krótszy niż 15 lat, nawet gdyby mieli ustalone prawo do wojskowej (lub policyjnej) renty inwalidzkiej. Dotyczy to osób, które mają wyłącznie okresy służby przed 1999 r., jak też tych, którzy posiadają zarówno okresy pracy - ubezpieczenia społecznego oraz okresy służby (nawet po 1998 r., z tym, że w takim przypadku okres służby nie będzie uwzględniony przy ustalaniu kapitału początkowego, bowiem mogą być uwzględnione okresy składkowe i nieskładkowe przebyte przed 1999 r.). Zaznaczyć należy, że nie ustala się kapitału początkowego żołnierzom i funkcjonariuszom, którzy wstąpili do służby przed 1stycznia 1999 r. i nadal w niej pozostają, choćby mieli okresy pracy, ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r.

Czy ZUS oblicza kapitał początkowy z urzędu, czy trzeba złożyć wniosek?

ZT: Kapitału początkowego nie ustala się z urzędu, ponieważ ZUS nie dysponuje informacjami, które osoby i jak długo pracowały, były ubezpieczone przed 1999 r. Obliczany jest on więc na wniosek. Zainteresowani powinni go złożyć wraz dowodami potwierdzającymi okresy zatrudnienia i wysokość zarobków osiąganych przed 1 stycznia 1999 r.

Czy zawsze pracodawca powinien przekazać skompletowany wniosek o ustalenie kapitału początkowego? Może sam zainteresowany ma taką możliwość.

ZT: Osoby, które aktualnie pracują, mogą złożyć wniosek wraz z dokumentami koniecznymi do ustalenia kapitału początkowego swojemu pracodawcy, który następnie przekaże je do ZUS. Ci, którzy nie są nigdzie zatrudnieni, jak również osoby, które wolą samodzielnie złożyć wniosek, bez pośrednictwa pracodawcy - przekazują go bezpośrednio do ZUS właściwego ze względu na swoje miejsce zamieszkania.

Do kiedy można składać wnioski?

ZT: Zgodnie z przepisem ustawy emerytalnej ubezpieczeni oraz płatnicy składek zobowiązani są przekazać do ZUS wnioski o ustalenie kapitału początkowego do 31 grudnia 2006 r. Jednak osoby, które z różnych przyczyn nie zdążą skompletować wymaganych dokumentów, np. z uwagi na konieczność ustalenia miejsca przechowywania dokumentacji płacowej zlikwidowanego zakładu pracy lub oczekiwanie na wydanie dokumentacji przez archiwum lub inną instytucję - wnioski te mogła złożyć w dowolnym czasie, a więc nawet po 2006 r. Termin zapisany w ustawie ma zdyscyplinować pracodawców. Każdy kolejny rok od wejścia w życie reformy zmniejsza możliwość odszukania starych dokumentów. Stąd ZUS namawia do jak najszybszego uporządkowania tych spraw przez przyszłych naszych świadczeniobiorców.

Jakie dokumenty trzeba złożyć razem z wnioskiem?

ZT: Dokumentacją niezbędną do ustalenia kapitału początkowego jest wniosek o ustalenie kapitału początkowego (druk: ZUS Kp-1), kwestionariusz dotyczący okresów składkowych i nieskładkowych (druk: ZUS Rp-6) i świadectwa pracy lub zaświadczenia potwierdzające zatrudnienie oraz inne dowody, którymi można potwierdzić okresy składkowe i nieskładkowe. Ponadto należy złożyć zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk: ZUS Rp-7), które wystawia pracodawca, potwierdzające okresy zatrudnienia oraz osiągane wynagrodzenia (dochody). Zamiast tego zaświadczenia można przekazać legitymację ubezpieczeniową, pod warunkiem, że zawiera ona wpisy o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, dokonane w trakcie zatrudnienia albo po rozwiązaniu stosunku pracy. W przypadku osób, które indywidualnie opłacały składkę na ubezpieczenie społeczne lub współpracowały przy prowadzeniu działalności - w kwestionariuszu (druk: ZUS Rp-6) należy podać adres prowadzenia działalności i jednostkę ZUS, do której odprowadzane były składki na ubezpieczenie społeczne oraz Numer Konta Płatnika (NKP) nadany kiedyś przez ZUS, a także numer REGON i NIP. Ci, którzy pracowali u pracodawców zatrudniających do 20 pracowników, w tym w zakładach usługowych np. u fryzjera, w małym sklepie, cukierni, podają w kwestionariuszu (druk: ZUS Rp-6): nazwę firmy lub nazwisko i imię pracodawcy oraz adres (siedzibę) firmy - jeżeli jest im znany .

A jeśli nie uda się zdobyć dokumentów potwierdzających pracę lub zarobki, bo np. zakład pracy już nie istnienie?

ZT: W sytuacji, gdy zakład pracy został zlikwidowany, dokumenty potwierdzające zatrudnienie, w tym także osiągane wynagrodzenie, może wydać następca prawny zlikwidowanego zakładu pracy, albo organ założycielski - np. wojewoda, lub organ nadrzędny - np. ministerstwo lub urząd centralny. Oczywiście jeżeli przechowują te dokumenty. Dokumenty o wysokości osiąganego wynagrodzenia wydają też podmioty działające na podstawie ustawy o archiwach państwowych. Ponadto, aby ułatwić wszystkim zainteresowanym poszukiwanie niezbędnych dokumenów ZUS przygotował bazę informacyjną wspomagającą poszukiwanie dokumentów zlikwidowanych bądź przekształconych zakładów pracy. Jest ona zamieszczona na stronie internetowej ZUS http://www.zus.pl/. W bazie tej zmieszczonych jest ponad 8 tys. zlikwidowanych (bądź przekształconych) różnych jednostek organizacyjnych: zakładów pracy, organizacji związkowych i partyjnych, spółdzielni, PGR i innych. W bazie podano informacje o nazwie zakładu pracy (przedsiębiorstwa, partii, organizacji związkowej, spółdzielni) oraz miejscu przechowywania dokumentacji. Niestety nie ma tam prywatnych zakładów .
Miejsce przechowywania dokumentów ustalić można także poprzez Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej, adres: 00-950 Warszawa,ul. Długa 6, skr. Poczt. 1005, telefon: ( 0-22) 635 68 22. W 2004 r. utworzone zostało Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku (adres: 05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skr. Pocz.164; http://www.milanowek.ap.gov.pl/), które przyjmuje dokumentację osobową i płacową od pracodawców, których postawiono w stan likwidacji lub wobec, których ogłoszono upadłość. Również od przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, jeżeli przedsiębiorca został postawiony w stan likwidacji lub ogłoszono jego upadłość, albo cofnięto przedsiębiorcy zezwolenie na prowadzenie takiej działalności lub zakazano mu wykonywania takiej działalności, w przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy braku środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji. Archiwum to obejmuje swoim działaniem całą Polskę i na podstawie posiadanych zbiorów wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej. Natomiast osoby, które mają okresy służby w wojsku, w tym także służby zawodowej, mogą występować o potwierdzenie takich okresów do Centralnego Archiwum Wojskowego w Warszawie (adres: 00-910 Warszawa, ul. Czerwonych Beretów 124).

A czy sam ZUS może potwierdzić staż pracy albo zarobki?

ZT: ZUS może potwierdzić okresy ubezpieczenia sprzed 1999 r. jedynie tym osobom, które rozliczały z ZUS składki przed 1999 r. w imiennych deklaracjach. Dotyczy to osób, które opłacały składki na ubezpieczenie społeczne za siebie - w przypadku, gdy osoby te prowadziły działalność na własny rachunek oraz osób współpracujących przy prowadzeniu takiej działalności, również osób, które wykonywały wolny zawód, a także twórców i artystów objętych zaopatrzeniem emerytalnym twórców. W imiennych deklaracjach rozliczali się z ZUS także pracodawcy zakładów kiedyś nazywanych nieuspołecznionymi za zatrudnianych pracowników, a od 1 stycznia 1990 r. wszyscy pracodawcy - bez względu na formę własności zakładu pracy - jeżeli zatrudniali nie więcej niż 20 pracowników. W przypadku pracowników zatrudnionych u pracodawców, którzy rozliczali składki właśnie w takich deklaracjach, pracodawca powinien jednak potwierdzić okres, za który wypłacał pracownikowi - na podstawie przepisów art. 92 Kodeksu pracy lub innych przepisów - wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy oraz wypłaconą w każdym roku kwotę tego wynagrodzenia.

Dlaczego nie są honorowane zeznania podatkowe? Jest w nich przecież wskazana podstawa, od której opłacane były składki na ubezpieczenia społeczne i kwota tych składek.

ZT: Zeznania podatkowe - w myśl obowiązujących przepisów - nie stanowią środka dowodowego potwierdzającego wysokość zarobków lub dochodów do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych i kapitału początkowego. Należy zwrócić uwagę, że w zeznaniu podatkowym wskazana jest podstawa opodatkowania, a nie podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne. A przecież nie od wszystkich składników wynagrodzenia podlegających opodatkowaniu istniał obowiązek odprowadzenia składki na ubezpieczenie społeczne np. składek nie płacono od świadczeń socjalnych czy niektórych nagród.

Czy decyzja o wysokości kapitału początkowego jest ostateczna? Czy ZUS może ją zmienić, np. w sytuacji, gdy osoba zainteresowana odnajdzie jakieś dodatkowe dokumenty?

ZT: Kapitał początkowy może zostać w każdym czasie przeliczony na wniosek ubezpieczonego. Zainteresowany musi jednak przedstawić, nowe dokumenty, które potwierdzą nieudowodnione wcześniej okresy składkowe albo nieskładkowe lub wynagrodzenie nieuwzględnione w podstawie wymiaru kapitału początkowego.

Czy możliwe jest przeliczenie kapitału jeżeli komuś przyznano już emeryturę?

ZT: Osoby, które będą miały ustalaną emeryturę na "nowych zasadach" tzn. obliczoną od kwoty zwaloryzowanego kapitału początkowego oraz kwoty zwaloryzowanej składki na ubezpieczenie emerytalne zaewidencjonowanej na indywidualnym koncie ubezpieczonego - będą mogły wystąpić z wnioskiem o ponowne ustalenie wysokość kapitału początkowego. Muszą jednak wystąpić okoliczności mające wpływ na jego wysokość. Okolicznością taką będzie dostarczenie dokumentacji potwierdzającej okresy składkowe lub nieskładkowe albo osiągane wynagrodzenie, która wcześniej - przed ustaleniem prawa do emerytury i jej wysokości - nie była do ZUS przekazana.

Czy można się zwracać do ZUS-u z prośbą o radę i wyjaśnienia jakichś skomplikowanych sytuacji?

ZT: Zakład zobowiązany jest do informowania ubezpieczonych o warunkach i dowodach wymaganych do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych, w tym także kapitału początkowego. Pracownicy ZUS udzielają wszelkiej pomocy przy ubieganiu się o te świadczenia. Jeżeli więc ubezpieczony ma problem z wypełnieniem dokumentów lub interpretacją przepisów zawsze może się zwrócić o pomoc do naszych pracowników. O poradę można wystąpić pisemnie, mail-em, telefonicznie lub odwiedzając placówkę Zakładu.

Przyjmijmy, że kobieta, roczniak 1952 pobiera świadczenie przedemerytalne. Rozumiem, że po osiągnięciu 60 lat życia, przy ustalaniu emerytury trzeba było w jej sytuacji uwzględnić okresy pracy sprzed 1999 r. - czyli kapitał początkowy właśnie. Czy w tym i podobnych przypadkach oddzielne obliczanie kapitału początkowego ma sens?

ZT: Kapitał początkowy ustalany jest zawsze na dzień 1 stycznia 1999 r., natomiast świadczenie przedemerytalne ustalane jest na dzień złożenia wniosku, a więc może być ustalone z uwzględnieniem okresów ubezpieczenia przebytych po 1998 r.. Osoba urodzona po 1948 r., która pobiera świadczenie przedemerytalne, a wiek uprawniający do emerytury osiągnie po 2009 r. - powinna mieć ustalony kapitał początkowy, bowiem emerytura dla takiej osoby ustalona będzie na "nowych" zasadach, a więc z uwzględnieniem także kapitału początkowego i składek na ubezpieczenie emerytalne zaewidencjonowanych po 1998 na indywidualnym koncie.

Podana w pytaniu - dla przykładu - kobieta urodzona w 1952 r., wiek emerytalny - 60 lat osiągnie w 2012 r. Jeżeli kobieta ta nie jest członkiem otwartego funduszu emerytalnego, to jej emerytura będzie obliczona w następujący sposób:

• w 35% - według obecnych ("starych") zasad, a
• w 65% - według "nowych" zasad, a więc od sumy kwot: zwaloryzowanego kapitału początkowego i składek na ubezpieczenie emerytalne zaewidencjonowanych po 1998 na jej indywidualnym koncie; suma tych kwot zostanie podzielona przez wyrażone w miesiącach średnie dalsze trwanie życia ustalone wspólnie dla mężczyzn i kobiet.

Suma kwot obliczenia podanego w ppkt. 1 oraz w ppkt. 2 - będzie stanowiła emeryturę.
Z uwagi jednak na to, iż dokumenty potrzebne do ustalenia kapitału początkowego zostały już załączone do wniosku o świadczenie przedemerytalne, do ustalenia kapitału wystarczy jedynie złożenie wniosku o jego ustalenie.

ZUS wysyłał do pracodawców wezwania zawierające termin przekazywania skompletowanej dokumentacji swoich pracowników. Czy pracodawcy wywiązują się z tego obowiązku?

ZT: Tak, oczywiście wywiązują się. Zdarzają się również przypadki, że pracodawcy zwracają się do ZUS z prośbą o przesunięcie wyznaczonego przez oddział Zakładu terminu. Dzieje się tak w sytuacji, kiedy pracodawca jest zorientowany, iż pracownicy nie zdążą w terminie wyznaczonym przez ZUS skompletować niezbędnych dokumentów. Jednostki terenowe ZUS wyznaczają nowy termin.

Rozmawiała Aleksandra Bełkowska