W celu ułatwienia pracy często wprowadzasz stałe ceny ewidencyjne. Te stałe ceny ustalasz na poziomie przeciętnych cen zakupu lub nabycia, a następnie korygujesz je o tzw. odchylenia od cen ewidencyjnych, tak by doprowadzić do rzeczywistej ceny nabycia lub zakupu danego materiału.

Stałe ceny ewidencyjne ułatwią Ci późniejszą wycenę rozchodu materiałów oraz uproszczą ewidencję. Jednak stosowanie cen ewidencyjnych wymaga od Ciebie dokładnego rozliczenia odchyleń na rozchód materiałów w danym okresie i zapas na koniec okresu.

Odchylenia od cen ewidencyjnych mogą być:
- debetowe - stała cena ewidencyjna jest wówczas niższa od ceny zakupu,
- kredytowe - występują, gdy cena rzeczywista materiału jest niższa od ceny ewidencyjnej.

Stałe ceny ewidencyjne stosujesz tylko w trakcie roku obrotowego, a na dzień bilansowy musisz posiadane materiały wyceniać w cenach nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy.

Przykład:
Firma PIK ewidencjonuje zakup materiałów w cenach ewidencyjnych. Stały dostawca przywiózł firmie 500 szt. materiału A, który ewidencjonowany jest w cenie 1,50 zł za sztukę. Dostarczona później faktura zakupu opiewała na kwotę netto 600 zł (1,20 zł za sztukę) plus 132 zł VAT.

Ewidencja księgowa jest następująca:

1. Przyjęto materiał do magazynu 750 zł

ˇ Wn "Materiały",
ˇ Ma "Rozliczenie zakupu materiałów".

2. Faktura brutto 732 zł

ˇ Wn "Rozliczenie zakupu materiałów",
ˇ Ma "Rozrachunki z dostawcami".

3. VAT naliczony 132 zł

ˇ Wn "VAT naliczony",
ˇ Ma "Rozliczenie zakupu materiałów".

4. Ustalenie odchyleń (750 - 600) 150 zł

ˇ Wn "Rozliczenie zakupu materiałów",
ˇ Ma "Odchylenia od cen ewidencyjnych".