Źródła zarządzania ryzykiem podatkowym tkwią zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Na zewnętrzne źródła, do których należą niestabilne prawo, niestabilność interpretacji przepisów prawa podatkowego, a także profiskalne nastawienie kontrolerów skarbowych, podatnicy nie mają wpływu. Owszem, mogą odwoływać się do izb skarbowych czy sądów, ale rzadko to robią, ponieważ najczęściej przegrywają. W opracowaniu zajmę się jednym z wewnętrznych źródeł zarządzania ryzykiem podatkowym - podatkowymi procedurami wewnętrznymi.

Rozliczenia podatkowe

Zarządzanie ryzykiem podatkowym zamyka się w trzech podstawowych obszarach - w zarządzaniu wiedzą osób zaangażowanych w rozliczenia podatkowe, w utworzeniu wewnętrznych procedur podatkowych zapewniających sprawny przepływ informacji pomiędzy wszystkimi komórkami przedsiębiorstwa oraz w dostosowaniu systemów informatycznych wspomagających pozostałe dwa obszary. Każda transakcja i decyzja biznesowa pociąga za sobą określone ryzyko podatkowe. Ich analiza powinna być nieodłącznym elementem zarządzania przedsiębiorstwem. W proces przygotowania analizy zaangażowany musi być cały personel firmy, ponieważ osoba odpowiedzialna za składane raporty finansowe nie ma możliwości kontrolowania całości procesu. W tym celu tworzone są procedury wewnętrzne pozwalające na zdefiniowanie źródła, zakresu, terminów i sposobów przekazywania informacji. Prowadzona przez firmę ewidencja podatkowa i składane na jej podstawie deklaracje podatkowe są ostatnim etapem procesu rozliczeń podatkowych. Aby zapewnić ich poprawność konieczne jest właściwe zarządzanie tymi rozliczeniami. Na każdym etapie prowadzonej działalności występuje ryzyko popełnienia błędu. Ograniczyć je może tylko starannie przemyślana i dostosowana do specyfiki działania firmy polityka podatkowa, dzięki której przedsiębiorca jest w stanie przewidzieć skutki podatkowe podejmowanych decyzji. Największym błędem przedsiębiorców jest uznanie, iż z ryzykiem podatkowym trzeba nauczyć się żyć i nie da się go ograniczyć. Jest to objaw konserwatywnego podejścia do podatków. Jego skutkiem są nieracjonalnie duże obciążenia podatkowe, zwiększające koszty działalności firmy. Działalność firmy powinna być oparta na prawidłowo zorganizowanym procesie gromadzenia i przetworzenia informacji niezbędnych w zarządzaniu ryzykiem podatkowym. Jak wspomniałem wcześniej, nie na wszystkie obszary ryzyka podatkowego przedsiębiorca ma wpływ. Nie może na przykład zarządzać przepisami czy kompetencjami urzędników fiskusa. Może jednak precyzyjnie zdefiniować kompetencje osób biorących udział w rozliczaniu podatków w jego firmie, ustalić ich zakres obowiązków tak, aby zapewnić rozdzielenie funkcji sprawozdawczości podatkowej, kontrolowanie bieżących rozliczeń i identyfikację ryzyk podatkowych oraz optymalizację obciążeń podatkowych.

Optymalizacja podatków

Osoby podejmujące decyzje w zakresie optymalizacji podatków w konkretnych transakcjach muszą mieć kompletną i rzetelną informację. Musi nastąpić właściwy przepływ i dokumentowanie tych wiadomości. W procesie gromadzenia informacji udział biorą nie tylko osoby z działów finansowych, na co dzień zajmujące się księgowością i podatkami, ale również osoby z działów niefinansowych. W ten sposób "podatkowcy" i osoby odpowiedzialne za sporządzanie deklaracji podatkowych wspomagani będą przez tych, którzy bezpośrednio tworzą dokumenty i mają obowiązek dbania o to, aby cały proces podejmowania i realizacji ryzyka podatkowego zbudowany był na solidnych podstawach. Wszyscy, którzy biorą udział w procesie podejmowania decyzji związanych z ryzykiem podatkowym powinny mieć klarowne wytyczne, jak należy postępować z poszczególnymi transakcjami, co robić z dokumentami, komu i jaką informację przekazywać. Zakres stosowanych procedur wewnętrznych musi być dostosowany do specyfiki działalności firmy. Dobra procedura podatkowa powinna być przede wszystkim dostosowana do procesu biznesowego w firmie, definiując osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy rozliczenia podatkowego.
Swym zakresem powinna obejmować następujące zagadnienia:
- co należy zrobić? - czy wystawić fakturę czy inny dokument potwierdzający odbiór towaru,
- jak to zrobić? - należy precyzyjnie określić wymogi w określonym obszarze (zasady sporządzania dokumentów, wszelkie wymogi dokumentacyjne potrzebne przy danej transakcji),
- kto ma to zrobić? - należy wskazać właściwy dział w firmie oraz właściwą osobę,
- kiedy należy to zrobić? - należy wskazać taki termin, aby dział finansów zdążył z przygotowaniem deklaracji w ustawowym terminie,
- jakie procedury kontrolne należy zastosować? - należy wskazać osoby odpowiedzialne za kontrolę podejmowanych działań
- gdzie archiwizowana ma być dokumentacja?- należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji.

Wewnętrzne procedury podatkowe

Bez względu na specyfikę działalności firmy, prawidłowo opracowane wewnętrzne procedury podatkowe powinny obejmować:
- zasady rozliczeń transakcji istotnych z punktu widzenia działalności firmy (transakcje krajowe, eksport - import, transakcje wewnątrzwspólnotowe i z podmiotami powiązanymi, działalność marketingowa, świadczenia na rzecz pracowników i byłych pracowników, itp.),
- zasady kontroli i weryfikacji podejmowanych decyzji podatkowych,
- zasady kontaktów z organami podatkowymi (zasady te powinny dotyczyć zarówno kontaktów bieżących, jak i kontaktów podczas kontroli podatkowych - należy określić osoby uprawnione do kontaktów z urzędem skarbowym, a także zadbać o to wyeliminowanie niekontrolowanego wypływu informacji w trakcie kontroli),
- "zasady aktualizacji i ciągłości procedur określające osoby odpowiedzialne za monitorowanie zmian w prawie podatkowym, mające wpływ na działalność firmy.

Posiadanie sformalizowanych procedur w sferze podatków jest nie tylko dowodem przestrzegania przez firmę dobrych praktyk, ale również znakomitym narzędziem biznesowym świadomego i długoterminowego kształtowania polityki podatkowej, niezbędnym do skutecznego zarządzania firmą. Wprowadzenie efektywnego zarządzania ryzykiem podatkowym daje szansę na zabezpieczenie pozycji podatkowej firmy, jak również identyfikację ryzyk i obszarów optymalizacji podatkowych.

Procedury wewnętrzne zapewniające prawidłowe rozliczanie zobowiązań podatkowych powinny:

- być na bieżąco aktualizowane,
- określać obowiązki i zakres odpowiedzialności pracowników (lub działów) spoza pionu finansowego w procesie rozliczeń podatkowych,
- zawierać zasady regulujące obieg dokumentów, zapewniające odpowiedni przepływ informacji pomiędzy pionem finansowym, a pozostałymi działami firmy,
- zawierać zasady kontroli decyzji podejmowanych przez pracowników działu finansowego w zakresie rozliczeń podatkowych,
- zawierać zasady koordynacji kontaktów z organami podatkowymi,
- narzucać obowiązek weryfikacji umów - przed ich zawarciem - pod względem ich poprawności z punktu widzenia prawa podatkowego
- zawierać zasady okresowej kontroli deklaracji podatkowych pod względem ich poprawności i zgodności z przepisami podatkowymi,
- zawierać zasady jednolitego traktowania podatkowego transakcji w przypadku, gdy firma posiada oddziały lub wyodrębnione jednostki,
- omawiać sposób dokumentowania podejmowanych decyzji,
- zapewniać ciągłość rozliczeń podatkowych w przypadku nieobecności pracowników.

Sławomir Dziudzik
Autor jest prezesem TaxAll Sp. z o.o. www.taxall.pl