Ka¿demu beneficjentowi sprawdza siê przede wszystkim wnioski o p³atnoœÌ i sprawozdania z realizacji projektu. Drug¹ form¹ kontroli jest przeprowadzenie czynnoœci sprawdzaj¹cych w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta. Taka kontrola jest najbardziej prawdopodobna u tych podmiotów, u których stwierdzono nieprawid³owoœci na etapie przedk³adania sprawozdaù z realizacji projektu oraz wniosków o p³atnoœÌ. W zakresie niewskazanym w umowie o dofinansowanie regulacje dotycz¹ce trybu kontroli mo¿na znaleŸÌ w rozporz¹dzeniu Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z 27 kwietnia 2007 r. w sprawie trybu kontroli realizacji projektów.

Kto jest uprawiony do kontroli…

KrÂąg podmiotĂłw uprawnionych do kontroli wskazuje umowa o dofinansowanie projektu. PrzykÂładowo, w ramach umĂłw o dofinansowanie dla poddziaÂłania 2.2.1 SPO WKP zawartych po kwietniu 2007 r., podmiotami uprawionymi do kontroli sÂą PARP, minister gospodarki, minister rozwoju regionalnego oraz regionalna instytucja finansujÂąca (co do zasady regionalna agencja rozwoju regionalnego). Z kolei w ramach dziaÂłania 2.3 RZL moÂże to byĂŚ takÂże wyznaczony peÂłnomocnik. Inne podmioty kontrolujÂące zostaÂły wskazane w Ustawie o Narodowym Planie Rozwoju oraz ustawie o kontroli skarbowej. W wyjÂątkowych przypadkach beneficjent moÂże zostaĂŚ skontrolowany przez organy UE - Europejskie Biuro ds. Zwalczania NaduÂżyĂŚ Finansowych.

Kontrola mo¿e byÌ przeprowadzona w trakcie okresu wskazanego w umowie o dofinansowanie (np. 5 lat od dnia zakoùczenia realizacji projektu). Konsekwencj¹ jest wymóg przechowywania dokumentacji projektu co najmniej tak d³ugo, jak projekt mo¿e podlegaÌ kontroli. Najbardziej prawdopodobne daty przeprowadzenia kontroli to moment po z³o¿eniu przez beneficjenta sprawozdania koùcowego z realizacji projektu, moment wykrycia przez instytucjê weryfikuj¹c¹ dokumentacjê powa¿nych niezgodnoœci lub uzyskanie informacji o nieprawid³owoœciach z innych Ÿróde³. Jednak¿e co do zasady kontrole przeprowadzane s¹ na podstawie planu kontroli. Ten z kolei przygotowywany jest w oparciu o analizê ryzyka realizacji poszczególnych projektów, wielkoœÌ dofinansowania i profesjonalny os¹d.

Beneficjent powinien zostaĂŚ zawiadomiony o kontroli w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie projektu - a przy braku odpowiedniej regulacji - na 5 dni przed jej rozpoczĂŞciem. Inne organy uprawnione do kontroli na podstawie odrĂŞbnych przepisĂłw (np. urzÂąd kontroli skarbowej) zawiadamiajÂą beneficjenta o kontroli w terminach okreÂślonych tymi przepisami. W przypadku kontroli prowadzonej na podstawie informacji o nieprawidÂłowoÂściach w realizacji projektu, nie stosuje siĂŞ przepisĂłw o terminach zawiadomienia. Czas trwania kontroli nie zostaÂł sprecyzowany w umowach o dofinansowanie projektĂłw. Z reguÂły kontrole prowadzone na podstawie zapisĂłw umowy trwajÂą od dwĂłch do trzech dni.

Przebieg i zakres kontroli

¯adne czynnoœci kontroluj¹cych nie powinny wykraczaÌ poza zakres wskazany w zawiadomieniu o kontroli. Zakres kontroli obejmuje przede wszystkim rzeczywisty postêp realizacji projektu, stwierdzony na podstawie obserwacji i porównany ze sprawozdaniami beneficjenta, wskaŸnikami realizacji projektu, harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz z treœci¹ wniosku o dofinansowanie. OpóŸnienia w realizacji projektu to najczêstsza podstawa formu³owania zastrze¿eù przez kontroluj¹cych. W praktyce zdarza siê równie¿, i¿ zakupione w ramach projektu œrodki trwa³e nie znajduj¹ siê w miejscu realizacji projektu. Brakuj¹ce œrodki trwa³e powinny niezw³ocznie powróciÌ na miejsce, chyba ¿e ich brak jest uzasadniony - np. znajduj¹ siê w serwisie.

W innych przypadkach brak Âśrodka trwaÂłego moÂże skutkowaĂŚ usuniĂŞciem jego kosztu z puli wydatkĂłw kwalifikowanych projektu. MoÂże to prowadziĂŚ nawet do postawienia zarzutu niezrealizowania projektu w peÂłnym zakresie i nakazu zwrotu caÂłoÂści wypÂłaconego dofinansowania. KontrolujÂącym naleÂży zapewniĂŚ dostĂŞp do terenu, na ktĂłrym projekt jest realizowany oraz do systemu komputerowego zwiÂązanego z finansowym i technicznym zarzÂądzaniem projektem, a zwÂłaszcza do ewidencji ksiĂŞgowej projektu. Zaleca siĂŞ, aby przy wykonywaniu czynnoÂści kontrolnych byÂła obecna osoba reprezentujÂąca beneficjenta, ktĂłra uczestniczyÂła w przygotowywaniu planu realizacji projektu oraz jego rozliczeniu.

Kolejnym etapem jest weryfikacja prawid³owoœci udokumentowania poniesionych wydatków. Kontroli mo¿e podlegaÌ wszelka dokumentacja zwi¹zana z projektem. A contrario, beneficjent mo¿e odmówiÌ kontroluj¹cym dostêpu do dokumentacji dzia³alnoœci nie zwi¹zanej z dofinansowaniem UE. W szczególnoœci kontroluj¹cym powinny zostaÌ udostêpnione wszystkie dokumenty dotycz¹ce zakupu œrodków trwa³ych, us³ug i robót budowlanych. W praktyce wielu beneficjentów nie posiada pe³nej dokumentacji lub znajduje siê ona w ró¿nych miejscach, co uniemo¿liwia jej sprawn¹ segregacjê. Nie posiada tak¿e dokumentacji zwi¹zanej z kosztami zatrudnienia - listy p³ac, deklaracji ZUS, dokumentów sprawozdawczych projektu (np. kopii sprawozdaù z realizacji projektu) i innych.

Po weryfikacji dokumentacji kontrolujÂący oceniÂą, czy zgodnie z zapisami uzupeÂłnienia wÂłaÂściwego programu operacyjnego poniesione przez beneficjenta wydatki moÂżna uznaĂŚ za kwalifikowane do wsparcia. Wielokrotnie, wÂłaÂśnie na tym etapie, beneficjenci byli informowani, iÂż poniesione przez nich wydatki naleÂży wykluczyĂŚ z puli wydatkĂłw kwalifikowanych. W przypadku kontrowersyjnych interpretacji organĂłw kontrolujÂących zalecamy przygotowanie wÂłasnego stanowiska w sprawie. WyjaÂśnienia beneficjentĂłw czĂŞsto przynosiÂły pozytywny efekt, w postaci pozostawienia okreÂślonych wydatkĂłw w puli wydatkĂłw kwalifikowanych projektu.

SprawdzÂą, co zagraÂża umowie

Kontrola mo¿e tak¿e obj¹Ì zgodnoœÌ przeprowadzonych procedur z ustaw¹ Prawo zamówieù publicznych (dotyczy beneficjentów wskazanych w zakresie podmiotowym i przedmiotowym ustawy); badanie statusu przedsiêbiorstwa ze wzglêdu na fakt, i¿ z niektórych form pomocy lub ze zwiêkszonego limitu pomocy mog¹ korzystaÌ wy³¹cznie mali i œredni przedsiêbiorcy - w takim przypadku kontrola mo¿e obj¹Ì nie tylko dane finansowe beneficjenta, ale równie¿ przedsiêbiorstw powi¹zanych kapita³owo lub poprzez udzia³ w zarz¹dzie z beneficjentem. W procesie ubiegania siê o dofinansowanie ka¿dy wniosek otrzyma³ okreœlon¹ liczbê punktów w ramach oceny merytorycznej.

Kontrola mo¿e zweryfikowaÌ, czy projekt beneficjenta na bie¿¹co spe³nia warunki, od których zale¿a³a przyznana punktacja - przyk³adowo, czy utworzono i utrzymano odpowiedni¹ liczbê nowych miejsc pracy, czy zakupiono sprzêt podnosz¹cy poziom BHP lub czy wywi¹zano siê z realizacji wskaŸników œrodowiskowych inwestycji. W praktyce wielu beneficjentów nie jest przygotowanych do udowodnienia w sposób mierzalny realizacji wskaŸników œrodowiskowych, np. redukcji powstawania odpadów. Elementem kontroli mo¿e byÌ tak¿e badanie ewentualnych zmian prawno-organizacyjnych zagra¿aj¹cych realizacji umowy o dofinansowanie.

Weryfikacji podlegajÂą rĂłwnieÂż obowiÂązki promocyjne, stosownie do zapisĂłw wybranego programu operacyjnego i umowy o dofinansowanie projektu. Z przeprowadzonej kontroli, w terminie 21 dni od jej zakoĂączenia, uprawniony organ sporzÂądza informacjĂŞ pokontrolnÂą zawierajÂącÂą m.in. dowody zebrane w toku kontroli, ustalenia co do prawidÂłowoÂści wydatkowania ÂśrodkĂłw finansowych, na ktĂłre beneficjent ma prawo odpowiedzieĂŚ w formie zastrzeÂżeĂą w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania. Organ kontrolujÂący powinien rozpatrzyĂŚ zastrzeÂżenia w ciÂągu 14 dni od dnia ich otrzymania. NastĂŞpnie organ kontrolujÂący przygotowuje zalecenia pokontrolne, ktĂłre beneficjent powinien wykonaĂŚ we wskazanym terminie.

Uwaga sankcje

Odmowa poddania siê kontroli, uniemo¿liwienie jej przeprowadzenia lub nie udostêpnienie dokumentów wskazanych w zawiadomieniu o kontroli skutkuje -a w przypadku niewykonania zaleceù pokontrolnych mo¿e skutkowaÌ - rozwi¹zaniem umowy o dofinansowanie, bez zachowania terminu wypowiedzenia. W przypadku stwierdzenia nieprawid³owoœci wydatkowania œrodków finansowych mo¿e nast¹piÌ wstrzymanie wyp³at refundacji poniesionych wydatków do czasu wyjaœnienia wszelkich zastrze¿eù. Przedstawienie nieprawdy we wnioskach o p³atnoœÌ, sprawozdaniach z realizacji projektu lub zaprezentowanie sfa³szowanej dokumentacji, prócz odebrania dofinansowania mo¿e ponadto skutkowaÌ poci¹gniêciem do odpowiedzialnoœci karnej.Chc¹c unikn¹Ì nieprawid³owoœci beneficjenci powinni przeprowadzaÌ wstêpne audyty projektu, które najlepiej zobrazuj¹ stopieù przygotowania do kontroli. Odrêbn¹ kwesti¹ pozostaje przygotowanie beneficjenta do "standardowej" kontroli ze strony organów skarbowych w zakresie prawid³owego rozliczenia dotacji i kosztów jej pozyskania.

PaweÂł Porada

senior konsultant w zespole ulg i dotacji inwestycyjnych Ernst & Young