Z kolei na podstawie art. 112 uptu będąc podatnikiem VAT, masz obowiązek przechowywania ewidencji prowadzonych na potrzeby rozliczania tego podatku, a także wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Pamiętaj, że zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat - licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Oznacza to, że przez ten czas musisz przechowywać także wydruki z kas fiskalnych (paragony). Jeśli chcesz wiedzieć wszystko na temat kas fiskalnych, już teraz zamów mój poradnik "VAT w praktyce"!

Jeśli Twoja firma posiada kilka stanowisk kasowych, to przechowywanie przez ten okres dużej liczby rolek z paragonami jest wielce kłopotliwe. Poza tym każdy, kto choć raz ponosił w portfelu przez dłuższy czas paragon fiskalny, wie, iż jego czytelność wraz z upływem czasu znacznie maleje. Jest jednak sposób na to, aby przechowywanie paragonów było prostsze. Jaki? Już Ci mówię.

Zwróć uwagę, że na podstawie § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków stosowania tych kas przez podatników, kopie dokumentów kasowych, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3 (czyli oryginały i kopie paragonów, wydruki raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych), mogą być sporządzane i przechowywane również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu (np. płyty CD).

Warunkiem jest jednak zasadniczo, aby dokumenty zostały zapisane w określonym formacie za pomocą urządzeń zewnętrznych w czasie rzeczywistym, równoległym z czasem ich wydruku przez kasę na paragonie. Zapis w tej formie musi także zawierać pełne dane zawarte w tych dokumentach oraz posiadać numer kontrolny. Pamiętaj jednak, że system sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych w powyższej formie możesz stosować tylko wówczas, gdy Twoja firma:

• posiada sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków.
• zgłosi swojemu naczelnikowi urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania systemu sporządzania kopii oraz przechowywania dokumentów kasowych na elektronicznych nośnikach.
• w roku ubiegłym wydała powyżej 100.00 paragonów fiskalnych, dokumentujących dokonaną sprzedaż.

Jednocześnie musisz pamiętać, że jeśli przechowujesz dokumenty kasowe na elektronicznych nośnikach - masz obowiązek przechowywania paragonów i raportów przez co najmniej 6 miesięcy od dnia ich wydruku, ale nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego Twojej firmy dotyczącego okresu, w którym wydrukowałeś dane dokumenty kasowe.

Jak więc widzisz, chociaż zasadą jest, że paragony należy przechowywać w oryginalnej (papierowej) postaci, to jednak po spełnieniu określonych warunków możesz przechowywać je także na nośnikach elektronicznych. W tym przypadku znaczne skrócenie okresu przechowywania rolek z paragonami może skutkować sporymi oszczędnościami.

Rafał Kuciński
prawnik, redaktor poradnika "VAT w praktyce"

Poradnik "VAT w praktyce" to serwis informacyjny, w którym zawsze znajdziesz aktualne informacje, porady.
www.vatwpraktyce.pl