Należy w e-mailach używać zwrotów grzecznościowych. Wobec osób, których nie znamy, stosownie będzie zwracać się Szanowna Pani czy Szanowny Panie. W stosunku do współpracowników, klientów, kontrahentów, których znamy, z którymi prowadzimy korespondencję przez dłuższy czas, możemy użyć zwrotu: Pani Anno, Panie Mateuszu itp.

Na zakończenie listu dobrze jest dołączyć wyrazy szacunku lub pozdrowień (mniej oficjalnie). Korespondencji służbowej nie należy kończyć "buziaczkami", "całuskami", "pa, pa" itp. To zwroty wyłącznie do prywatnego użytku.

Małych i wielkich liter używać należy zgodnie z zasadami ortografii - wysłanie listu napisanego dużymi literami (wersalikami) jest niegrzeczne i utrudnia czytanie. Ma się wrażenie, że list krzyczy.

Jeśli piszemy po polsku, to używamy polskich znaków diakrytycznych (ą, ę, ż, ź, ó, itd.). Zaczynamy zdanie dużą literą, spację stosujemy po znakach przestankowych, a nie przed.

Ostrożnie z emotikonami - symbolami zbudowanymi ze znaków przestankowych, oznaczającymi w skróconej formie uczucia, potrzeby, stany czy zachowanie. Do stosowanych i rozumianych powszechnie należą:

• :-) śmiać się,
• ;-) mrugać okiem,
• :-( okazywać smutek, żal,
• :-* całusek.

W korespondencji służbowej nie należy używać emotikonów.

Odpowiadając na list nie należy nadużywać funkcji dołączania do odpowiedzi oryginalnej wiadomości, tworzenia w liście "historii" tematu. To bardzo wygodny sposób odpowiedzi, ale czynienie z tego codziennej praktyki jest nieeleganckie, zwłaszcza, jeśli już od jakiegoś czasu wymieniamy korespondencję na dany temat w takiej formie.

Ostrożnie z opcją "prześlij dalej" - e-maili nie powinno się udostępniać osobom trzecim bez zgody nadawcy. Łańcuszki - służbowo - niedopuszczalne, prywatnie - w złym stylu. To po prostu spam.

Zdarza się, że ten sam list trzeba wysłać do wielu osób. Należy wówczas ukryć adresy odbiorców wiadomości. Zdarza się, niestety często, że ludzie wysyłają "zbiorówki" udostępniając wszystkim odbiorcom tej wiadomości adresy wszystkich pozostałych odbiorców, bez zgody właścicieli skrzynek. Jest to złamanie zasady poufności, a poza tym ułatwia rozprzestrzenianie
się wirusów, trojanów itp. 

W korespondencji służbowej często chcemy mieć potwierdzenie odbioru wiadomości. Aby ułatwić sobie życie, włączamy opcję "żądaj potwierdzenia przeczytania dla wszystkich wysyłanych wiadomości". Koniecznie wyłączmy tę opcję wysyłając życzenia współpracownikom, klientom, kontrahentom.

Wysłanie: "Wesołych Świąt" z żądaniem potwierdzenia odbioru jest nieeleganckie. Na e-maile należy odpowiadać tak szybko, jak to jest możliwe, najlepiej w ciągu dwóch, trzech najbliższych dni.

Z listem elektronicznym można wysłać załącznik, plik z tekstem, zdjęciem lub rysunkiem. Należy wówczas napisać kilka słów od siebie - wyjaśnienie dotyczące zawartości załącznika. Nie należy wysyłać "pustych" listów, bez żadnej treści, zawierających tylko załącznik.

I jeszcze adres. Zwróćmy uwagę, by do celów służbowych nie używać adresów typu: superlaska@..., czy buziaczek@... Lepiej utworzyć konto z adresem zawierającym imię i nazwisko.

Na koniec: "priorytet". Tylko czasami, tylko naprawdę dla ważnych wiadomości ustawiamy tę opcję. Inaczej spowszednieje i nie będzie wyróżniać ważnych wiadomości od tych mniej ważnych.

Barbara Mikołajczyk
Ekspert savoir vivre