Chociaż największe firmy windykacyjne są najbardziej nastawione na obsługę wielkich portfeli pozyskiwanych z rynku bankowego i telekomunikacyjnego, to wierzytelności generowane przez sektor MSP również leżą w obszarze ich zainteresowania. Dlatego też do dyspozycji MSP są w zasadzie wszystkie narzędzia i produkty udostępniane klientom przez firmy windykacyjne. Różnice mogą dotyczyć jedynie wysokości prowizji bądź innych "technicznych" parametrów transakcji.

Całościowo znaczy lepiej

Polski rynek firm windykacyjnych ukształtował się tak naprawdę w ciągu kilku ostatnich lat. O ile na początku rozpoczynało działalność kilka tysięcy podmiotów, czas i wymagania klientów zweryfikowały branżę. - W chwili obecnej na rynku funkcjonuje około 250 firm, ale liczących się jest nie więcej niż 50 - wyjaśnia Szymon Matela, prezes firmy windykacyjnej EGB Investments. Zostali najpewniejsi, najuczciwsi i najbardziej profesjonalni, skupieni w różnych stowarzyszeniach zapewniających przestrzeganie etyczności fachu.

Klienci z sektora MŚP coraz częściej korzystają z usług firm windykacyjnych. Tradycyjne usługi kojarzone z rynkiem małych i średnich przedsiębiorstw, takie jak giełda wierzytelności czy pieczęć prewencyjna, którą stemplowane są wystawiane faktury, zostały uzupełnione o dodatkowe narzędzia, które mogą pomóc przedsiębiorcom odzyskać należności od nierzetelnych kontrahentów. - Dłużnikami nieterminowo regulującymi zobowiązania są zarówno duże spółki, podmioty o średniej wielkości, jak również niewielkie firmy rodzinne. Kwoty i przeterminowanie wierzytelności są w zdecydowanej większości pochodną prowadzonej działalności gospodarczej - występują faktury od kilkuset do kilku milionów złotych- tłumaczy Urszula Okarma, członek zarządu firmy Kruk.

O jakich narzędziach mowa? To przede wszystkim mailing - wysyłanie powiadomień o zadłużeniu i jego wysokości, negocjacje telefoniczne, windykacja terenowa, biuro detektywistyczne czy pomoc na drodze windykacji sądowej. Przedsiębiorca ma możliwość skorzystania ze wszystkich tych narzędzi, jak również doboru wybranych. Windykatorzy stwierdzają jednak zgodnie, że całościowa obsługa daje większe szanse na odzyskanie należności.

Szukanie partnera

Wg danych szacunkowych jeszcze do niedawna działało ponad 600 firm windykacyjnych oferujących usługi dla MSP. Jakość tej usługi pozostawała często wiele do życzenia, budując tym samym negatywny wizerunek windykatorów. Tymczasem przedsiębiorcy stawali przed odwiecznym dylematem - czy działania windykacyjne nie przełożą się na zły wizerunek ich firm, czy nie stracą ważnego kontrahenta, który być może w końcu zapłaci z własnej woli. Z drugiej jednak strony, dla małej czy średniej firmy już kilka niezapłaconych w terminie faktur może oznaczać ryzyko bankructwa. Te czynniki wpływają obecnie na decyzje o rozpoczęciu współpracy z profesjonalną firmą windykacyjną. Zanim przedsiębiorcy zdecydują się na outsourcing usług windykacyjnych, powinni dokładnie sprawdzić, kim jest i jaką opinię ma firma, z którą chce współpracować. Co prawda czasy szarej strefy windykacyjnej odchodzą dziś do lamusa, jednak ostrożności nigdy za wiele.

- Najlepszą metodą znalezienia dobrej firmy windykacyjnej jest sprawdzenie opinii znajomych przedsiębiorców z różnych branż. Rozmawiając z nimi warto zapytać się o firmy, z którymi mieli doświadczenia zarówno jako klienci jak i dłużnicy - tłumaczy Tomasz Halabowski z Cash Flow. - Najmniej skuteczną metodą jest wyszukiwanie firm za pomocą książki telefonicznej. Za jej pomocą można znaleźć lokalne firmy, które nie zawsze mają takie same możliwości działania jak doświadczone, działające od lat i na różnych terenach krajowe firmy windykacyjne - dodaje. - Oddzielną kwestią jest potwierdzenie wiarygodności firm na podstawie skali ich działalności, liczby pracowników, ilości i wartości obsługiwanych wierzytelności. Na bazie tych informacji możliwe zweryfikowanie ich doświadczenia i umiejętności - stwierdza natomiast Szymon Matela.

Dobra firma - dobre efekty

Weryfikację jakości usług firm windykacyjnych warto zacząć jeszcze przed podpisaniem umowy. - Dobra firma windykacyjna przed przyjęciem wierzytelności do windykacji, przeprowadza darmowy wywiad gospodarczy. Na jego podstawie może odpowiedzieć klientowi, jakie są szanse odzyskania długu, jakie działania do tego będą potrzebne i jaka jest wobec tego realna wartość długu - wyjaśnia Halabowski. Według Szymona Mateli ocenę pracy firmy windykacyjnej można rozpatrywać w dwóch głównych aspektach. Pierwszy z nich oparty jest na efektywności wynikającej z relacji między uzyskaną ściągalnością w określonym czasie, a jakością wierzytelności otrzymanych do obsługi. Drugi natomiast dotyczy jakości samej pracy, liczby generowanych pytań i problemów oraz innych aspektów związanych z wymianą informacji między klientem a firmą windykacyjną. O rzetelności i profesjonalizmie firmy windykacyjnej będzie również świadczyć to, w jaki sposób będzie chciała otrzymać zapłatę za odzyskanie należności. Dobre firmy ustalają indywidualnie prowizję od sumy odzyskanej, biorąc inne koszty na siebie. - Wszystkie koszty związane z przeprowadzanymi operacjami pokrywane są z własnych środków spółki - zaznacza Marek Wojnarowski, prezes firmy Progres. Nierzetelne firmy zaproponują natomiast przedsiębiorcy zapłacenie określonej kwoty z góry, niezależnie od wyniku prowadzonej windykacji.

Po podpisaniu umowy, dobrej klasy firma windykacyjna powinna być łatwa do kontrolowania przez swojego klienta. Dlatego każdy klient powinien posiadać swojego opiekuna, którego zadaniem jest czuwanie nad efektywnym przebiegiem windykacji, informowanie klienta o podejmowanych działaniach, wyjaśnianie wszystkich wątpliwości. Klienci mający dostęp do Internetu mogą śledzić postępy windykacji 24 godziny na dobę logując się na internetowych serwisach klienta. W rezultacie stosunkowo łatwo zorientować się, jak firma windykacyjna działa i czy jest to wysoki standard usług.

Szukanie oszczędności

Temat windykacji nie jest już tematem niewygodnym w biznesie. Coraz więcej przedsiębiorców zaczyna traktować rynek windykacyjny jako nieodzowną część rynku finansowego. - Upominanie się o własne pieniądze przestaje być tematem tabu, a działania windykatora często pozwalają przedsiębiorcom zachować dobre relacje z kontrahentami - potwierdza Urszula Okarma. Przedsiębiorca zlecając windykację wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej może przede wszystkim liczyć na oszczędności czasu i pieniędzy oraz wysoką skuteczność. Klient nie musi inwestować we własny dział windykacji, szkolenie pracowników, wyposażenie, koszty kancelarii prawniczych, itp. Oszczędność czasu wiąże się ze skutecznością działania. W przypadku samodzielnego egzekwowania długu od dłużnika za pośrednictwem sądu okres od momentu rozpoczęcia ściągania długu do uzyskania pieniędzy w warunkach Polski wynosi około tysiąc dni.

Łukasz Świącki

---

Nie tylko windykacja

Marek Wojnarowski, prezes firmy Progres

- Nasza firma zagospodarowała sobie niektóre segmenty rynku. Skupiliśmy się na obsłudze samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, firm farmaceutycznych, spółek gazowniczych, wodociągów czy samorządów. Progres nie tylko zajmuje się windykacją sensu stricte, ale również oferuje inne rozwiązania, szczególnie w przypadku SP ZOZ - restrukturyzację zadłużenia. W ciągu ostatnich kilku lat powstały zobowiązania, których szpitale nie są w stanie spłacić z bieżących wpływów od NFZ. W związku z tym proponujemy pożyczkę na spłatę zobowiązań lub konwersję zadłużenia na krótkoterminową pożyczkę. Konwersja zadłużenia odbywa się poprzez przejęcie wymagalnych zobowiązań, które wskazuje SP ZOZ. Przejmując zadłużenie podmiotu restrukturyzowanego stajemy się wierzycielem i proponujemy warunki ramowe: z dniem podpisania ugody zobowiązujemy się do zaprzestania naliczania odsetek od kapitału - chodzi należność główną wynikającą z faktur. Ugoda chroni ZOZ przed kapitalizacją odsetek, kosztowną egzekucją komorniczą i procesami sądowymi. Podczas indywidualnych negocjacji proponujemy spłatę zadłużenia w ratach dostosowanych do możliwości finansowych ZOZ-u z okresem spłaty do 12 miesięcy.

Polskie realia

3 pytania do Rafała Szcześniaka, prezesa firmy Pretorius

Jak ocenia pan stopień profesjonalizmu polskich firm windykacyjnych? Jak zweryfikować jakość usług takich firm?

- Szacunki mówią o ok. 400 firmach windykacyjnych działających w Polsce, ale czołówka to około 20 firm i o tych można powiedzieć, że są profesjonalne. Przedsiębiorca, który jest zainteresowany współpracą bez trudu wyłowi te firmy dzięki Internetowi, mediom piszącym o finansach, rekomendacji organizacji biznesowych, np.: BCC, KPF ( Konferencja Przedsiębiorstw Finansowych ), PKPP Lewiatan. Jakość usługi najlepiej może zweryfikować krótkoterminowa umowa pilotażowa, która pozwoli określić oczekiwania przedsiębiorstwa i realne możliwości firmy windykacyjnej. Pomocne w wyborze oczywiście mogą być referencje, nagrody, certyfikaty oraz szczególnie cenne są rekomendacje innego przedsiębiorcy, który posiada doświadczenia ze współpracy z firmą windykacyjną.

Jaki jest odbiór społeczny windykatorów? Czy korzystanie z usług firm windykacyjnych nie pogarsza relacji biznesowych między przedsiębiorcami a ich kontrahentami?

- Firma Pretorius zleciła marketingowe badanie rynku windykacyjnego w Polsce i faktycznie jednym z zastrzeżeń respondentów do windykatorów jest obawa o pogorszeniu relacji biznesowych w wyniku ich mało profesjonalnych działań. Niestety takie przypadki się zdarzają, ale często na własną prośbę wierzyciela, który decydując o wyborze firmy windykacyjnej kieruje się głównie ceną usługi. To znana zależność "niska cena - niska jakość". Warto przyłożyć większą rangę do takiego wyboru, wtedy gwarancje skuteczności, ale i poszanowania prawa są dużo większe. Część firm windykacyjnych - związanych z KPF - stosuje tzw. zasady dobrych praktyk, czyli zbiór profesjonalnych reguł windykacyjnych. Jest to zapewne gwarancja wysokiej jakości usługi.

Czy przy tak dużej konkurencji w branży firmy windykacyjne powinny zacząć stosować wartości dodane? A jeśli tak, to jakie?

- Profesjonalna firma windykacyjna bezwzględnie musi posiadać w ofercie wartości dodane, np. usługę prawną i reprezentowanie w sądach swojego kontrahenta, licencjonowana usługa detektywistyczna, która umożliwia poszukiwanie majątku dłużnika lub często poszukiwanie samego dłużnika. Poza tym istotne są szkolenia dla chociażby przedstawicieli handlowych, którzy mają zadania windykacyjne.

---

Proces windykacji

Firma windykacyjna dobiera narzędzia windykacyjne w zależności od branży, w której operuje dłużnik, formy prawej dłużnika oraz stanu prawnego

wierzytelności. Podstawowymi narzędziami windykacyjnymi są:

Mailing - pisemne wezwania do zapłaty - są przede wszystkim przypomnieniem o istniejącym zobowiązaniu, ale też źródłem informacji dla dłużnika o przysługujących wierzycielowi uprawnieniach.
• Negocjacje telefoniczne - kontakt telefoniczny z dłużnikiem jest kluczowym narzędziem windykacyjnym. Standardem powinna być znajomość specyfiki reguł obowiązujących w branży, w której funkcjonują dłużnicy.
• Windykacja bezpośrednia (terenowa) - obejmująca zasięgiem terenu całego kraju, daje możliwość wykonywania wizyt w miejscu prowadzenia działalności dłużnika czy też innym kluczowym dla danej sprawy w ciągu 48 godzin od stwierdzenia takiej potrzeby, np. w przypadku braku możliwości kontaktu telefonicznego czy też odmowy ze strony dłużnika do prowadzania negocjacji przez telefon.
• Biuro detektywistyczne - Licencjonowani detektywi zajmują się w szczególności odnajdywaniem dłużników i ich majątku. Wykonują także szczegółową dokumentację w postaci zdjęć czy wyciągów z urzędowych zbiorów danych, np. ewidencji pojazdów, współpracują z urzędami państwowymi oraz organami ścigania, w przypadku stwierdzenia podejrzenia popełnienia przestępstwa przez dłużnika w związku z daną wierzytelnością.
• Windykacja sądowa - w przypadku, gdy droga pozasądowa okaże się nieskuteczna lub sprawa okaże się sporna, firma windykacyjna poprzez własną kancelarię prawną zapewnia pomoc prawną w dalszym dochodzeniu roszczenia. Koszty związane z postępowaniem sądowym ponosi zleceniodawca. Postępowanie sądowe kończy się przekazaniem sprawy do komornika.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami wierzyciel musi wskazać komornikowi źródła zaspokojenia roszczenia. Jeśli dzięki wcześniejszym działaniom windykacyjno-detektywistycznym został ustalony majątek dłużnika i zostanie on wskazany komornikowi, to może on od razu przystąpić do pracy. Im szybsza egzekucja, tym większe prawdopodobieństwo, że dłużnik nie zdąży pozbyć się majątku.

Niechętne samorządy

Samorządy dysponują olbrzymimi ilościami wierzytelności wynikających z różnego rodzaju rozliczeń z osobami fizycznymi, a także firmami funkcjonującymi na ich terenie. Z punktu widzenia firmy windykacyjnej samorządy są potencjalnie dobrym klientem, dysponującym dobrymi wierzytelnościami, o względnie dobrej jakości. Niestety, samorządy nie są zbytnio zainteresowane ofertami firm windykacyjnych, mimo ich narzędzi, doświadczenia i potencjału.

Skuteczność zależy od czasu

Skuteczność działania firmy windykacyjnej zależy od wielu czynników. Podstawowym jest czas, czyli moment, w którym wierzyciel decyduje się na wynajęcie firmy windykacyjnej. Ważne jest także, ile czasu upłynęło od wyznaczonego terminu zapłaty należności. Kolejnymi wyznacznikami są podstawa prawna roszczenia (faktura podpisana lub nie podpisana, sądowy tytuł wykonawczy, istnienie umowy pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem). Równie istotne są zabezpieczenia wierzytelności, poprzez np. weksel czy wpis hipoteczny.

Internetem w dłużnika, czyli Krajowy Rejestr Długów

Internet ułatwia życie przedsiębiorcom, ale może także chronić przed kłopotami. Równie szybko i łatwo, jak zlecić przelew w banku, można sprawdzić czy potencjalny kontrahent jest wiarygodny, zlecić stałe monitorowanie jego kondycji finansowej albo odzyskać niespłaconą w terminie należność. Takie usługi oferuje Krajowy Rejestr Długów - elektroniczna baza informacji o dłużnikach. Wystarczy komputer z dostępem do Internetu, a w niektórych przypadkach także telefon komórkowy z funkcją WAP. Korzystanie z bazy KRD wymaga co prawda podpisania umowy (można ją pobrać ze strony www.krd.pl) z Krajowym Rejestrem Długów, ale to jedyna formalność. Po jej zarejestrowaniu otrzymuje się hasło i login do systemu, które umożliwiają korzystanie z jego dobrodziejstw.

Krajowy Rejestr Długów umożliwia weryfikację zdolności płatniczej potencjalnego klienta, któremu chce się sprzedać towar lub usługę z odroczonym terminem płatności. Jeśli taki kontrahent widnieje w bazie, lepiej się zastanowić, czy warto robić z nim interesy. W przypadku dłuższej współpracy warto zlecić stały monitoring wybranych kooperantów - wszak ich kondycja finansowa może się pogorszyć i warto o tym wiedzieć wcześniej. Skuteczność takiej weryfikacji zależy od wielkości posiadanej bazy danych. Krajowy Rejestr Długów zgromadził dotychczas informacje o 174 tysiącach dłużników, z czego 68,6 proc. to firmy, a 31,4 proc. to konsumenci. To największy taki zasób ogólnie dostępnych danych o dłużnikach w Polsce. I stale się powiększa.

Upublicznienie informacji o nieuczciwym kliencie powoduje, że ma on utrudniony dostęp do usług finansowych (kredyty, leasing, sprzedaż ratalna), telekomunikacyjnych (telefon w abonamencie, szerokopasmowy dostęp do Internetu), wynajmu nieruchomości (biura, magazyny, place) oraz możliwości zawarcia umów z innymi przedsiębiorcami. Do Krajowego Rejestru Długów można przekazywać także informacje o wierzytelnościach, których nie można dochodzić przed sądem, ze względu na przedawnienie - tutaj mogą one być umieszczone nawet przez 10 lat.

Z danych KRD wynika, że przeciętnie 58 proc. dłużników oddaje pieniądze, gdy zostaną ostrzeżeni o możliwości umieszczenia w tej bazie, a kolejne 27 proc., gdy faktycznie tam się znajdzie. Do umieszczenia dłużnika w Krajowym Rejestrze Długów nie jest potrzebny wyrok sądowy. Wystarczy niezapłacona faktura lub rachunek (przedsiębiorcy 500 zł brutto, konsument 200 zł brutto), jeśli od dnia, w którym powinna być zapłacona minęło 60 dni. Dłużnika należy jeszcze ostrzec listem poleconym o zamiarze umieszczenia go w KRD z trzydziestodniowym wyprzedzeniem. Ustawa nie wymaga jednak, aby on ten list odebrał.