Każda jednostka organizacyjna - państwowa, samorządowa, podmiot gospodarczy np. spółka akcyjna, s.p. z o.o., stowarzyszenie, partia polityczna itd. w trakcie wykonywania swoich zadań statutowych, wytwarza różnego rodzaju dokumentację: aktową, techniczną, geologiczną, geodezyjną i kartograficzną, audiowizualną, fotograficzną w wersji papierowej i elektronicznej. Wytwarzana dokumentacja jest podstawowym źródłem informacji o danej jednostce, odzwierciedla sposób podejmowania decyzji, planowania i zarządzania oraz statutową jej działalność.

Postępowanie z wytwarzaną dokumentacją, nie może być dowolne i podlega ściśle określonym regulacjom i normom prawnym. Normy te ustalają zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, warunki gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania, zabezpieczenia i udostępniania przez aktotwórcę dokumentacji kat. A i B oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych lub wydzielonych, w wersji papierowej jak i w wersji elektronicznej.

Podstawa prawna -"ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002r., Nr 171, poz. 1396 - tekst jednolity z późn. zm.) nakłada na każdego aktotwórce, prawny obowiązek postępowania z wytwarzaną dokumentacją. Obowiązek ten, jest bardziej lub mniej zróżnicowany w zależności od statusu prawnego aktotwórcy. Za naruszenie ustawowych zasad postępowania z wytwarzaną dokumentacją, prawodawca ustanowił sankcje karne dla kierowników jednostek, którzy w całości odpowiadają za całokształt wytwarzanej dokumentacji. Największy zakres i rygoryzm jest wobec państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych (art. 239 §1 kk, 268 § 1kk i art. 276 kk).

Nowoczesne technologie, gromadzenie i przetwarzanie oraz udostępnianie informacji, wymagają stałego uzupełniania wiedzy i umiejętności praktycznych, co można uczynić między innymi korzystając ze specjalistycznych szkoleń. Szkolenia te mają na celu przekazanie umiejętności prowadzenia odpowiedniej ewidencji powstającej dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw nadsyłanej i składanej do jednostki organizacyjnej dokumentacji w wersji papierowej i elektronicznej na podstawie:  

• "Instrukcji kancelaryjnej", która określa kryteria, podział dokumentacji na kategorie archiwalne. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, od momentu rejestracji pierwszego pisma wszczynającego sprawę, do momentu wybrakowania lub zdania dokumentacji do archiwum państwowego lub wydzielonego.
• "Jednolitego rzeczowego wykazu akt", zapewniającego jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

 Ważne jest także przyswojenie umiejętności:

• Sporządzania własnych aktów normatywnych: uchwał, zarządzeń, załączników, decyzji,
• Zasad redagowania różnego rodzaju pism, w tym biznesowych, międzynarodowych, protokołów z zebrań, narad, notatek, rejestracji m.in. danych osobowych,
• Tworzenia różnego rodzaju dokumentacji: m.in. osobowej, księgowej, płacowej, aktowej, technicznej, fotograficznej
• Opisu teczek aktowych, porządkowania dokumentacji wewnątrz teczek,
• sporządzanie spisów zdawczo - odbiorczych, przekazywanie akt do archiwum zakładowego lub składnicy akt.
• Rozbudowania "Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt"

 Należy również zapoznać się z zasadami:

• Archiwizowania dokumentacji niearchiwalnej i materiałów archiwalnych na podstawie "Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt", w tym: m.in. ewidencja archiwum zakładowego lub składnicy akt, wyposażenie archiwum zakładowego lub składnicy akt, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przekazywanie dokumentacji aktowej kat. B25 ze składnicy akt do archiwum zakładowego jednostki nadrzędnej, przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego lub wydzielonego.
• Elektronicznym obiegiem dokumentacji - oraz obowiązującymi aktami prawnymi w sprawie:
  
  - niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych,
  - szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi,
  - w wymagań technicznych  formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.

Teresa Curzytek
Ekspert z zakresu biurowości i archiwistyki