Poprawnie wystawiona faktura stanowi także podstawę dla Twojego kontrahenta - nabywcy towaru lub usługi - do odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego. Jak z pewnością wiesz, przepisy dotyczące wystawiana faktur zostały zawarte w uptu i w ruptu2, a regulacje te są zasadniczo zgodne z wymogami stawianymi przez prawo Wspólnotowe. Wszystkiego na temat poprawnego dokumentowania sprzedaży w VAT dowiesz się z marcowego numeru poradnika "VAT w praktyce".

Przepisy te wymieniają szereg warunków, jakie spełniać powinna faktura VAT (zarówno materialnych - art. 106 ust. 1 uptu jak i formalnych - § 9 ruptu2). Jednak nie ma wśród nich zasadniczo obowiązku podpisywania faktur. Zapewne większość odpowiedzialnych za rozliczenia vatowskie jest zadowolona z faktu, że nie musi już tego robić, gdyż zawsze to jeden obowiązek mniej.

Rezygnacja z wymogu podpisywania faktur była oczywiście krokiem w dobrym kierunku, gdyż ułatwia to prowadzenie rozliczeń z VAT i pozwala uniknąć licznych kłopotów i nieprzyjemności związanych z brakiem podpisu na fakturze. W dzisiejszym liście chcę jednak zwrócić Twoją uwagę również na negatywne skutki braku obowiązku podpisywania faktur.

Może się zdarzyć, że dokonasz dostawy towaru lub wyświadczysz usługę, wystawisz fakturę i zapłacisz VAT należny, a płatności za fakturę nie otrzymasz (lub otrzymasz ją w niższej wysokości). Co wtedy? Zapłacony VAT możesz próbować odzyskać w ramach ulgi na złe długi. Ale co z należnością główną? Niestety, może się okazać, że aby odzyskać należną Ci zapłatę będziesz musiał pofatygować się do sądu.

W tym przypadku najkorzystniejszą procedurą postępowania cywilnego, w ramach której będziesz mógł dochodzić zaległych należności - jest postępowanie nakazowe. Z postępowaniem tym wiążą się najniższe opłaty sądowe, a wyrok zapada względnie szybko. Aby jednak sprawa mogła trafić do rozpoznania w tym trybie, musisz wraz z pozwem przedstawić przynajmniej jeden ze wskazanych w art. 485 kpc dowodów. Wśród tych dokumentów wymieniony jest m.in. zaakceptowany przez dłużnika rachunek lub dowód doręczenia mu faktury lub rachunku. Natomiast akceptację i dowód doręczenia uzyskać możesz właśnie poprzez uzyskanie podpisu na tych dokumentach przez nabywcę!

Jak więc widzisz, chociaż przepisy nie nakładają obowiązku podpisywania faktur VAT, to jednak brak podpisu może spowodować, że dochodzenie należności wynikającej z takiej faktury będzie wymagało zaangażowania dużo większych nakładów i środków. Wiąże się także z dużo większym ryzykiem przegrania sporu.

Dlatego też moim zdaniem, mimo iż w uptu brak jest tego obowiązku - wskazane jest, abyś w miarę możliwości starał się uzyskiwać od swoich kontrahentów podpisy na fakturach VAT, w szczególności w przypadku, gdy nie masz do nich całkowitego zaufania. Podpis na fakturze stabilizuje ją, bowiem jako dokument mający znaczenie prawne i pozwoli Ci on w razie potrzeby na szybsze odzyskanie należności.

Rafał Kuciński prawnik, redaktor poradnika"VAT w praktyce"