Tani w zakupie czy też droższy, lecz o niższych kosztach eksploatacji? Funkcjonalny, elegancki, a może raczej typowo sportowy? Jaki powinien być samochód służbowy? Te pytania stoją przed każdym managerem odpowiedzialnym za dobór floty w przedsiębiorstwie. Odpowiednio zaprojektowana struktura floty może przynieść firmie oszczędności, sięgające nawet setek tysięcy złotych.

Rozpoczynając pracę nad projektowaniem floty firmowej, należy najpierw bardzo wnikliwie przeanalizować potrzeby i oczekiwania przedsiębiorstwa pod kątem samochodów służbowych. Określić klasy pojazdów, które najlepiej zaspokoją oczekiwania wobec floty firmowej, a w dalszej kolejności przejść do doboru konkretnych marek i modeli.

Na tę analizę składać się będą trzy podstawowe czynniki:

funkcjonalne,
kosztowe
serwisowe.

Parametry techniczne poddawanych analizie pojazdów trzeba porównać. W związku z powyższym zestawione ze sobą samochody zawsze powinny reprezentować tę samą klasę, mieć analogiczne silniki (diesel/benzyna, pojemność i moc), wersje nadwozia (sedan, hatchback, liftback, kombi) i opcje wyposażenia. Ponadto do miarodajnego wyliczenia i porównania wszystkich składowych musimy zestawić samochody, których okres użytkowania oraz założenia o przebiegu rocznym będą identyczne. Tylko wówczas będzie możliwe porównanie wszystkich składowych kosztów i w rezultacie uzyskamy reprezentatywny opis, na podstawie którego będzie możliwe podjęcie odpowiedniej decyzji odnośnie doboru floty.

Flota na miarę

W zależności od profilu firmy, flota będzie spełniała różne funkcje. Dlatego też przed dokonaniem wyboru klas samochodów należy przyjąć założenia odnośnie ich funkcjonalności oraz przeznaczenia w firmie. Inaczej będą się one przedstawiały dla przedstawicieli handlowych (głównie auta klasy B i C oraz małe samochody dostawcze), inaczej w przypadku, gdy będą miały konkretne przeznaczenie, np.: przewóz osób (auta dostawcze przystosowane do przewozu osób) czy towarów (dostawcze), a jeszcze odmiennie dla managerów poszczególnych szczebli w strukturze organizacyjnej (zwykle klasa C i D). W przypadku specjalistycznych wymagań będą potrzebne także specjalne pojazdy (np. firmy budowlane - auta dostawcze, 4x4)

Gdy samochód traktowany będzie jako podstawowe narzędzie pracy, jego sprawność oraz czynniki funkcjonalne przekładać się będą bezpośrednio na efektywność działalności operacyjnej. W innych przypadkach auto firmowe będzie z kolei elementem pakietu wynagrodzenia i pełniło będzie głównie funkcję prestiżową. W takim przypadku ważne jest, żeby wziąć pod uwagę indywidualne preferencje użytkowników. Najważniejsze jest w tym przypadku uwzględnienie tych upodobań, które zwiększą zadowolenie naszych pracowników z użytkowanego auta, stając się dzięki temu elementem systemu motywacyjnego. Rezultatem będzie wówczas zwiększona efektywność pracowników.

- Dobierając konkretny model i markę samochodu nasi klienci kierują się bardzo różnymi kryteriami doboru - tłumaczy Tomasz Matujewicz, kierownik Działu Rozwoju LeasePlan Fleet Management (Polska). - W większości przy doborze floty przeważają czynniki bardzo racjonalne, uwzględniające przeznaczenie samochodów i przede wszystkim koszty. Czasem, szczególnie w przypadku aut menedżerskich, są to czynniki emocjonalne. Klienci pytają zarówno o topowe wersje limuzyn, jak i sportowe modele samochodów. Są to jednak przypadki raczej sporadyczne.

Klucz do niższych kosztów działalności

Odpowiednie zaprojektowanie struktury floty to podstawowy klucz do obniżenia kosztów działalności. Koszty są w większości przypadków podstawowym kryterium, determinującym dobór konkretnych modeli do floty. Najważniejszą pozycję zajmuje utrata wartości pojazdu w okresie użytkowania. Pierwszą jej składową jest cena zakupu, którą stanowi cena katalogowa po odjęciu możliwych do uzyskania przez nabywcę rabatów. Niejednokrotnie wysokość rabatu przyznawanego firmie finansującej zakup pojazdu konkretnej marki jest znaczna i nie jest możliwa do uzyskania, gdyby przedsiębiorstwo samo chciało kupić dla siebie konkretny model. Wysokość rabatu zależy od polityki producenta bądź importera odnośnie danego modelu (np. przeznaczenie głównie do flot przewożących ładunki) oraz od wielkości dokonywanych zakupów. Finalna cena zakupu konkretnego auta do floty może być znacznie niższa niż proponowana wartość katalogowa. Druga składowa to wartość pojazdu po zakończeniu okresu użytkowania (tzw. wartość rezydualna), o której decyduje gama czynników rynkowych, między innymi: postrzeganie danego modelu - bezawaryjność, jakość, prestiż, marka - oraz planowanie wprowadzenia do sprzedaży nowych modeli.

- Bardzo często pierwszym kryterium doboru danego modelu samochodów służbowych dla przedsiębiorców jest cena zakupu - mówi Tomasz Matujewicz, kierownik Działu Rozwoju LeasePlan Fleet Management (Polska). - Tymczasem na całkowite koszty składa się znacznie więcej czynników, które warto przekalkulować na etapie projektowania floty. To one właśnie będą determinować całkowitą sumę, jaką będziemy musieli wydać na samochód służbowy podczas okresu użytkowania.

Bardzo ważne są również poszczególne pozycje kosztowe powstające w momencie bieżącej eksploatacji. Są to koszty paliwa stanowiące jedną z najbardziej znaczących pozycji w całości kosztów. Należy uwzględnić planowane przebiegi aut i odpowiedzieć sobie na pytanie: jaki typ silnika będzie nam się bardziej opłacał: diesel czy benzynowy?

-Stosowanie samochodu typu diesel, który jest droższy przy zakupie od auta z silnikiem benzynowym, jest opłacalne i uzasadnione, kiedy roczne przebiegi sięgają w zależności od marki 15-30 tys. Km - wyjaśnia Artur Sulewski, dyrektor handlowy firmy LeasePlan. - Zdarza się, że firmy wybierają auta benzynowe nawet wówczas, gdy przebiegi roczne oscylują w granicach 50 - 60 tys. km. Zastosowanie diesla w takim wypadku przyniosłoby miesięczne oszczędności w wysokości kilkuset złotych. Natomiast przy niewielkich przebiegach różnice zużycia paliwa są tak małe, że różnica w kosztach ponoszonych na benzynę i olej napędowy nie zamortyzuje nadpłaty za droższy samochód z silnikiem dieslowskim.

Tomasz Siwiński

Powyżej zostały zestawione 4 samochody klasy D (dwa typu diesel i dwa benzynowe) dwóch różnych marek. Brane pod uwagę modele mają dwulitrowe silniki o porównywalnej mocy (135-150 KM) oraz nadwozia typu sedan. Kalkulacja dowodzi, że już przy rocznym przebiegu w wysokości około 16,5 tys. km zakup droższego diesla będzie bardziej opłacalny, gdyż dalsze koszty eksploatacji będą niższe.

Trochę inaczej kalkulacja ta będzie wyglądała w przypadku aut przeznaczonych do przewozu towarów, w szczególności poruszających się w trudnym terenie, np. budowy. W tym wypadku auto z silnikiem diesla, mimo że droższe w zakupie, a jego przebiegi nie będą zbyt duże, może opłacać się bardziej ze względu na swój charakter i funkcjonalność. Wyższa trwałość i specyfika rozkładu mocy i momentu obrotowego, a dzięki temu łatwiejsze pokonywanie nierówności terenu, to główne czynniki przemawiające za dieslem. Ponadto ważną pozycję stanowią koszty serwisowe. Dobierając flotę firmową, będziemy analizowali konkretny model pod kątem konieczności dokonywania przeglądów oraz napraw okresowych oraz ze względu na awaryjność i wysokość opłat serwisowych. Wydatki będą zależeć właśnie od częstotliwości odwiedzania serwisu oraz polityki serwisowej (również cenowej) warsztatów naprawczych, z którymi będziemy współpracować.

Kilkaset tysięcy złotych oszczędności

Poniżej zestawiona została flota dobrze i źle zaprojektowana. Na potrzeby analizy porównane zostały całkowite koszty floty liczącej 75 pojazdów tej samej marki w rozbiciu na poszczególne pozycje. Zakładamy, że przedsiębiorstwo początkowo dysponuje 50 autami klasy B o mocy silnika 80 KM i nadwoziu typu hatchback, 20 klasy C o mocy 100 KM (kombi) oraz 5 klasy D o mocy 130 KM (kombi), wszystkie auta napędzane są jednostkami benzynowymi. Okres użytkowania aut to 36 miesięcy przy przebiegu rzędu 30 000 km rocznie. Następnie przeprowadzona została kompleksowa analiza potrzeb przedsiębiorstwa i zaproponowana zmiana pojazdów na auta innej marki napędzane silnikiem Diesla. Efektem tego są roczne oszczędności tylko na kosztach eksploatacji w wysokości prawie 270 tysięcy zł oraz całkowitej oszczędności w okresie 36 miesięcy, uwzględniającej cenę zakupu wynoszącą 535 tysięcy złotych Oznacza to, że jeżeli przy przyjętych założeniach kupimy do floty samochody typu diesel, których całkowita wyjściowa cena zakupu jest wyższa (3 198 323 zł) niż aut benzynowych (2 962 049 zł) to uwzględniając niższe koszty eksploatacyjne różnica w cenie zakupu zwróci się już po pierwszym roku użytkowania

Kliknij aby powiększyć

Minimalizacja czasu przestojów

Z punktu widzenia kryterium minimalizacji przestojów pojazdów szczególnie ważne jest, by region użytkowania samochodów firmy był odpowiednio pokryty serwisami wybranej marki. Równie ważna jest dostępność części dla danej marki oraz szybkość działania serwisów.

- Bardzo dużą dogodnością z punktu widzenia administracji firmy jest sprawność organizacyjna ze strony zewnętrznego dostawcy floty - mówi Natasza Jarońska-Ignatiuk, asystentka dyrektora finansowego w Laboratorium Kosmetycznym Dr Irena Eris S.A., - To właśnie dzięki niej praktycznie nie dochodzi do przestojów w pracy naszych przedstawicieli handlowych ze względu na brak narzędzia pracy, jakim jest samochód. Przykładem jest proces sezonowej wymiany opon, który przebiega bardzo sprawnie. Nasi pracownicy powiadamiani są SMSem o terminie wizyty w warsztacie, zlokalizowanym dosłownie kilka metrów od naszej firmy. Dzięki temu nie czekamy w gigantycznych kolejkach w momencie, gdy spadnie pierwszy śnieg i w warsztatach robi się tłoczno.

Radość z użytkowania

Jednak nie tylko koszty wpływają na konkretny dobór polityki flotowej. Istnieje również zbiór tak zwanych czynników miękkich, które przekładają się głównie na zadowolenie użytkowników pojazdów firmowych. Wśród nich bardzo ważne są wygoda kierowcy, przyjemność z jazdy, prestiż marki i jej postrzeganie przez otoczenie, wielkość samochodu czy jego bagażnika. Najważniejszą pozycję zajmuje jednak kwestia bezpieczeństwa, która dla wielu nabywców samochodów staje się kluczowa. Decydenci, dokonując porównania samochodów, kierują się bardzo często wynikami realistycznej oceny NCAP oraz szczególnie dbają, by ich samochody spełniały międzynarodowe normy i standardy odnośnie bezpieczeństwa.

Odmiennym zagadnieniem jest ekologia projektowanej floty, do której przedsiębiorstwa przywiązują ostatnio większą wagę. Nie wystarczy już, by wszystkie samochody jeżdżące we flotach spełniały normy Euro odnośnie emisji dwutlenku węgla do atmosfery. Współcześnie przedsiębiorstwa angażują się dodatkowo w działania i akcje społeczne z zakresu szeroko pojętej ochrony środowiska w celu zniwelowania negatywnych skutków emisji spalin do atmosfery. Rośnie liczba korporacji, które dostrzegają, że inwestowanie zasobów w celu budowania pozytywnych relacji z organizacjami ekologicznymi oraz tworzenie przyjaznego środowisku wizerunku się opłaca, procentuje w długim okresie i przynosi wymierne efekty. Dlatego też samochód firmowy musi być ekologiczny

Dobór odpowiednich samochodów, jakie będą jeździły w przedsiębiorstwie, to proces złożony, w którym należy uwzględnić szereg czynników warunkujących późniejszą funkcjonalność floty. Odpowiednio i precyzyjnie zaprojektowana struktura samochodów służbowych ma bowiem bezpośrednie przełożenie, zarówno na sprawność organizacyjną firmy, jak i zadowolenie zatrudnianych pracowników. Determinuje to z kolei w znacznym stopniu sprawność działalności operacyjnej firmy. Dobierając samochody, patrzmy więc kompleksowo na zależność: koszty vs. korzyści i pamiętajmy, że nie zawsze najtańsze znaczy najlepsze.

Wojciech Stajniak