Zakup wycieczki dla pracownika w ramach nagrody za dobre wyniki pracy będzie kosztem uzyskania przychodu dla Twojej firmy, a jej wartość będzie stanowić przychód pracownika. Firma kupuje bowiem usługę turystyczną i jest to jak najbardziej element kosztów związanych z prowadzoną działalnością i osiąganymi przychodami ze sprzedaży.

W ewidencji księgowej w kosztach rodzajowych ujmujesz tę fakturę jako zakup takiej usługi:
Wn konto "Usługi obce"
Ma konto "Rozliczenie zakupu"

Dla pracownika będzie to z kolei przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym za przychody ze stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Do przychodów takich zalicza się również nieodpłatne świadczenia, jakimi w Twoim przypadku jest wycieczka. Od takiego rodzaju przychodu pracownik musi zapłacić podatek.

Ale to na Tobie, jako pracodawcy i płatniku, ciąży obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Opodatkowania dokonujesz według aktualnej skali podatkowej, a przychód wykażesz w informacji PIT-11, będącej podstawą rocznego rozliczenia. Poza tym jesteś zobowiązany do naliczenia i odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Wartość wycieczki doliczasz w miesiącu przekazania jej jako nagrody pracownikowi do podstawy opodatkowania, a obliczony podatek i składki ZUS potrącasz z wynagrodzenia podstawowego razem z innymi obciążeniami.

Obliczony podatek i składki z tytułu nagrody ujmujesz w księgach następująco:
Wn konto "Rozrachunki z pracownikami"
Ma konto "Rozrachunki publicznoprawne"

Pamiętaj, że jedynie świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych po spełnieniu odpowiednich warunków są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i wyłączone z podstawy naliczenia składek ZUS, jednak nie dotyczy to jakichkolwiek nagród, a więc w Twoim przypadku wycieczki dla pracownika.

Podstawa prawna:
art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176; ost. zm. Dz.U. z 2007 r. nr 35, poz. 219, § 2 pkt 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998r. - Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 243, poz. 2434.

"Poradnik Finansowo-Księgowy" podpowiada, jak zyskać 100% pewności, że właściwie interpretuje się przepisy, poprawnie rozlicza finanse firmy, bezbłędnie prowadzi ewidencję księgową.

www.poradnikfk.pl