Celem poniższego ćwiczenia jest trening tworzenia opisu stanowiska na podstawie informacji dostępnych w każdej firmie. Najpierw przedstawiona zostanie historia, następnie zalecenia do wykonywanego ćwiczenia, wreszcie zagadnienia do dyskusji lub przemyślenia.

Historia - Dziennik pracy przedstawiciela handlowego

"Dzień jak co dzień - w pierwszym punkcie muszę być o godzinie 8:30. Jest 7:30, a ja jeszcze muszę zajechać do magazynku po materiały reklamowe i przejechać 70 km. Nie zdążę - zadzwonię do Waldka (kierownik regionalny), że się spóźnię do pierwszego punktu... a może nie, po co go informować... Ale jak wpadnie na kontrolę, to będzie afera. Zadzwonię. No nic, nie odbiera, nagrałem mu się na skrzynkę. Jadę.

Dzisiaj nie jest trzynasty, ale za to piątek - korki, pada deszcz, musiałem wracać po klucze do magazynku, dzień jak co dzień...

Jestem przy pierwszym punkcie, godzina 9:00. Pół godziny spóźnienia, zgodnie z planem dzisiaj jeszcze 14 punktów do odwiedzenia. Muszę zerknąć do planu, co mam do załatwienia w tej aptece - wstawić display (stojak reklamowy), kierowniczka ostatnio obiecała zamówić promocję, mam nadzieję, że będzie. Koniec miesiąca, a mi brakuje obrotu do planu, może dzisiaj uda się wrzucić trochę towaru. Standardowo trzeba poprawić ekspozycję, byłem tu 2 tygodnie temu, pewnie konkurencja porobiła swoje porządki. No dobra, zaczynamy wizytę, odznaczenie w palm topie i do roboty...

No i wizyta całkiem udana. Pani kierownik właśnie wróciła z nart, była w dobrym nastroju, zaproponowała kawkę, wymieniliśmy uwagi na temat przygotowania tras w Polsce. Udało się uzgodnić zamówienie, poprawić ekspozycję i trochę "namieszać" w ekspozycji konkurencji. Dobrze, że mamy nowy system przesyłania zamówień i mogę od razu przesłać je do hurtowni - zaliczą mi do tego miesiąca. Odznaczam zakończenie wizyty i wysyłam zamówienie. Mamy 9:30. Jedziemy do następnego punktu.

Nie jest dobrze. Jak byłem tu ostatni raz, obiecałem decydentowi wymienić przeterminowane produkty, no i zapomniałem. Trzeba się będzie trochę nagimnastykować. Gość nie jest "łatwy", jak mu się podpadnie, to odrzuca zamówienia i masz automatycznie braki na półkach. Nie dość, że ucieka obrót, to przy złym zbiegu okoliczności może się trafić kontrola regionalnego i zaczyna się jazda. Nikt nie obiecywał, że w życiu będzie łatwo...

Chyba jednak szczęśliwy dzień, kierownik zachorował, był zastępca, ładne zamówienie i powalczyłem trochę na półkach. Niestety, nie dojechała dostawa z hurtowni - trzeba zadzwonić i sprawdzić co się stało. Druga wizyta, drugie zamówienie, oby tak dalej.

No i skończyło się "rumakowanie". Trzecia wizyta zajęła ponad dwie godziny. Musiałem sam wyłożyć towar na półki, bo nasz merchandiser się nie pojawił. Oczywiście nie raczył mnie o tym poinformować, chyba muszę pomyśleć o zmianie w zespole. Dostawa stała dwa dni w magazynie, potem ktoś w natchnieniu wrzucił wszystko na regały wysokiego składowania i porozkładał po różnych paletach. Koszmar! Gdyby nie układ z wózkowym, nie byłoby szansy na znalezienie kartonów i zdjęcie ich z góry. Koledzy z konkurencji trochę się "denerwowali", ale cóż, na układy nie ma rady, dzisiaj ja górą, oni musieli poczekać. Jak już się wydawało, że wszystko jest OK., złapał mnie kierownik stoiska i poinformował, że w sobotę planują inwentaryzację. Jak zwykle, oczekują pomocy w przeliczeniu towaru i refundacji "braków". Dramat! Nie ma merchandisera! Sam mam jutro przyjechać i liczyć produkty? Skąd mam wziąć dodatkowy towar na braki? Ostatnio wynegocjowałem od regionalnego, ale miała to być jednorazowa sprawa. Jak da nam najlepsze miejsce na półkach, postaramy się zrefundować część braków. Do tego ekstra zamówienie i jak się zgodzi na te warunki, pozostanie przekonanie mojego regionalnego, że to się nam opłaca. Idę złapać kierownika i pogadać...

No i znowu świat jest piękny, zamówienie na jakieś 5000 zł, dokładnie tyle, ile mi brakowało do planu! Regionalny zaakceptował propozycję i ucieszył się, że w końcu mamy rozwiązany problem ekspozycji. Merchandiser się znalazł, w nocy będzie liczył towar. W zasadzie można by było zakończyć dzień pracy, gdyby nie nowy system kontroli, który rejestruje czas i miejsce każdej wizyty. Palmtopy odjęły nam sporo pracy papierowej, ale teraz nie ma już miejsca na lawirowanie. Jest 12:30. Wpisuję przerwę służbową i idę coś zjeść.

Kolejne trzy wizyty przebiegły szybko. Słabe punkty, które zamawiają bardzo rzadko, ale trzeba tam zawsze zajechać, poprawić ekspozycję, pogadać z decydentami, no i wizyty zaliczone. Premię za wykonanie planu należy wziąć.

O rany, zapomniałem o płatnościach! Hurtownia ma przeterminowane faktury, jeżeli nie wyślą potwierdzenia przelewu, zostaną zablokowani i nie zrealizuję wyznaczonego obrotu...

Dzwonili ludzie z biura. Muszę sprawdzić ceny - nasze i konkurencji - w dwóch hipermarketach i przesłać jak najszybciej zwrotną informację. Trochę z nimi podyskutowałem, że jest koniec miesiąca, nie mam czasu, muszę wyrobić normę - powiedzieli, że zmniejszą mi target ze względu na wyjątkową sytuację. No i bardzo dobrze. Zamiast kolejnych wizyt mogę zajechać spokojnie do dwóch sklepów, spisać ceny i wracać do domu.

Jak to się mówi - "nie wszystko złoto, co się świeci". W wyznaczonych sklepach nie było całego asortymentu, etykiety z cenami nie odpowiadały rzeczywistości, trzeba było chodzić z każdym produktem do czytników kodów kreskowych. Dodatkowo ochrona zainteresowała się moją działalnością i zaczęła zadawać pytania. W związku z tym, iż powiedziałem, że to moja sprawa i mogę robić co mi się podoba, poprosili o opuszczenie sklepu. Nie zgodziłem się, więc Panowie wzięli mnie pod rączki i wyprowadzili. Dobrze, że wcześniej schowałem kartkę ze spisanymi cenami...

No i tak mija kolejny dzień pracy, jest 17:15. Ceny spisałem, ale nie wszystkie. Część wpisałem z... głowy. Raport odesłany, jestem w drodze powrotnej. Koniec miesiąca. Dzisiaj jeszcze rozliczenie wydatków, raporty miesięczne, plan na przyszły tydzień i około 20:00 będę po pracy. Dobrze, że to już weekend..."

Zalecenia

Analiza pracy, jako proces badania zawartości i treści pracy, polega na zidentyfikowaniu i określeniu poszczególnych obowiązków i wymagań pracy. Powinna ona umożliwić zebranie informacji w następujących obszarach:

• obowiązki i zadania - merytoryczne i organizacyjne,
• związki hierarchiczne - kto komu podlega,
• wymagania kwalifikacyjne - wiedza, umiejętności i zdolności,
• narzędzia i wyposażenie,
• środowisko pracy.

Zagadnienia do dyskusji

1. Po co tworzyć opisy stanowisk pracy?
2. Kto powinien sporządzać opisy stanowisk?
3. Jaki jest zakres obowiązków przedstawiciela handlowego (na podstawie przykładu lub z własnego doświadczenia)?
4. Jakie umiejętności powinien posiadać przedstawiciel handlowy (na podstawie przykładu lub z własnego doświadczenia)?
5. Czy wyższe wykształcenie jest niezbędne na stanowisku przedstawiciela handlowego?

Inne ćwiczenia związane z obszarem zarządzania zasobami ludzkimi (dotyczące m.in. planowania zasobów ludzkich, oceny pracy i pracowników, systemów motywowania pracowników) znajdziesz w książce "Zarządzanie zasobami ludzkimi. Materiały do ćwiczeń" pod redakcją naukową Henryka Króla i Antoniego Ludwiczyńskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006). Książkę znajdziesz pod adresem www.ksiegarnia.pwn.pl, wpisując w pole wyszukiwarki zwrot "zasoby ludzkie ćwiczenia". Wszelkie skróty i uzupełnienia w niniejszym tekście za zgodą Wydawcy.

Mariusz Ludwiński