Przede wszystkim - dostarczaÌ informacje osobom, które tego chc¹. A najlepiej - jeœli same by o nie poprosi³y. Temu w³aœnie mo¿e s³u¿yÌ newsletter. Redagowany i kolportowany, zazwyczaj bezp³atnie, na skrzynki mailowe periodyk. Kiedyœ popularne, potem traktowane jako spam, wracaj¹ do ³ask. Dowodzi tego "Raport z IV badania wykorzystania poczty elektronicznej". Tak wiêc, ¿eby taki newsletter pracowa³ dla nas, trzeba jego i nas dobrze do tego przygotowaÌ.

Informacja, a nie spam - czyli jak czêsto

Newsletter nie powinien docieraæ do odbiorcy za czêsto. Optymalnie raz na tydzieñ, a nawet raz na dwa tygodnie. Niech odbiorcy maja czas zapoznaæ siê z bie¿±cym wydaniem i zatêskniæ za nastêpnym. Odpowiedni przedzia³ czasowy daje te¿ mo¿liwo¶æ wypuszczenia w miêdzyczasie wydania specjalnego, kiedy masz rzeczywi¶cie wa¿n± i gor±c± informacjê. No chyba… ¿e prowadzisz instytucjê finansow±, której klienci zarabiaj± i trac± w czasie rzeczywistym na bie¿±cych ruchach gie³dy - wtedy obowi±zujê Ciê inne regu³y.

Czytaj, nie tylko w myÂślach, i odpisuj

Nie pytaj. Sam powinieneœ wiedzieÌ najlepiej. Znasz swoj¹ stronê WWW i swoj¹ ofertê. Mo¿esz œledziÌ, z jakich innych miejsc internauci trafiaj¹ na Twoj¹ stronê, mo¿esz podejrzeÌ, na której z podstron spêdzaj¹ najwiêcej czasu, a które omijaj¹. Wiesz, jakie pytania powtarzaj¹ siê w listach nadsy³anych do kontaktowej skrzynki poczty elektronicznej. Niech w Twoim newsletterze nie brakuje informacji z bran¿y, œwiatowych trendów, ale nie zapominaj przy tym o wydarzeniach dotycz¹cych firmy: jubileuszach, nowych produktach, planowanych promocjach. Uruchamiaj¹c newsletter, dobrze jest zaplanowaÌ jego zawartoœÌ na pierwszych kilka wydaù - czyli nawet do trzech miesiêcy w przód.

Estetycznie i z rozwagÂą

Zaplanuj i zaprojektuj nie tylko treœÌ, ale i wygl¹d newslettera. Powinien byÌ czytelny, estetyczny i nie za du¿y. Przek³adaj¹c to na praktykê - przemyœlany podzia³ sekcji, wyró¿nione tytu³y i sensowne zapowiedzi artyku³ów oraz wielkoœÌ nie powoduj¹ca zatoru na serwerze pocztowym odbiorcy.

Coraz wiêcej odbiorców preferuje format html. To dobrze, bo mo¿emy zaprojektowaÌ estetyczn¹ grafikê. W tej grafice najwa¿niejszy element to: logo firmy. No i obowi¹zkowo - stopka, a w niej adres strony WWW oraz mo¿liwe sposoby kontaktu (infolinia, adres mail, telefon).

Komu, komu?

Na pocz¹tku odbiorców nie bêdzie du¿o. Mo¿na rozes³aÌ informacjê o uruchomieniu newslettera i zaproszenie do zapisów do klientów, kontrahentów i partnerów. Na stronie internetowej koniecznie w widocznym miejscu powinna siê znaleŸÌ opcja subskrypcji. Im wiêcej informacji o sobie poda u¿ytkownik w formularzu - tym ³atwiej bêdzie Ci poznaÌ jego oczekiwania i dopasowaÌ treœÌ. Ale z drugiej strony - pytanie o numer PESEL lub rozmiar ko³nierzyka przy rejestracji raczej odstrasz¹ ni¿ przyci¹gn¹. O szczegó³owe informacje zawsze bêdzie mo¿na poprosiÌ, publikuj¹c w newsletterze ankietê.

Nie zaszkodzi te¿ informowaÌ o newsletterze podczas rozmów telefonicznych: "A wiêcej informacji na bie¿¹co znajdzie Pan/Pani w...", warto te¿ poinstruowaÌ przedstawicieli handlowych - wszak bêdzie to równie¿ wsparcie w ich zadaniach.

Umiej siĂŞ poÂżegnaĂŚ

Dbaj¹c o naszych subskrybentów, powinniœmy mieÌ œwiadomoœÌ, ¿e kiedyœ mo¿e im siê znudziÌ. I tak samo, jak ³atwo zostali u¿ytkownikami naszego serwisu, powinni mieÌ mo¿liwoœÌ rezygnacji i wypisania siê z listy odbiorców. W ka¿dym newsletterze powinna byÌ podana informacja, jak to zrobiÌ. I nale¿y tak¹ decyzjê odbiorcy bezwzglêdnie uszanowaÌ.

Anna PawÂłowska-Pojawa