W związku z bardzo przyspieszonym rozwojem technologii koszty prowadzenia tego typu działalności bardzo wzrosły. A poza dobrym sprzętem, w który niekiedy trzeba zainwestować kilkadziesiąt tys. złotych, najważniejsza jest lokalizacja. Nakłady na otwarcie działalności liczone są nawet w setkach tys. zł. Jednak to lokalizacja ma decydujący wpływ na powodzenie biznesu. Musi być w chodliwym miejscu tam, gdzie urzędy, biblioteki i szkoły. Pierwsze placówki kserograficzne pojawiły się w Polsce pod koniec lat osiemdziesiątych. Biznes ten zaczął się na dobre rozwijać, dopiero w latach dziewięćdziesiątych.

Na początku było ich mało, a klientów tak dużo, że czasami, żeby wykonać większe zlecenie, trzeba było się wcześniej umówić i zapisać. Kiedy okazało się, że na otwieraniu ksero można zrobić świetny interes, wkrótce, przy każdej większej ulicy powstał jeden a nawet kilka takich punktów. Był jednak moment kryzysu, rynek wydawał się zapełniony, a wiele firm mogło sobie już pozwolić na zakup własnego sprzętu i przestawały korzystać z usług zewnętrznych wspomina Mariusz Grzeszkowski, właściciel ksero w centrum Warszawy. Wiele firm nie wytrzymało konkurencji i zostało zamkniętych. Przetrwali ci, którzy szli za nowymi trendami i rozwojem technologii dodaje. Z czasem punkty ksero przestały być już tylko miejscem kopiowania. Wprowadzano wiele dodatkowych usług.

Obecnie firmy proponują znacznie bogatszą ofertę poza kserowaniem dokumentów kolorowych lub czarno-białych, wykonać można także druk cyfrowy ulotek, plakatów, informatorów i zaproszeń (w wielu miejscach można zlecić druk wielkoformatowy reklamy i grafiki o dużej powierzchni), drukowanie z dyskietek i płyt CD, oprawę prac, ich obróbkę cyfrową, laminowanie, bindowanie itd. Często można w takich punktach wyrabiać także pieczątki i wizytówki czy kupić materiały biurowe: papier do drukarki, długopisy, ołówki, segregatory itp., a także tusze czy tonery. Niektóre firmy wykonują nadruki na różnego rodzaju gadżetach reklamowych np. na kubkach. Dobrym pomysłem jest czasowy wynajem kopiarek wraz z obsługą na konferencje. Usługę taką oferuje np. firma Coppol z Warszawy. Zakład oferuje również usługi fotograficzne, drukuje zdjęcia z cyfrowych aparatów fotograficznych.

Postawić na cyfrowe

Otwierając biznes kserograficzny, tak jak każdy inny biznes, trzeba dokładnie policzyć, ile pieniędzy będzie nam potrzebne. Jeśli zaczynamy od niewielkiego, ale oferującego większość podstawowych usług biznesu, musimy kupić do naszego punktu przynajmniej po jednej kopiarce czarno-białej i kolorowej. W nowo otwieranym punkcie raczej nie spotkamy już kopiarek analogowych, które właściwie wychodzą z użycia. Można je jeszcze spotkać w mniejszych punktach oraz w miejscach, w których usługi kserograficzne są tylko dodatkowe np. w sklepach. Kserokopiarki analogowe coraz częściej zastępowane są przez urządzenia cyfrowe, które poza kserowaniem, mogą służyć również do skanowania i drukowania. Jest to sprzęt dużo bardziej zaawansowany technicznie, co przyłoży się do podniesienia konkurencyjności naszych usług na rynku. Klienci natomiast, coraz częściej korzystają w takich punktach z usług druku cyfrowego, a także wielkoformatowego.

Koszt takich kserokopiarek jest oczywiście znacznie większy (ok. 65 tys. zł trzeba zapłacić za kolorową i 30 tys. za czarno-białą), od zwykłych analogowych urządzeń. Jednak są szybsze i dużo bardziej wydajne ze względu na to, ze spełniają dodatkowe funkcje. Można również pomyśleć o zakupie używanego sprzętu, który będzie kosztował o wiele mniej. Inwestycja w biznes kserograficzny jest bardzo kosztowna, trzeba więc będzie cierpliwie poczekać na jej zwrot. Dopiero później można pomyśleć o zyskach.

Duży format usług

Do drukowania wielkoformatowego niezbędny będzie ploter i skaner - koszt tych urządzeń może dochodzić nawet do 100 tys. zł. Jeśli na otwarcie działalności nie posiadamy tak dużej kwoty, można pomyśleć o uzupełnieniu sprzętu już w trakcie pracy punktu. Dysponując sprzętem poligraficznym, możemy liczyć na większych i zamożniejszych klientów. Z tego typu usług korzystają bowiem agencje reklamowe i liczne przedsiębiorstwa. Aby skompletować cały asortyment urządzeń, który będzie potrzebny w działaniu placówki, trzeba pomyśleć także o kupnie jednego lub kilku komputerów, skanera i drukarki. Komputer jest niezbędnym elementem wyposażenia punktu mówi Grzeszkowski. Dzięki niemu cały sprzęt jest ze sobą sprzężony w jednej sieci i łatwiej jest nim sterować. Potrzebne będą również bindownica, laminator, trymer i gilotyna do cięcia papieru, zszywarka, a także niszczarka do niszczenia niepotrzebnie lub źle wydrukowanych dokumentów. Przy zakupie nowych urządzeń, trzeba się liczyć z wydatkami ponad 100 tys. zł. Jeśli zdecydujemy się na urządzenia używane, koszt może spaść nawet o połowę.

Papier eksploatowany

Każdego, kto nastawi się na zyski tuż po otwarciu punktu, czeka duże rozczarowanie i kolejne wydatki. Sporą kwotę trzeba bowiem przeznaczać na zakup wszelkich materiałów eksploatacyjnych: papieru, tonerów i kartridży. Wiadomo, że potrzebne będą także materiały biurowe służące do składania dokumentów: folie do drukarek i kopiarek, grzebienie do bindowania oraz różnokolorowe okładki, papiery samoprzylepne i spinacze. Zakup materiałów do pracy będzie stanowił ok. połowę wydatków związanych z prowadzeniem działalności. Kolejnym kosztem, z którym trzeba będzie się liczyć praktycznie co miesiąc jest serwisowanie sprzętu. Jest ono rzeczą niezbędną, jednak nie jest tanie. Przedsiębiorcy prowadzący punkty z usługami kserograficznymi mówią, że w zależności od liczby posiadanych w punkcie urządzeń, kontrola techniczna i naprawa może kosztować nawet do 3-6 tys. zł.

Najważniejsza jest lokalizacja

Poza dobrym, ale kosztownym sprzętem, decydujący wpływ na powodzenie biznesu ma lokalizacja. Małą poligrafię warto otwierać w miejscu, do którego na pewno trafi klient - mówi Grzeszkowski. - Czyli najlepiej w pobliżu szkoły, uczelni, biblioteki czy jakiegoś urzędu US czy ZUS. Najwięcej można zarobić na współpracy z firmami, które raczej zamawiać będą konkretniejsze zlecenia. Na starcie dobrze by było mieć już pewne kontakty z potencjalnymi klientami. Warto pomyśleć o jakiejś formie promocji swojej małej poligrafii np. w okolicy - druk ulotek, promocje na wybrane usługi. Na pewno znajdą się osoby, które skusi taka oferta.

Można we franczyzie

Na rynku działają dwie sieci franczyzowe, które oferują podobne usługi. Jednak ich oferta znacznie wykracza poza usługi kopiarskie, dzięki czemu jest bardziej opłacalna. Pierwszą z nich jest międzynarodowa sieć MBE, oferująca usługi dla małych i średnich firm oraz dla klientów indywidualnych z zakresu organizacji i profesjonalnego pakowania przesyłek kurierskich, usług poligraficznych i dokumentowych. W Mail Boxes klienci mogą załatwić kilka spraw jednocześnie - wydrukować, skopiować, oprawić i zapakować dokumenty, a także, wysłać przesyłkę kurierską.

Można zamówić w niej projekt i druk wizytówek, papieru firmowego, folderu reklamowego, projekt i wykonanie pieczątki (nawet na poczekaniu). Można tu również odebrać pocztę i przekazać ją dowolnej osobie lub instytucji, firma zajmuje się bowiem wynajmem skrzynek adresowych. Aktualnie sieć Mail Boxes liczy ok. 5,7 tys. punktów, z czego ponad 770 w Europie. W Polsce na razie posiada 5 punktów franczyzowych, 4 w Warszawie i jeden w Krakowie.

Aby otworzyć punkt MBE, franczyzobiorca powinien przygotować się więc na wydatek rzędu 150 - 200 tys. zł.Pomieszczenie pod działalność punktu MBE musi mieć powierzchnię ok. 60 m2 z przeszkloną witryną, najchętniej z tylnym podjazdem do odbioru przesyłek. Przed budynkiem powinien znajdować się łatwo dostępny parking dla klientów - mówi Ewa Stępińska, menedżer MBA. - Sieć zawiera umowę na 10 lat, z możliwością jej przedłużenia.

Kolejną firmą działającą na zasadzie franczyzy, oferującą m.in. usługi poligraficzne jest Printmania. Zajmuje się regeneracją materiałów eksploatacyjnych do drukarek i faksów, a także sprzedażą artykułów związanych z drukiem i potrzebami biurowymi. Usługi swoje kieruje podobnie jak MBE zarówno do firm, jak i klientów indywidualnych. Obecnie pod szyldem Printmania działają dwie jednostki własne oraz jedna franczyzowa. Koszty przystąpienia do tej sieci są zdecydowanie mniejsze. Potencjalny franczyzobiorca będzie potrzebował ok. 50 tys. zł, aby otworzyć placówkę Printmanii. Placówki sieci otwierane są w centrach miast liczących powyżej 50 tys. mieszkańców lub przy głównych arteriach z dobrym dojazdem oraz możliwością łatwego zaparkowania. Idealna wielkość zakładu usługowego to 25 m2.

Koszty wyposażenia punktu franczyzowego są porównywalne do wydatków związanych z otwarciem placówki pod własnym szyldem. Franczyza może być nawet droższa, np. ze względu na opłaty licencyjne, które trzeba ponieść przystępując do sieci - mówi Ewa Stępińska. - Jednak warto zastanowić się nad taką formą współpracy, ponieważ w przypadku przyłączenia się do sieci, zawsze możemy liczyć na pomoc ze strony dawcy licencji. Poza tym działamy pod marką już w pewien sposób sprawdzoną, co bardziej przyciągnie klientów - dodaje.

Agnieszka Kamińska