Rola oceniającego

Rozmowa oceniająca jest ogromnym stresem nie tylko dla osoby, która podlega ocenie, ale również dla samego oceniającego. Umiejętność otwartej rozmowy o zdolnościach i zaangażowaniu pracownika to niemal sztuka, którą menedżerowie muszą opanować do perfekcji. Zatem umiejętność komunikowania często nieprzyjemnych i trudnych kwestii związanych z oceną pracy wymaga rozwinięcia umiejętności komunikowania się w sytuacji stresowej i trudnej. Przede wszystkim osoba oceniająca powinna pamiętać o najważniejszych zadaniach rozmowy oceniającej. Podstawową funkcją rozmowy jest stymulacja pracownika do lepszej, bardziej efektywnej pracy. Powinna zatem pełnić funkcję również korekcyjną, czyli prowadzić do  ustalenia przyczyn trudności w wykonywaniu pracy oraz zwiększyć zaangażowanie pracownika w określone zadania. Podczas rozmowy oceniającej, która jest procesem bardzo złożonym, warto pamiętać o wykorzystaniu możliwości budowania trwałej i pozytywnej relacji między przełożonym a pracownikiem. Podczas rozmowy przełożony powinien razem z ocenianym ustalić jego dalsze cele rozwojowe, omówić wizję firmy w stosunku do roli pracownika. Wszystkie te płaszczyzny powinny składać się na pełen obraz oceny oparty na zrozumieniu i zaufaniu co do celowości i pozytywnych efektów wynikających z samego procesu oceny.

Formuły rozmów oceniających

J. Szczuparzyński wyróżnia trzy formuły rozmowy oceniającej

• Powiedz i oczekuj wykonania (tell and sell)

Przełożony komunikuje wyniki oceny, udziela pouczeń. Osoba oceniana nie ma szansy ustosunkować się do otrzymanych informacji. Komunikacja w tej formie rozmowy oceniającej jest jednostronna.

• Powiedz i wysłuchaj (tell and listen)

Przełożony przekazuje wyniki oceny wraz z własną opinią i pozwala się do niej ustosunkować. Jest to jednak forma pozornie demokratyczna ponieważ, i tak tylko przełożony nadal ustala cele i zadania.

• Rozwiązywanie problemów (problem solving)

Formuła ta jest jedyną możliwą w kompetencyjnych systemach ocen. Rozmowa ma charakter partnerski, oparta jest na wzajemnej próbie nawiązania dialogu, wspólnym opracowaniu  rozwiązań problemów, wskazaniu celów, omówieniu zadań. Jest to rozmowa, w której z góry zakłada się współuczestnictwo ocenianego.

Na co należy zwrócić uwagę?

Przede wszystkim spotkanie powinno zostać zaplanowane z dużym wyprzedzeniem ponieważ oceniany i oceniający muszą się dokładnie przygotować. Rozmowa powinna odbyć się w cztery oczy, najlepiej w neutralnym miejscu, np. salce konferencyjnej. Przełożony odpowiedzialny jest za stworzenie odpowiedniej atmosfery - zaufania i wsparcia. Przed spotkaniem należy przeanalizować kwestionariusze ocen, umieć wytłumaczyć swoje stanowisko posługując się konkretnymi przykładami. Osoba oceniająca powinna słuchać i konkretnie odpowiadać na pytania pracownika. Oceniający powinien pamiętać o celu spotkania i założonych planowanych efektach spotkania. Podczas rozmowy nie należy się posługiwać uogólnieniami. Nie używajmy słów "zawsze", "tylko ty" itp.

Przekazywanie pozytywnych informacji i uwag krytycznych

Wielu menedżerów wyznaje teorię, że chwalenie pracownika może obniżyć jego zaangażowanie w pracę. Nic bardziej błędnego! Każdy człowiek potrzebuje uznania za swój wkład pracy. Wedle najnowszych badań i teorii zarządzania zasobami ludzkimi opartych na rozwoju kompetencji i wzmacnianiu mocnych stron pracownika - uznanie wartości pracy wpływa pozytywnie na zaangażowanie pracownika, mobilizuje go do dalszych osiągnięć. Jednak istotą rozmowy oceniającej jest również omówienie braków i obszarów, które wymagają dodatkowej pracy. Formułowanie uwag krytycznych powinno być oparte na założeniu, że każda uwaga powinna prowadzić do konstruktywnych wniosków. Należy pamiętać, że podczas rozmowy należy oceniać konkretny rezultat pracy, zachowanie, ale nigdy osobę. Co to znaczy, że uwaga powinna być konstruktywna? Przede wszystkim powinna opierać się o konkretne zdarzenie, powinna pouczać, ale również wspierać i zachęcać do poprawy. Najtrudniejszym momentem podczas rozmowy może okazać się dyskusja nad rozbieżnościami pomiędzy ocena przełożonego a samooceną pracownika. Wszelkie wątpliwości i różnice powinny zostać wyjaśnione i wytłumaczone. Nie warto zostawiać niedomówień, ponieważ będą one tylko narastać i piętrzyć nieporozumienia. Menedżerowie przekazując negatywne informacje często używają zasadę kanapki. Technika ta polega na przekazywaniu najpierw pochwały, informacji pozytywnej, następnie negatywnej, aby na koniec znów wskazać coś pozytywnego. Cóż, czy skuteczne? Tak naprawdę ciężko powiedzieć. Inną techniką jest zostawienie możliwości opowiedzenia o ocenie słabych stron samemu ocenianemu, jeśli osoba sama wskaże swoje niedociągnięcia łatwiej będzie nam się do tego ustosunkować.

Istota rozmowy oceniającej

Przygotowując się do rozmowy i prowadząc ją, należy przede wszystkim pamiętać, że ma być to dialog służący rozwojowi kompetencji pracownika. Głównym celem rozmowy powinna być zatem motywacja pracownika do rozwoju, a sama rozmowa powinna prowadzić do zbudowania wspólnej wizji przyszłości, opracowania dalszego planu działań.

Competitive Skills