Tomasz Nawrocki, właściciel niewielkiego sklepu spożywczego nie dawał sobie rady z księgowością. Rozliczanie faktur, podatku VAT i rachunków za paliwo sprawiało mu coraz więcej kłopotów i pochłaniało wiele czasu.

- Zdarzało się, że pół nocy spędzałem nad papierami, by wszystko zaksięgować - opowiada. - Niestety, nie było to łatwe, a przy tym stresujące. Za każdy błąd urząd skarbowy nakłada na podatnika karę. Sklep Tomasza Nawrockiego przynosił coraz większe dochody, a liczba faktur i innych dokumentów stale rosła. Przedsiębiorca postanowił zatrudnić własną księgową albo zlecić obsługę księgowo-rozliczeniową wyspecjalizowanej firmie. Przed podobnym dylematem staje wielu właścicieli większych i mniejszych firm.

Wraz z rozwojem przedsiębiorczości po 1989 roku rodzimi biznesmeni musieli nauczyć się nie tylko dobrze handlować i produkować, ale i skutecznie i zgodnie z prawem rozliczać dochody swoich firm. Rynek usług księgowo-rozliczeniowych nie był bowiem rozwinięty na taką skalę, jak obecnie. Niestety, dla wielu przedsiębiorców największymi przeszkodami w rozwoju własnego biznesu są samodzielne prowadzenie ksiąg rozliczeń, dochodów i rozchodów, podatkowych i obliczenie podatku VAT.

- Gdy założyłem firmę, cała księgowość była na mojej głowie - wspomina Janusz Piątek, przedsiębiorca budowlany. - Byłem zaopatrzeniowcem, kierowcą, inżynierem, no i księgowym. Musiałem śledzić przepisy prawne, które wciąż się zmieniały. Niestety, ich interpretacja należała i wciąż należy do urzędnika, który decyduje o losie przedsiębiorcy. Gdy tylko pojawiła się okazja, skorzystałem z usług specjalistów od księgowości i zrzuciłem z siebie ten ciężar. Specjalistyczne firmy z branży usług księgowych pojawiły się na rynku dość szybko.

W większości przypadków były to wielkie i drogie korporacje zagraniczne, takie jak: Arthur Andersen, Pricewaterhouse Coopers czy Deloitte. Obsługiwały przede wszystkim duże firmy, które pojawiły się na polskim rynku. Mali czy średni przedsiębiorcy, ze względu na wysokie ceny usług, nie byli w stanie skorzystać z ich oferty - godzina pracy analityka wielkiej korporacji kosztuje kilka tysięcy euro. Wraz z rozwojem gospodarki popyt na usługi księgowe zaczął rosnąć, a na rynku pojawili się nowi gracze specjalizujący się w rozliczaniu innych podmiotów gospodarczych: spółki polskie i zagraniczne, jak i jedno- lub kilkuosobowe firmy usługowe.

Pomoc przychodzi z zewnątrz

Działające na zasadach outsourcingu firmy księgowo-rozliczeniowe mają ułatwiać życie przedsiębiorcom. To na nie bowiem przenoszone są obowiązki związane z kompleksową obsługą i rozliczeniami finansowymi danej firmy. - Świadczymy usługi różnego typu: od księgowych po płacowe, sprawujemy nadzór księgowy, płacowy, prowadzimy audyty - wylicza Monika Nowecka, dyrektor zarządzający biurem księgowym w Mazars Polska. - Przekrój naszych klientów jest bardzo duży: od międzynarodowych koncernów po małe firmy polskie. Outsourcing staje się w Polsce coraz popularniejszy.

Przedsiębiorcom zaczyna się opłacać korzystanie z usług firmy zewnętrznej, która nie tylko wyliczy należny do zapłacenia podatek, rozliczy faktury, ale i za swoją działalność ręczy wysokimi ubezpieczeniami, które pokrywają ewentualne błędy popełnione przy wyliczeniach. - W Polsce przepisy podatkowe stale się zmieniają, nie są stabilne i jasne, poza tym podlegają urzędniczej interpretacji - wylicza Michał Norwicz, właściciel biura Liczyk. - Dlatego nie dziwię się, że przedsiębiorcy, szczególnie ci mniejsi, wolą zlecić takie zadania poza firmę i wynająć do tego specjalistów.

Mimo dużego ryzyka w biznesie księgowym, działalność jest opłacalna. Najlepszym dowodem jest zwiększająca się z roku na rok liczba firm. W samej Warszawie działa około 2 tysięcy biur rachunkowych. Na dużej konkurencji w branży korzystają klienci, bowiem ceny usług świadczonych przez specjalistów systematycznie spadają. Jednoosobowa firma może liczyć na obsługę księgową już za kwotę od 110 zł za miesiąc. Sprawniejsza staje się również obsługa: wymiana dokumentów odbywa się poprzez internet, a zainteresowany ma stały wgląd w przebieg i proces rozliczania.

Wpływ na cenę usług ma nie tylko liczba osób zatrudnionych w firmie zlecającej obsługę, lecz także liczba dokumentów, które trzeba przetworzyć, oraz czas spędzony na przygotowanie rozliczenia. Jeśli mamy około 300 faktur sprzedaży, a stopień skomplikowania sprawy nie jest zbyt duży, to cena usługi może się wahać w granicach 6-7 tys. zł plus 22 proc. VAT za miesięczną usługę rozliczania ksiąg - mówi Monika Nowecka z Mazars. - Koszty rosną wraz ze skomplikowaniem usług. Jeśli dotyczą obsługi kadrowo-płacowej, na ostateczną cenę wpływa liczba pracowników oraz rodzaj umów, jakie zawiera z nimi nasz klient.

W przypadku nadzoru księgowego pod uwagę brane są m.in. wielkość podmiotu, liczba dokumentów oraz czas, jaki pracownicy firmy rozliczeniowej poświęcą na przygotowanie rozliczeń - wyjaśnia. W takich przypadkach cena za miesięczną obsługę może przekroczyć nawet 50 tys. zł. Jednak firma zlecająca może wówczas wliczyć wydatki związane z księgowością w koszty działalności i tym samym zapłacić mniejszy podatek. To kolejny wabik, który sprawia, że firmy rozliczeniowe nie narzekają na brak klientów. - Nie zabiegamy o zlecenia. Mamy już taką markę, że klienci sami się do nas zgłaszają - przyznaje Monika Nowecka.

Z kolei Michał Norwicz podkreśla, że w branży usług profesjonalnego rozliczenia liczy się jakość, pewność i gwarancje przeprowadzonych rozliczeń. - W księgowości o pomyłkę nie jest trudno, a konsekwencje mogą być tragiczne: koniec kariery i przyszłości wielu osób - mówi Norwicz. - Dlatego zawsze warto sprawdzić, czy firma, której zleca się usługi, ma obowiązkowe ubezpieczenia i zatrudnia fachowców. Płacąc za usługę, kupuje się nie tylko rozliczenie faktur, czy zbadanie ksiąg, ale i wiedzę oraz doświadczenie zespołu, który nie powinien zawodzić.

Zostać księgowym

Teoretycznie, firmę zajmującą się usługami księgowymi może założyć każdy. Działalność mogą prowadzić osoby fizyczne, spółki handlowe, cywilne, kapitałowe, spółdzielnie, związki zawodowe i wiele innych. Jednak do świadczenia usług innym firmom niezbędny jest specjalny certyfikat (świadectwo kwalifikacji), który wydaje Ministerstwo Finansów. Można go uzyskać po zdaniu specjalnego egzaminu (koszt 480 zł) składającego się ze 160 pytań oraz trzech zadań sytuacyjnych. Certyfikat mogą też uzyskać biegli rewidenci, doradcy podatkowi i osoby, które wykażą się odpowiednim stażem pracy w zawodzie oraz wykształceniem wyższym na kierunku rachunkowość.

Po otrzymaniu certyfikatu (a jak podkreślają osoby, którym się to udało, nie jest to wcale łatwe) i rozpoczęciu działalności trzeba jeszcze wykupić obowiązkowe ubezpieczenie OC od wykonywania działalności polegającej na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Sumę minimalnej polisy ustala rozporządzenie ministra finansów. Jeżeli przedmiotem działalności jest prowadzenie ksiąg rachunkowych i doradztwo podatkowe, kwota ubezpieczenia wynosi 15 tys. euro. Jeśli chcemy prowadzić wyłącznie księgi rachunkowe, musimy się ubezpieczyć na kwotę 10 tys. euro.

Jeżeli jednak zdecydujemy się wyłącznie na usługi związane z doradztwem podatkowym, to polisa wynosi 5 tys. euro. Są to ubezpieczenia obowiązkowe. Każda firma może też wykupić polisę dobrowolną. - Dajemy naszym klientom gwarancję, że w razie ewentualnych kłopotów, ubezpieczyciel pokryje wynikłe z tego tytułu zobowiązania - wyjaśnia Michał Norwicz. - Rozliczenia to dość skomplikowana dziedzina i, niestety, mogą przydarzyć się błędy czy pomyłki, ale dzięki polisie czujemy się bezpieczni. Niestety, na rynku działają też firmy, a nawet niezarejestrowani księgowi, którzy nie mają polis.

I w przypadku błędów w rozliczeniu i w sytuacjach, gdy urząd skarbowy domaga się spłaty, np. źle rozliczonego podatku, księgowy ponosi jedynie odpowiedzialność cywilną - sąd może nałożyć na niego karę równą trzykrotnemu średniemu uposażeniu. W sytuacji, gdy zobowiązania sięgają setek tysięcy złotych, są to niewielkie pieniądze. Kolejną ważną sprawą, poza obowiązkowym i dobrowolnym ubezpieczeniem, są pracownicy. Najlepiej jeśli wśród zatrudnionych są osoby doświadczone i odpowiednio wykształcone. - Naszą firmę tworzą pracownicy po studiach wyższych z rachunkowości - mówi Michał Norwicz.

- Chętnie przyjmujemy także osoby z doświadczeniem zawodowym, a w obu przypadkach podstawowym kryterium jest posiadanie certyfikatu. Zjawisko emigracji Polaków do pracy poza granicami kraju nie ominęło środowiska księgowych. Wielu specjalistów wyjechało w poszukiwaniu jeszcze lepiej płatnej pracy, a ci, którzy zostali, mogą przebierać w ofertach oraz negocjować sowite zarobki. Pensja asystenta zaczyna się od 3 tys. zł brutto, księgowy może zarobić od 4 do 6 tys. zł brutto, a główny księgowy nawet powyżej 8 tys. zł.

Podatek jak danina

Przedstawiciele branży przestrzegają, by w poszukiwaniach firmy świadczącej usługi księgowe zwracać uwagę nie tylko na cenę, ale i na jakość usługi. - Rynek nie jest niczym regulowany i nie istnieją z góry dla wszystkich ustalone zasady działania firm - uważa Monika Nowecka z Mazars Polska. - Może dojść do sytuacji, w której klient zostanie oszukany, a zleceniobiorca nie poniesie z tego tytułu żadnych konsekwencji. Według Michała Norwicza konkurencja na rynku jest jak najbardziej pożądana. Co prawda, małe i średnie firmy nie mogą mierzyć się potencjałem oraz portfelem klientów obsługiwanych przez korporacje z tzw. wielkiej czwórki (po upadku Andersena zostały w niej PwC, Deloitte, E&Y i KPMG).

Jednak średnie firmy księgowe zdobyły już swoich stałych klientów i to pozwala im na stabilne funkcjonowanie. Bywa jednak, że przegrywają walkę o klienta z jednoosobowymi firmami, które zaniżają ceny. Mimo cenowej rywalizacji o klienta i dużej liczby podmiotów świadczących usługi, przyszłość branży jest wciąż obiecująca. Specjalistyczne firmy, dysponujące doświadczonymi pracownikami, będą zyskiwały na znaczeniu i zwiększą liczbę zleceniodawców. - Odkąd istniały państwa, zawsze płaciło się daniny, a później podatki - mówi Michał Norwicz. - Nie wierzę, że władza zrezygnuje z pobierania podatków, a póki ten stan będzie trwał, nie zniknie zapotrzebowanie na pracę księgowych i doradców podatkowych.

Michał Bogurat (miesięcznik Własny Biznes)