Wytwarzane systemy elektronicznego obiegu dokumentów, które nagminnie pojawiają się na naszym rynku, są przedstawiane jako produkt, idealnie odpowiadający potrzebom określonego typu klienta.

Systemy te adresowane są, do firm i innych instytucji komercyjnych. W większości nie mają za wiele wspólnego, z realnymi potrzebami konkretnych firm. Nie są dostosowane legislacyjnie do ich potrzeb zgodnie z ich statutową działalnością. Elektroniczny obieg dokumentacji nie może działać bez wprowadzenia "Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt" W związku z czym w programach przeważają ogólne "Jednolite Rzeczowe Wykazy Akt".

Zasadniczym zadaniem firmy, przed zakupem programu "elektronicznego
obiegu dokumentacji" jest wprowadzenie w życie własnego "Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt" (w porozumieniu z Archiwum Państwowym lub wyodrębnionym).

Własny, a nie narzucony przez oferenta, w programie "Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt" musi być odpowiednio dostosowany, do statutowej działalności jednostki.

"Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt", u każdego aktotwórcy jest najważniejszym aktem normatywnym, normującym zagadnienia kancelaryjno - archiwalne. Stanowi on podstawę do prawidłowej klasyfikowania dokumentacji, powstającej w toku jej wytwarzania i kwalifikacji archiwalnej, która określa okres obligatoryjnego przechowywania danej grupy rzeczowej dokumentacji w archiwum zakładowym i elektronicznym, a przede wszystkim jest bardzo przydatny podczas brakowania.

Elektroniczny obieg dokumentacji w jednostce powinien zostać wprowadzony przy wspólnym uzgodnieniu n/w osób: oferent programista - informatyk - archiwista, lub osoba , która zna dobrze strukturę organizacyjną jednostki oraz praktyczne stosowanie "Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt". Wspólne uzgodnienie odpowiednich zasad działania programu "elektronicznego obiegu dokumentacji" daje pewność, że program będzie służył zgodnie ze swoim przeznaczeniem.

Ponadto, elektroniczny obieg dokumentacji musi być wprowadzony, równocześnie z programem elektronicznego archiwum, program ten powinien znajdować się w jednej ofercie z elektronicznym obiegiem dokumentacji. Programy te mogą być wprowadzone osobno lub razem, ale przede wszystkim powinny być od jednego producenta (wtedy istnieje pewność, że będą kontatybilne). Brak kontatybilności tych programów spowoduje minięcie się z celem stosowania, któregokolwiek programu. Z uwagi, że wytworzona dokumentacja w "elektronicznym obiegu dokumentacji", nie będzie mogła być przekazana elektronicznie do "elektronicznego archiwum".

Program dotyczący elektronicznego obiegu dokumentacji powinien być opracowany na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38 poz. 173 tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.) oraz przepisach wykonawczych do tej ustawy:

1) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie: niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. 06.206.1517),

2) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. 06.206.1518),

3) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. 06.206.1519).

Teresa Curzytek