Proces rekrutacji pracowników

Gdy zapadnie decyzja o tym, że nasza organizacja potrzebuje więcej rąk do pracy i czas rozpocząć proces rekrutacyjny, warto się do niego odpowiednio przygotować. W procesie rekrutacji i selekcji pracowników możemy wyodrębnić kilka etapów - i każdy z nich będzie wymagał naszego zaangażowania jako przyszłego pracodawcy.

Etap I
Przygotowanie opisu stanowiska pracy i stworzenie profilu idealnego kandydata

Ten etap wymaga zaangażowania nie tylko działu HR (jeśli w naszej organizacji taki istnieje), ale także przyszłego przełożonego. Przygotowując taki opis dla nowo tworzonego stanowiska powinniśmy odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań, na przykład:

• po co dane stanowisko jest tworzone?,
• jaki jest jego cel,
• jak ma wpływać na naszą organizację?

Należy określić miejsce danego stanowiska w strukturze - w jakim znajdzie się dziale, komu osoba na nim zatrudniona będzie podlegać i kto ewentualnie będzie podlegał jej. Ważne jest także to, aby sprecyzować zakres odpowiedzialności dla danego stanowiska, szczególne uprawnienia i zakres realizowanych zadań. Może zaistnieć sytuacja, że ta osoba będzie miała dostęp do szczególnie poufnych danych i w związku z tym dyskrecja będzie cechą, jakiej będziemy szukać u kandydatów. W przygotowywanym opisie stanowiska powinniśmy również wskazać kryteria oceny pracy dla danego stanowiska, a także wymagania kwalifikacyjne kandydatów. Kwalifikacje z punktu widzenia:

• doświadczenia zawodowego kandydata,
• posiadanego wykształcenia,
• umiejętności,
• posiadanych uprawnień, czyli określenie profilu osobowego kandydata.

Przygotowany w taki sposób opis stanowiska będzie niemal gotowym ogłoszeniem do zamieszczenia w odpowiednich mediach.

Etap II
Dotarcie do odpowiedniego kandydata

Mając już sprecyzowane oczekiwania wobec kandydata, musimy zastanowić się w jaki sposób mamy do niego dotrzeć, tak, aby zauważył naszą firmę i ofertę, a następnie zainteresował się nią.

Bardzo popularne w ostatnich latach stało się zlecanie wstępnej selekcji kandydatów czy też całego procesu rekrutacyjnego firmom zewnętrznym. Takie przedsiębiorstwa wiedzą, w jaki sposób dotrzeć do kandydata danej specjalizacji - w końcu tym właśnie się specjalizują. Będziemy mieć pewność, że w ten sposób dotrzemy właśnie do takich osób, jakich poszukujemy. Oczywiście cały ten proces możemy przeprowadzić sami, ale jest on dość czasochłonny i skomplikowany.

Etap III
Selekcja i wybór kandydata

Decydując się na współpracę z firmą specjalizującą się w rekrutacji pracowników, nie musimy być zaangażowani we wstępny proces selekcji. Firma rekrutacyjna może przedstawić nam np. dziesięciu spośród kilkudziesięciu kandydatów, którzy odpowiedzieli na naszą ofertę. W ten sposób zaoszczędzimy dużo czasu i energii na przeglądanie wszystkich nadesłanych aplikacji. Spotykając się z wybranymi kandydatami będziemy mogli określić już nie tylko ich wiedzę merytoryczną, ale również osobowość, a także to, czy dana osoba będzie pasować do naszej kultury organizacyjnej i czy poradzi sobie na danym stanowisku. Oczywiście żadna z metod rekrutacji nie daje stuprocentowej pewności właściwego wyboru, ale jeśli odpowiednio się do tego przygotujemy, zwiększamy swoje szanse na sukces.

Etap IV
Okres próbny i wprowadzenie pracownika

Okres próbny należy również zaliczyć do części procesu rekrutacyjnego. Jest to czas, w którym sprawdzamy, czy dokonaliśmy właściwego wyboru. Wiąże się to z kosztami ze strony organizacji - niezależnie od tego, jaką metodę rekrutacji wybraliśmy. Nowemu pracownikowi należy bowiem poświęcić czas, wprowadzając go do pracy na danym stanowisku, zapewnić odpowiednie szkolenia oraz zorganizować stanowisko pracy.

Często jest tak, że maksymalny - trzymiesięczny - okres próbny przewidziany w przepisach prawa pracy nie będzie czasem wystarczającym do sprawdzenia kandydata (wówczas już pracownika). Wszystko zależy od specyfiki objętego stanowiska pracy, jak również od naszych oczekiwać i możliwości kandydata.

Kodeks pracy daje nam również możliwość zatrudnienia pracownika po okresie próbnym na czas określony. Jeżeli po "kodeksowych" trzech miesiącach nie mamy pewności, czy wybór był właściwy, skorzystajmy z możliwości przewidzianych w prawie. Oczywiście nie należy tego nadużywać, ponieważ zatrudnienie pracownika na czas oznaczony na okres kilku lat, może negatywnie wpływać na jego motywację i entuzjazm do pracy.

Rekrutacja to skomplikowany i kosztowny proces, niemniej jednak niezbędny. Niestety nie istnieją metody, które są trafne w stu procentach. Zawsze musimy się liczyć z ryzykiem pomyłki. Jednak przygotowując się odpowiednio do rekrutacji, zmniejszamy to ryzyko, a zwiększamy swoje szanse na znalezienie właściwej osoby na dane stanowisko. Mimo iż poniesiemy koszty i włożymy w to dużo wysiłku oraz pracy, zaprocentuje to w przyszłości.

Autor jest konsultantem w FPA Group, firmie świadczącej usługi outsourcingowe w zakresie księgowości, kadr i płac
www.fpa-group.pl

Kamil Bogusz