Pytanie

W jaki sposób zaktualizować te należności, jak je zaksięgować, na jaki dzień dokonać księgowań - na koniec roku czy można wcześniej?

Odpowiedź

Zasady i tryb umarzania należności pieniężnych w jednostce samorządu terytorialnego, w tym zakładom budżetowym powinien określić organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego np. Rada Gminy. Ponieważ nie znana jest treść ww. uchwały i trudno określić jakie zasady postępowania obowiązują w Państwa przypadku, w takim przypadku zgodnie z prawem bilansowym, należy dokonać odpisu aktualizującego należności. Odpisy aktualizujące należności mają na celu urealnienie wartości należności wykazywanych w bilansie jednostki i dlatego w większości przypadków dokonuje się go pod datą dnia bilansowego w ciężar pozostałych kosztów lub kosztów finansowych w zależności od tytułu należności.

Uzasadnienie Zgodnie z art. 43 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem dłużnika lub interesem publicznym należności pieniężne, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, oz. 60 z późn. zm.), przypadające jednostce samorządu terytorialnego lub jej jednostkom organizacyjnym mogą być umarzane, a ich spłata odraczana lub rozkładana na raty, na zasadach określonych przez organ stanowiący. Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego zobowiązany jest do określenia szczegółowych zasad i trybu udzielania ulg, umarzania należności pieniężnych, a także musi wskazać organ lub osobę do tego uprawnioną. Zgodnie z § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 117, poz. 791). należności pieniężne mogą być umarzane w całości lub części, w przypadku ich całkowitej nieściągalności, jeżeli zachodzi jedna z następujących przesłanek:

1) dłużnik - osoba fizyczna - zmarł, nie pozostawiając żadnego majątku lub pozostawił ruchomości niepodlegające egzekucji na podstawie odrębnych przepisów albo pozostawił przedmioty codziennego użytku domowego, których łączna wartość nie przekracza kwoty stanowiącej trzykrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w roku poprzedzającym umorzenie, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" do celów naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych;

2) dłużnik - osoba prawna - został wykreślony z właściwego rejestru osób prawnych przy jednoczesnym braku majątku, z którego można by egzekwować należność, a odpowiedzialność z tytułu należności nie przechodzi z mocy prawa na osoby trzecie;

3) sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości dłużnika lub umorzył postępowanie upadłościowe z przyczyn, o których mowa w art. 13 oraz art. 361 pkt 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz. U. Nr 60, poz. 535, z późn. zm.);

4) zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty wyższej od kosztów dochodzenia i egzekucji tej należności lub postępowanie egzekucyjne okazało się nieskuteczne.

Umarzanie należności o charakterze cywilnoprawnym, w przypadku gdy oprócz dłużnika głównego są zobowiązane inne osoby, może nastąpić tylko wtedy, gdy warunki umorzenia zachodzą wobec wszystkich zobowiązanych. Jeżeli wartość należności głównej nie przekracza dwudziestokrotności kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w roku poprzedzającym umorzenie, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" do umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat należności jest uprawniony kierownik państwowego zakładu budżetowego - w odniesieniu do należności przypadających zakładowi budżetowemu lub zarząd jednostki samorządu terytorialnego, w rozumieniu art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych - w odniesieniu do należności związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami.

W przypadku, gdy wartość należności głównej jest wyższa niż dwudziestokrotności kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w roku poprzedzającym umorzenie do celów naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz w odniesieniu do należności przypadającej państwowym funduszom celowym bez względu na jej wysokość, do umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat należności jest uprawniony dysponent części budżetowej. W państwa przypadku to organ stanowiący jednostkę powinien określić zasady i tryb umarzania należności pieniężnych, a także wskazać organ uprawniony do dokonywania umorzeń i do jakiej wysokości. Warto dodać, że zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) - dalej u.o.r. - należności i udzielone pożyczki - wyceniane są w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostrożności (art. 28 ust. 1 pkt 7 u.o.r.). Wyceny dokonuje się nie rzadziej niż na dzień bilansowy. Wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego. Odpisy aktualizujące należności mają na celu urealnienie wartości należności wykazywanych w bilansie jednostki i dlatego w większości przypadków dokonuje się go pod datą dnia bilansowego w ciężar pozostałych kosztów lub kosztów finansowych w zależności od tytułu należności.

Na mocy art. 35b ust. 1 u.o.r., odpisu aktualizującego należy dokonać w odniesieniu do:

1) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym,

2) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności,

3) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,

4) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania,

5) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Zgodnie z art. 35c u.o.r. w przypadku ustania przyczyn, dla której dokonano odpisu aktualizującego wartość aktywów, w tym również odpisu z tytułu trwałej utraty wartości, równowartość całości lub odpowiedniej części uprzednio dokonanego odpisu aktualizującego zwiększa wartość danego składnika aktywów i podlega zaliczeniu odpowiednio do pozostałych przychodów operacyjnych lub przychodów finansowych.

Natomiast należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne, do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego ich wartość, wyksięgowuje się z rozrachunków w korespondencji ze stroną Wn konta 290 Odpisy aktualizujące należności.

Dorota Skrzypska
Autorka współpracuje z Vademecum Głównego Księgowego, Wolters Kluwer Polska,
www.wolterskluwer.pl