Karolina Kosmala, magister farmacji, jest od czterech miesięcy właścicielką własnej apteki działającej w Warszawie. W jej uruchomieniu wspierała się wiedzą płynącą z doświadczeń rodzinnych: zarówno ona, jak i jej mama są dyplomowanymi farmaceutkami. Przebrnęła przez długą listę formalności i wymogów, które obligatoryjnie muszą być spełnione w każdej nowo otwieranej aptece. A nie jest to wcale prosta sprawa. Wystarczy jedno niedopatrzenie, np. brak kodeksu aptecznego Farmakopea Polska (wydawany corocznie wykaz leków i spis surowców służących do ich ręcznego sporządzania), by przedstawiciele Nadzoru Farmaceutycznego nie wydali pozwolenia na otwarcie punktu sprzedaży leków.

Przygotowania do otwarcia zajęły Karolinie Kosmali ponad cztery miesiące. Przyjmuje się, że na uruchomienie apteki potrzeba średnio do pół roku - w zależności od tego, ile czasu zajmie inwestorowi wypełnienie wszystkich formalności wraz z remontem i przystosowaniem pomieszczeń do wymogów ministra zdrowia.

- Dzięki doświadczeniu, które zdobyłam w aptece mojej mamy, wiedziałam na co mogą zwracać uwagę inspektorzy. Pomocny był również tzw. wywiad środowiskowy, czyli rozmowy z farmaceutami, którzy uruchamianie apteki mają już za sobą - mówi Karolina Kosmala.

Właścicieli aptek, którzy jak ona zdecydowali się na własny aptekarski biznes, jest w Polsce coraz więcej. W ciągu dekady liczba aptek wzrosła o blisko 150 proc. Będzie ona rosnąć mimo wysokich kosztów inwestycji i zbliżającego się terminu wejścia w życie nowelizacji prawa farmaceutycznego, które mogą diametralnie zmienić oblicze polskiego rynku aptecznego.

Apteka na 4 tys. Mieszkańców

Jedną z najbardziej istotnych planowanych zmian jest zapis w ustawie Prawo Farmaceutyczne, który wprowadza ograniczenia terytorialne. Otwieranie nowych aptek lub punktów aptecznych będzie uzależnione od liczby mieszkańców w gminie - jedna placówka będzie mogła przypadać na co najmniej 4 tys. mieszkańców, a odległość między nimi ma wynosić minimum 3 tys. m. Prawo nie zakłada likwidacji już istniejących placówek.

Ten postulat jest zgodny z oczekiwaniami samorządu aptekarskiego i obecnych właścicieli aptek, których placówki są nierentowne. Według firmy analitycznej PharmaExpert, nawet połowa aptek jest zadłużonych (a przynajmniej 30-40 proc.), z tego 19 proc. posiada długi przewyższające wartość towaru na półkach. Resort zdrowia zakłada, że rentowność średnio uzyskuje się, gdy na jedną aptekę przypada ponad 4 tys. osób. Obecnie ten współczynnik, według wyliczeń ministerstwa zdrowia, wynosi średnio 3,5 tys. mieszkańców na aptekę, a w dużych aglomeracjach miejskich nawet mniej niż 2 tys. mieszkańców. Dla porównania w Austrii jedna apteka przypada na 7 tys. mieszkańców, w Szwecji na 12 tys. osób.

Dlaczego warto otworzyć aptekę

Ustawa z jednej strony ogranicza prawo wyboru, a z drugiej oferuje rynek gwarantowany - na jedną aptekę będzie przypadać co najmniej 4 tys. klientów. Możemy więc mieć pewność, że z dnia na dzień nie wyrośnie nam konkurencja w najbliższym sąsiedztwie. Sen z powiek części aptekarzy spędzają przepisy o warunkach lokalowych, które zaczną obowiązywać od października i jakie musi spełniać pomieszczenie apteczne. Izby aptekarskie szacują, że wymogów nie spełni nawet 3-4 tys. aptek. W niektórych województwach likwidacji ulegnie prawdopodobnie ponad 50 proc. placówek.

Już w 2002 roku minister określił, co musi wchodzić w skład powierzchni podstawowej lokalu apteki (m.in. izba recepturowa, która może być wyposażona w śluzę, zmywalnia oraz ich wyposażenie), dając 5 lat na przystosowanie lokali. Termin mija 30 września br. (rozporządzenie MZ w sprawie wykazu pomieszczeń wchodzących w skład powierzchni podstawowej i pomocniczej apteki).

Wymagania lokalowe to element ujednolicenia dawnego systemu, który dopuszczał funkcjonowanie dwóch typów aptek: A i B. W pierwszej kategorii mieściły się przede wszystkim duże miejskie apteki, które posiadały izby recepturowe służące do przygotowywania leków na miejscu. W kategorii B znajdowały się apteki, które mogły sprzedawać jedynie leki gotowe. Likwidacji mają ulec te drugie, tak by każdy podmiot miał warunki do przygotowywania leków na receptę.

Jeżeli ich właściciele nie mają środków na modernizację lub zamianę lokalu, będą musieli zlikwidować biznes. Rynek nieco się przerzedzi, otwierając możliwość uruchomienia nowych aptek. Trzeba jednak pomyśleć, że część aptekarzy jest pod ochroną, przepisy nie dotyczą bowiem tych, co otworzyli placówki przed majem 2004 roku i uchwaleniem pierwotnych przepisów prawa farmaceutycznego w 2001 roku.

Podstawa to odpowiedni lokal

Proces uruchomienia naszego biznesu zaczynamy od rejestracji działalności gospodarczej (działalność jednoosobowa lub spółka). Aptekę może założyć nawet ten, kto nie jest farmaceutą, pod warunkiem że na stanowisku kierownika zatrudni farmaceutę z odpowiednim stażem (5 lat stażu lub specjalizacja z zakresu farmacji i 3 lata doświadczenia zawodowego). Nie może to być również osoba, która prowadzi hurtownię farmaceutyczną lub złożyła wniosek o wydanie zezwolenia na jej prowadzenie, bowiem prawo zakazuje łączenia obydwu działalności.

Kolejnym etapem jest znalezienie odpowiedniego lokalu. Karolina Kosmala szukała lokum, czytając ogłoszenia prasowe i śledząc nowe inwestycje na rynku budowlanym. Wspólnie z mężem przejechali setki kilometrów po ulicach miasta w poszukiwaniu dogodnej lokalizacji.

- Braliśmy pod uwagę miejsca, do których okoliczni mieszkańcy w różnym wieku mieliby łatwy dostęp - mówi Karolina Kosmala. Udało im się znaleźć lokal na osiedlu, gdzie stare bloki sąsiadują z budynkami oddanymi do użytku niedawno. Tym samym zapewnili dostęp do apteki pacjentom w starszym wieku, ale także i młodym rodzicom.

Kiedy kupiła lokal, mogła rozpocząć starania o zgodę urzędników na sprzedaż leków. Dlaczego najpierw trzeba mieć lokal, a dopiero potem pozwolenie na aptekę? Do wniosku o zezwolenie na prowadzenie apteki trzeba dołączyć m.in. opis techniczny lokalu, niezbędny do oceny, czy pomieszczenia odpowiadają ustalonym przez ministerstwo zdrowia warunkom.

Wybierając odpowiedni lokal, nie można zdać się na dowolność; należy uwzględnić wymogi nowego prawa i wygospodarować takie pomieszczenia, jak: izba ekspedycyjna, w której sprzedawane są leki, izba recepturowa, zmywalnia, magazyny, pomieszczenie administracyjno-szkoleniowe, komora przyjęć, archiwum, szatnia, kuchnia i toaleta. Warto też wcześniej upewnić się, czy np. wynajmując lokal w kamienicy, nad którą pieczę sprawuje konserwator zabytków, nie będzie problemu z jego modernizacją i dostosowaniem do wymogów ministerialnych.

- Dlatego bezpieczniej jest otwierać aptekę w niedawno wybudowanym obiekcie, np. kupując bądź wynajmując lokal bezpośrednio od dewelopera - radzi Karolina Kosmala. Łącznie powierzchnia podstawowa powinna liczyć co najmniej 80 m2, a gdy apteka znajduje się w miejscowości do 1500 mieszkańców - powyżej 60 m2.

Placówka powinna być usytuowana na parterze i mieć system wentylacyjny zapewniający w izbie recepturowej i zmywalni co najmniej dwie wymiany powietrza na godzinę, a w pozostałych pomieszczeniach co najmniej półtorakrotną wymianę w tym samym czasie. Dokładnie informuje o tym rozporządzenie w sprawie szczegółowych wymogów, jakim powinien odpowiadać lokal apteki. Wytycznych jest mnóstwo, niekiedy trudnych do spełnienia. Jednak dzięki wiedzy pochodzącej z doświadczenia własnego bądź innych osób z branży oraz odrobinie zdrowego rozsądku, można znaleźć satysfakcjonujące rozwiązanie: - Znam przypadek, gdy w pomieszczeniu, gdzie sporządzane są leki i wymagany jest montaż okien nieotwieralnych, właściciel po prostu wyjął z klasycznych okien klamki - podaje przykład Karolina Kosmala.

Istnieje też wiele innych warunków, które sprawiają problemy. Przykładowo, żeby otworzyć aptekę, trzeba obligatoryjnie prowadzić sprzedaż leków o działaniu narkotycznym, nawet jeśli z różnych powodów przyszły właściciel nie zamierza handlować tego rodzaju medykamentami. Sprzedaż narkotyków wymaga z kolei wydzielenia z magazynu osobnego pomieszczenia wykonanego ze ścian działowych (z wyjątkiem płyty gipsowej), zamykanego pancernymi drzwiami z atestowanymi zamkami. Wewnątrz musi znajdować się kasetka albo szafa pancerna, w której będą przechowywane środki (przy wadze mniejszej niż 100 kg, wymagane jest przymocowanie kasetki na stałe do podłoża). Po otrzymaniu koncesji i otwarciu apteki wielu aptekarzy składa wniosek o zwolnienie ze sprzedaży narkotyków po upływie jednego miesiąca od przyjęcia pierwszych klientów. Apteka działa, a jej właściciel nie musi się obawiać ewentualnych prób włamania i kradzieży narkotyków, których w aptece nie było i nie ma.

Walka z biurokracją

Mając już lokal dostosowany do wymaganych warunków, należy wystąpić o wydanie zezwolenia na prowadzenie apteki w wojewódzkim inspektoracie farmaceutycznym. Koszt zezwolenia to równowartość opłaty skarbowej w wysokości pięciokrotnego najniższego wynagrodzenia, czyli ok. 4,5 tys. zł. Wniosek jest składany na specjalnym formularzu wraz załącznikami (m.in. wzmiankowany powyżej plan zagospodarowania budynku, łącznie z opisem technicznym pomieszczeń, w których będzie prowadzona apteka). Do wniosku trzeba jeszcze załączyć: oświadczenie, że nie prowadzi się hurtowni farmaceutycznej ani więcej niż jednego procenta aptek w województwie, a także nie wykonuje się zawodu lekarza, oraz że w ciągu ostatnich 3 lat nie zostało cofnięte zezwolenie na prowadzenie apteki. Dodatkowo, wymagany jest także opis techniczny lokalu i oświadczenie kierownika, że spełnia wymóg zawodowy do prowadzenia punktu.

Wystąpienie o koncesję łączy się ze sporą liczbą wizyt specjalistów: inspektora farmaceutycznego, kominiarza, strażaka, przedstawiciela sanepidu i inspektora budowlanego. Inspektor farmaceutyczny weryfikuje dokumenty i przeprowadza inspekcje lokalu, w którym ma być prowadzona apteka. Wpływ na jego decyzję ma też potwierdzenie przez okręgową radę aptekarską, że osoba przedstawiona na stanowisko kierownika apteki spełnia wszystkie wymogi (tzn. ma wykształcenie na kierunku farmacja i pracuje w zawodzie co najmniej 5 lat).

Jeżeli urzędnicy nie będą sprzyjać inwestorowi, może minąć nawet pół roku, zanim zdobędzie on upragniony dokument. Jeżeli wszystkie wymagania są spełnione, inspekcja udziela zezwolenia. Jest ono wydawane zazwyczaj bezterminowo. Jednakże apteka musi rozpocząć działalność w przeciągu 3 miesięcy od jego udzielenia, w przeciwnym razie zezwolenie wygasa.

Na koniec z zezwoleniem trzeba jeszcze udać się do Narodowego Funduszu Zdrowia, by załatwić sprawę udzielania refundacji przez płatnika dla leków refundowanych. Od razu zabiera się ze sobą do NFZ dokument potwierdzający kwalifikacje kierownika, wyciąg z KRS-u lub ewidencji działalności gospodarczej i potwierdzony numer konta bankowego, na które będą spływać pieniądze z tytułu refundacji.

Meble za gotówkę lub w leasingu

Koszt mebli, w tym systemu szuflad oraz wyposażenia laboratorium w dużej aptece to wydatek nawet 100 tys. zł. Warto poszukać tańszego wyposażenia, a wtedy można zbić cenę do 30-40 tys. zł. Często wybieraną alternatywą jest kupno mebli używanych.

Możemy też zdać się na wyspecjalizowane firmy, które poza dostarczeniem umeblowania i wyposażenia, pomogą nam zaprojektować aptekę. Należy się liczyć jednak z tym, że usługa podwyższa koszt jej otwarcia. Choć niektóre firmy, zdając sobie sprawę z wysokich kosztów systemów meblowych i wyposażenia, oferują je w leasingu. Takie rozwiązanie umożliwia wybór opodatkowania VAT. Obie strony mogą zdecydować, czy umowa jest opodatkowana czy zwolniona z VAT-u. Jeżeli firma jest płatnikiem tego podatku, może go odliczyć. Już na tym etapie, myśląc o ergonomii pomieszczenia, można pokusić się o wprowadzenie apteki samoobsługowej, choć to jeszcze dość rzadkie zjawisko na naszym rynku. Niedościgli w tym zakresie Amerykanie przekonują, że taka placówka osiąga wzrost obrotów nawet do 30 proc. Jest tu oczywiście mowa o produktach OTC i kosmetykach. Warto również zadbać o komfort klientów. Starsi ludzie powinni mieć kilka krzesełek do odpoczynku, a dla dzieci warto ustawić stolik z przyborami do rysowania.

Najdrożsi są pracownicy

Drugim elementem, który należy wziąć pod uwagę, są koszty utrzymania apteki. Według PharmaExpert, koszt utrzymania średniej apteki w Polsce to 16-20 tys. zł miesięcznie, co stanowi 14-15 proc. całkowitego obrotu.

Największe koszty generuje personel. Problem polega na tym, że funkcjonowanie apteki w znacznej mierze zależy od kwalifikacji personelu, a tymczasem zbyt wielu zdolnych farmaceutów opuściło Polskę i wyjechało na Zachód w poszukiwaniu lepszych uposażeń. Coraz trudniej skompletować profesjonalny zespół. W dodatku obniżeniu standardów zawodowych towarzyszy wzrost wymagań finansowych. Należy liczyć średnio 5 tys. brutto na osobę, chociaż wynagrodzenie kierownika jest znacznie wyższe od pensji magistra farmacji, a ta z kolei różni się od pensji technika.

- Spełniam wszystkie wymagania, dlatego w mojej aptece sama jestem kierownikiem - mówi Karolina Kosmala. - W ten sposób redukuję koszty zatrudnienia.

Wysokość wynagrodzenia zależy też od regionu, wielkości miasta itd. Dodatkowo możemy postarać się o stażystów, czyli studentów, którzy odbywają bezpłatny, półroczny staż podczas nauki, lub osoby, które skończyły studia, ale nie uzyskały jeszcze prawa do samodzielnego wykonywania zawodu. Liczba zatrudnionych w aptece pracowników może być dowolna, ale najczęściej pracuje w niej 5 osób: 2 farmaceutów (w tym jednocześnie kierownik apteki), 2 techników oraz pomoc. W małych miejscowościach wystarczy 2-3 pracowników. W niektórych regionach może być problem ze znalezieniem farmaceutów, którzy w sporej liczbie wyjechali do pracy za granicę. Jednak rynek zaczyna się stopniowo normować, do zawodu wracają farmaceuci, których wcześniej wyższymi zarobkami skusiły firmy farmaceutyczne, zatrudniając ich jako przedstawicieli handlowych.

W skład stałych kosztów utrzymania apteki wchodzą ponadto: czynsz (do 10 tys. zł), media (których koszty rosną, ok. 1,2 tys. zł) i ewentualne koszty dodatkowe (1-2 tys. zł).

A może internet

Ostatnie lata nie były łatwe dla aptekarzy prowadzących tradycyjne punkty sprzedaży jeszcze z jednego względu. Ostra walka cenowa przybrała na sile szczególnie, gdy pojawiły się apteki internetowe, oferujące leki nawet o 10-15 proc. tańsze. W USA, gdzie ta forma sprzedaży jest najbardziej zaawansowana, różnica w cenie sięga nawet 30 proc.

Pierwszą internetową apteką był Dom Zdrowia, założony w 2004 roku przez Mirosława Ostrowskiego. Pierwotnie drogą elektroniczną zbywane były tylko preparaty OTC, a potem także na receptę. Biznesmen zainwestował w swój interes ok. 500 tys. zł. Założeniem Ostrowskiego było osiągnąć obrót w wysokości 10-15 mln zł w ciągu trzech lat. Jego plany mogła pokrzyżować walka, jaką aptekarzom internetowym wydali prawodawcy. Tak do końca nie wiadomo, jak ta batalia się zakończy. W projekcie rządowym dopuszczono sprzedaż wysyłkową, choć tylko produktów OTC. Sejm przegłosował całkowity zakaz sprzedaży leków przez internet, w Senacie powrócono jednak do projektu rządowego. Być może nowelizacja ustawy utrwali możliwość sprzedaży wysyłkowej.

Podobnie środowisko aptekarskie reagowało drażliwie na sprzedawanie leków za jeden grosz, wprowadzone przez litewską sieć Euroapteka, co też zostało już zabronione w przepisach nowelizacji. Mimo to marketing wciąż jest tematem wielu dyskusji. Zdaniem Piotra Mroza, prezesa sieci Apteka Polonez, apteka nie jest zwykłą placówką handlową i powinna podlegać obostrzeniom. Z drugiej strony lokal tego typu jest także normalnym przedsiębiorstwem, które musi wypracować zarówno zyski na pokrycie kosztów bieżącej działalności, jak i zyski dla właściciela danej placówki.

I dlatego też należy dokładnie przyjrzeć się każdemu stosowanemu rozwiązaniu. Prowadzenie chociażby dopłat do leków jest nie tylko nieetyczne, ale także, moim zdaniem, niezgodne z prawem - mówi Piotr Mróz. - Natomiast praktyka sprzedaży leków za jeden grosz jest zarówno zgodna z prawem, jak i etyczna. Umożliwia bowiem ludziom, przede wszystkim przewlekle chorym, zakup preparatów w znacznie niższej cenie. Właściciele małych, rodzinnych aptek mają na ten temat inne zdanie.

Środowisko aptekarskie jest jednak zgodne co do tego, że zmiany w przepisach są niezbędne. Ta zgoda znika, gdy zaczyna się komentowanie poszczególnych przepisów ustaw, naruszających interes różnych grup biznesu farmaceutycznego. Wszyscy są jednak gotowi poprzeć nadchodzącą reformę, bowiem dumpingowe działania sieci doprowadziły na skraj bankructwa zbyt wielu aptekarzy, a odsetek niebilansujących się placówek wciąż rośnie.

Będzie dobrze

Złą wiadomością jest to, że z roku na rok rosną koszty prowadzenia apteki, co jest związane ze wzrostem wydatków na energię i paliwo, inwestycjami w oprogramowanie, a przede wszystkim z kosztami osobowymi i wzrostem wynagrodzeń.

Pocieszające jest to, że rynek zarówno leków na receptę, jak i OTC rośnie - i zgodnie z przewidywaniami - będzie rósł o kilka procent rocznie. Jego struktura może ulec zmianie pod wpływem nowelizacji prawa farmaceutycznego. Według prognoz IMS Health, w okresie krótkoterminowym (2-3 lata) zmiany będą działały korzystnie dla aptekarzy. Nowa forma warunków gospodarowania spowoduje, że niektóre apteki będą musiały się zamknąć, co oczywiście poprawi sytuację reszty. Kwota wydawana na leki będzie rozdysponowana do mniejszej liczby podmiotów.

W dłuższej perspektywie model apteki ulegnie zmianom i będziemy mieli do czynienia z procesem tworzenia łańcuchów aptecznych, czyli łączenia się aptek w większe podmioty, które będą działały na rynku wspólnie. Może to być dochodowy biznes dla cierpliwych - sprawę prowadzenia aptek reguluje około 100 aktów prawnych. Może również stanowić stabilny biznes, dla tych którzy planują inwestycję na lata, z perspektywą przekazania interesu kolejnym pokoleniom i uczynienia z niego biznesu rodzinnego.

Magda Nowak, Aneta Wieczorek (miesięcznik Własny Biznes)