Opis stanowiska pracy zawiera wszechstronną charakterystykę pracy wykonywanej na danym stanowisku oraz zestaw wymagań stawianych kandydatom na to stanowisko. Dzięki temu rekrutacja może przebiegać w sposób strategiczny, a przez to ekonomicznie uzasadniony. Konkretna treść opisu stanowiska pracy zależy od celu, w jakim ma być on wykorzystany.

W organizacjach charakteryzujących się sztywnymi, sformalizowanymi i wieloszczeblowymi strukturami organizacyjnymi opisy stanowisk są zazwyczaj bardzo szczegółowe. W organizacjach o strukturach elastycznych (zespoły) lub płaskich, w których pracownicy mają większą autonomię działania, opisy stanowisk mają charakter ogólny. Ogólna zasada jest następująca: opisy różnych stanowisk powinny minimalizować ryzyko powstania sporów kompetencyjnych czyli sytuacji, w których za tę samą czynność odpowiada kilku pracowników z różnych działów, lub sytuacji, w których za daną czynność faktycznie nie odpowiada nikt.

Opis stanowiska pracy może wyglądać jak poniżej:

CHARAKTERYSTYKA STANOWISKA

• nazwa: dyrektor personalny
• jednostka organizacyjna: firma A
• odpowiedzialność hierarchiczna: prezes zarządu
• stanowiska podległe: kierownicy działów - rekrutacji, personalnego, wynagrodzeń, sekretarka; rozpiętość kierowania - 4 stanowiska; zasięg kierowania - 16 stanowisk
• cel stanowiska: współtworzenie strategii personalnej i nadzór nad jej realizacją, współpraca w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi z zarządem i kierownikami liniowymi w celu realizacji misji i strategii firmy
• główne zadania na stanowisku:
  zadania kierownicze:
  - uczestniczenie jako członek zarządu w formułowaniu strategii firmy oraz strategii personalnej zgodnych z misją i celami firmy,
  - monitorowanie i ocena rezultatów wdrożenia strategii personalnej firmy,
  - inicjowanie zmian w procesie zarządzania zasobami ludzkimi w stosunku do całej firmy oraz w stosunku do poszczególnych jednostek organizacyjnych,
  - kierowanie pracami pionu personalnego, dokonywanie podziału pracy, ocena oraz podejmowanie decyzji personalnych dotyczących pracowników tego pionu,
  zadania funkcyjne (specjalistyczne):
  - planowanie i realizacja poszczególnych działań z zakresu pozyskiwania, motywowania, szkolenia pracowników, ich przemieszczeń wewnętrznych i odejść w sposób zgodny ze strategią ogólną i personalną firmy,
  - tworzenie i wdrażanie metod i narzędzi ułatwiających realizację polityki personalnej,
  - dbanie o wzrost zadowolenia pracowników poprzez tworzenie dobrej atmosfery i zapewnienie odpowiednich warunków pracy,
  - orientacja działań na wartości, które przyczyniają się do poprawy wizerunku firmy i wzmacniają jej pozycję konkurencyjną.
• podejmowanie decyzji (samodzielność decyzyjna w zakresie spraw):
  merytorycznych:
  - nadzoru nad realizacją strategii personalnej po uzyskaniu akceptacji zarządu firmy,
  - doradzania zarządowi i kierownikom liniowym w zakresie ZZL,
  - inicjowania nowych rozwiązań w obszarze ZZL w zakresie metod i narzędzi wspierających realizację strategii personalnej,
  organizacyjnych:
  x planowania i organizowania pracy pionu personalnego,
  x organizowania, kontroli i oceny pracy podwładnych pracowników,
  finansowych:
  x dysponowanie budżetem pionu personalnego,
• kontakty wewnętrzne:
  - regularne - zarząd, kierownicy działów i sekcji, radca prawny, przedstawiciele związków zawodowych, pracownicy pionu personalnego,
  - nieregularne - pozostali pracownicy firmy,
• kontakty zewnętrzne:
  - regularne - urzędy: ZUS, PIP, WUS, urzędy pracy, szkoły wyższe, szkoły zawodowe, wybrane firmy doradztwa personalnego,
  - nieregularne - Urząd Skarbowy, Urząd Ochrony Danych Osobowych, firmy szkoleniowe, firmy doradcze, agencje pracy tymczasowej, stowarzyszenia branżowe,
• kryteria oceny pracy na stanowisku:
  - stopień realizacji strategii personalnej,
  - wdrożenie nowych rozwiązań w zakresie ZZL,
  - poziom fluktuacji wykwalifikowanych pracowników,
  - optymalizacja kosztów zatrudnienia i zwolnień,
  - realizacja budżetu pionu personalnego,
  - poziom satysfakcji pracowników,
• używany sprzęt biurowy: komputer, kserokopiarka, faks, drukarka, telefon,

WYMAGANIA STANOWISKA

• wykształcenie: wyższe, profil - preferowany kierunek zarządzanie, prawo lub nauki społeczne, preferowana specjalność - zarządzanie zasobami ludzkimi,
• wiedza, umiejętności i cechy osobowości:
  - wiedza zawodowa z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem, nowoczesnych metod ZZL, zarządzania projektami i zmianą, prawa pracy i polityki społecznej,
  - umiejętności specjalistyczne: strategicznego myślenia i działania, analizowana sytuacji, dostrzegania relacji, porównywania danych i wyciągania wniosków, stosowania metod i narzędzi ZZL, współpracy w zespole, negocjowania, efektywnego organizowania własnej pracy, kierowania własnym rozwojem zawodowym,
  - umiejętności kierownicze: przywódcze, podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów przy jednoczesnym koncentrowaniu się na celach firmy i jej wartościach, delegowania uprawnień i obowiązków, zarządzania w sytuacjach zmian i kryzysowych, działania pod wpływem stresu,
  - cechy osobowości: komunikatywność, odporność na stres, asertywność, empatia i inteligencja emocjonalna, kreatywność, otwartość na zmiany, wytrwałość, odpowiedzialność,
  - doświadczenie zawodowe: wymagany staż pracy ogółem - minimum 8 lat, wymagany staż pracy na konkretnych stanowiskach - co najmniej 5 lat na stanowiskach kierowniczych, w tym trzy lata na stanowisku dyrektora personalnego, doświadczenie zawodowe w zakresie budowania strategii personalnej, zarządzania zasobami ludzkimi w procesach restrukturyzacji i zmian, kierowania działem personalnym.

podpis pracownika / podpis przełożonego:
- koniec opisu stanowiska -

Jak widać w powyższym przykładzie, opis stanowiska pracy powinien zawierać: dane identyfikacyjne stanowiska, cel główny, podstawowe zadania, uprawnienia i zakres odpowiedzialności, relacje z innymi stanowiskami pracy oraz z otoczeniem zewnętrznym, wymagania kwalifikacyjne, datę ostatniej modyfikacji opisu.

Wbrew pozorom, ten ostatni element jest dość ważny. Jeśli opis stanowiska nie był aktualizowany przez dłuższy czas (dłuższy w odczuciu subiektywnym, związanym z branżą - dla niezbyt zmiennych branż typu handel może to być rok, dla szybko zmieniających się branż typu media internetowe może to być miesiąc), istnieje ryzyko, że jest już przestarzały, że nie odpowiada realiom funkcjonowania firmy. Analiza opisów stanowisk może pomóc odnaleźć i zlikwidować wewnętrzne problemy i napięcia między działami oraz pracownikami.

Poprawnie skonstruowany pod względem metodycznym opis stanowiska powinien zatem udzielać odpowiedzi na następujące pytania:

• Jakie jest usytuowanie stanowiska w strukturze organizacyjnej i jakie są jego powiązania hierarchiczne (stanowiska nadrzędne, stanowiska podrzędne)?
• Jaka jest racja istnienia stanowiska czyli w jakim celu zostało ono utworzone?
• Jaki jest zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności?
• Jakie są warunki pracy i wyposażenie stanowiska?
• Jakie są wymagania kwalifikacyjne/kompetencyjne dla danego stanowiska?

Ponieważ opis stanowiska służy wielu osobom, z których nie wszyscy równie biegle posługują się żargonem specjalistycznym, opis stanowiska pracy powinien być napisany jasnym, prostym językiem. Opis nie może zawierać ocen ani opinii, nie może również być powiązany z konkretnym pracownikiem (czyli opis stanowiska nie zależy od powiązań politycznych pełniącej je osoby). Wadami opisów często są również nadmierna koncentracja na szczegółach (paraliż analityczny - szczegóły nie sprawią, że praca będzie lepiej wykonywana) oraz brak spójności z innymi dokumentami organizacyjnymi takimi jak regulamin organizacyjny lub regulamin pracy. Opisy stanowisk powinny również być zgodne co do ducha kulturze organizacyjnej, w przeciwnym razie pozostaną jedynie zadrukowanym kawałkiem papieru, który nie ma żadnego wpływu na jakość pracy wykonywanej przez pion personalny oraz przez samych pracowników na opisanych stanowiskach.

Opisy stanowisk znajdują zastosowanie w trzech podstawowych obszarach zarządzania: organizacji pracy, zarządzania zasobami ludzkimi oraz kierowania ludźmi.

W obszarze organizacji pracy opis stanowiska pozwala racjonalizować procesy tworzenia i modyfikowania struktury organizacyjnej. Opisy pracy mogą bowiem służyć do projektowania nowych stanowisk organizacyjnych i włączania ich do istniejącej struktury organizacyjnej. Pozwalają również wykrywać nieprawidłowości w istniejącej organizacji pracy i w konsekwencji usuwać je. Może to polegać na eliminacji zbędnych czynności wykonywanych w pracy, łączeniu stanowisk, przeniesieniu niektórych zadań na inne stanowiska.

Opisy pracy często prowadzą do standaryzacji i formalizacji określonych procedur postępowania. Pozwala to skupić się na kluczowych działaniach, głównie w łańcuchu tworzenia wartości, a podczas wykonywania działań pomocniczych zdać się na "autopilota".

Analiza opisów stanowisk pozwala również ustalić lub zmienić warunki pracy tak, aby były zgodne z warunkami ergonomii oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Zebrane w ten sposób informacje w formie najlepszej praktyki mogą znaleźć zastosowanie na wszystkich podobnych stanowiskach, co przyczyni się do zwiększenia zadowolenia pracowników oraz uzyskiwanych przez nich rezultatów.

W obszarze zarządzania zasobami ludzkimi opisy stanowisk są wykorzystywane jako narzędzie wspomagające procesy personalne związane z zatrudnianiem i uczestnictwem ludzi w organizacji. W trakcie prognozowania zasobów ludzkich wykorzystuje się wymogi merytoryczne oraz osobowościowe pracowników. Opis wręczony nowemu pracownikowi pozwala mu szybko odnaleźć się w procedurach firmy i stosować je z korzyścią dla wykonywanej przez siebie pracy. Wie jakiego rodzaju pracę i w jakich warunkach ma wykonywać oraz jakie kompetencje ma, a jakie powinien zdobyć, aby móc sprawnie wypełniać powierzoną mu rolę organizacyjną.

Dokonywanie awansów, przesunięć i degradacji jest łatwiejsze, gdy istnieje możliwość posługiwania się opisami pracy i profilami wymagań kandydatów. Ocena trudności pracy przeprowadzona na postawie opisów pracy pozwala przeprowadzić procesy wartościowania pracy i ustalania stawek płac. Porównanie profili kwalifikacyjnych na dane stanowiska z kwalifikacjami zajmujących je pracowników bardzo przydaje się podczas identyfikacji potrzeb szkoleniowych oraz planowania ścieżki rozwoju pracownika.

Trzecim obszarem wykorzystania opisów stanowisk pracy jest proces kierowania ludźmi. Kierownik posługując się informacjami zawartymi w opisach stanowisk może lepiej zaplanować pracę zespołu, ustalić wzajemne relacje między pracownikami. Łatwiej mu organizować i kontrolować pracę, gdy wie co robi dany pracownik na danym stanowisku. W efekcie usprawnia to proces decyzyjny, ułatwia ocenianie pracowników i zmniejsza ryzyko powstawania konfliktów.

Inne narzędzia przydatne w działalności gospodarczej przedsiębiorstw małych, średnich i dużych, tradycyjnych i internetowych, znajdziesz w książce "Zarządzanie zasobami ludzkimi. Tworzenie kapitału ludzkiego organizacji" pod redakcją naukową Henryka Króla i Antoniego Ludwiczyńskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006). Książkę znajdziesz pod adresem www.ksiegarnia.pwn.pl, wpisując w pole wyszukiwarki zwrot "zasoby ludzkie". Wszelkie skróty i uzupełnienia w niniejszym tekście za zgodą Wydawcy.

Mariusz Ludwiński