Jak wybrać firmę świadczącą usługi doradcze przy pozyskiwaniu dotacji z funduszy unijnych oraz na co zwrócić uwagę w trakcie współpracy z nią?

Pojawienie się wsparcia z funduszy akcesyjnych, a potem strukturalnych spowodowało prawdziwy "wysyp" firm oferujących usługi doradztwa europejskiego. Pod tym pojęciem kryje się zarówno opracowywanie wniosków o dofinansowanie, biznes planów i studiów wykonalności, jak również zarządzanie projektami.

Uczmy się na błędach poprzedników

Doświadczenie z poprzedniego okresu programowania funduszy strukturalnych, znajomość programów operacyjnych i wiedza na temat obecnie obowiązujących przepisów to podstawowe kryteria wyboru doradcy. O ile kompetencji w zakresie programów operacyjnych klient nie może sprawdzić (posiadanie akredytacji lub certyfikatów nie jest miarodajne), to doświadczenie jak najbardziej (najlepiej potwierdzone listami referencyjnymi).

Skuteczność można ocenić liczbą projektów zatwierdzonych do realizacji w stosunku do złożonych aplikacji. Podawanie sumy pozyskanych dotacji dla klientów nie zawsze świadczy o posiadanym doświadczeniu - firma doradcza mogła opracować dokumentację dla jednego lub dwóch przedsięwzięć o dużej wartości (np. w projektach SPO WKP Działanie 2.4, gdzie wiele projektów uzyskało maksymalną kwotę wsparcia równą 5 mln euro).

Dokładna ocena wstępna

Oceniając kompetencje firmy lub konsultanta warto zwrócić uwagę na zakres przedmiotowy przedsięwzięć, dla których były przygotowywane dokumenty aplikacyjne. W przypadku gdy planujemy projekt inwestycyjny lub dotyczący wdrożenia innowacji, ochrony środowiska, badań i rozwoju, wybór firmy doradczej specjalizującej się w projektach szkoleniowych współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego będzie nietrafiony.

Zdarza się, że konsultanci podejmują się realizacji zleceń dotyczących projektów, które mają niewielkie szanse na otrzymanie dotacji. Profesjonalny doradca zawsze przedstawi klientowi realną szansę na powodzenie w konkursie. Temu służą pierwsze rozmowy z klientem, podczas których zleceniodawca przedstawia swój pomysł (przede wszystkim zakres przedmiotowy, szacowane koszty i efekty), a doradca wskazuje źródło dofinansowania oraz sprawdza kryteria wejścia, czyli podstawowe warunki, jakie przyszły wnioskodawca i jego projekt musi spełnić, aby ubiegać się o wsparcie.

Strzeż się jak ognia

Należy wystrzegać się doradców, którzy zapewniają, że projekt na pewno otrzyma dofinansowanie. Takie gwarancje są nieuzasadnione ze względu na konkursowy tryb naboru i oceny wniosków, w który wpisana jest nieprzewidywalność wyników. Konsultant może zagwarantować jedynie, że wniosek pozytywnie przejdzie etap oceny formalnej i tego należy od niego wymagać. Drugi etap - ocena merytoryczna - polega na przyznaniu punktów przez członków komisji.

Jest ona dokonywana zgodnie z kryteriami (na przykład: zgodność projektu z politykami i zasadami wspólnotowymi oraz pomocą publiczną, uzasadnienie potrzeby realizacji projektu i zgodność jego celów z programem operacyjnym oraz dokumentami strategicznymi, racjonalność i efektywność zaplanowanych wydatków w budżecie - w tym stosunek nakładów do zakładanych efektów, wskaźniki i sposoby ich weryfikacji podczas realizacji przedsięwzięcia i po jego zakończeniu, potencjał wnioskodawcy - zasoby ludzkie, finansowe i rzeczowe niezbędne do wdrożenia projektu, doświadczenie w realizacji podobnych projektów), jednak zawsze występuje element subiektywny. Najlepszym dowodem na to są sytuacje, w których liczba punktów przyznanych temu samemu projektowi przez dwóch niezależnych ekspertów znacznie się różni.

Do dobrych praktyk należy przedstawienie klientowi, który do tej pory nie realizował projektów ze wsparciem funduszy strukturalnych, obowiązków jakie nakłada na beneficjenta umowa o dofinansowanie. Konsultant powinien pomagać klientowi także na etapie podpisywania umowy o dotację. Może zdarzyć się sytuacja, że Instytucja Wdrażająca będzie negocjowała wysokość poszczególnych wydatków.

Kilka praktycznych porad

To, co mogłabym poradzić wnioskodawcom, to ostrożność w uleganiu doradcom przy wpisywaniu zbyt ambitnych założeń i wygórowanych wskaźników we wniosku, za które można wprawdzie otrzymać dodatkowe punkty przy ocenie, ale z ich osiągnięcia wnioskodawca będzie rozliczany. Na przykład, może to być utworzenie kilku nowych miejsc pracy w projekcie inwestycyjnym, poziom ograniczonej emisji zanieczyszczeń w przedsięwzięciach proekologicznych, liczba osób, które dzięki uczestnictwu w szkoleniu zdobyły pracę. Nieosiągnięcie wskaźników może skutkować zwrotem dotacji.

Zlecenie opracowania dokumentacji zewnętrznemu konsultantowi minimalizuje ryzyko popełnienia błędu przy aplikowaniu. W większości umów, ryzyko niepowodzenia podzielone jest pomiędzy firmę konsultingową a zleceniodawcę. Najczęściej wynagrodzenie dzielone jest na dwie części. Pierwsza może być wypłacona po złożeniu dokumentacji lub po ocenie formalnej wniosku, druga - w postaci premii za sukces - w momencie zatwierdzenia projektu do dofinansowania.

Część wynagrodzenia firmy doradczej zwykle zależy więc od rezultatu pracy. Dlaczego nie całość? Szanujące się firmy doradcze (a właściwie firmy szanujące pracę swoich ekspertów) za konsultacje w fazie planowania projektu, opracowanie analiz i dokumentów planistycznych pobierają opłatę. Sam wniosek o dofinansowanie i jego wypełnienie za pomocą generatora to ostatni etap pracy.

W przypadku gdy projekt nie zostanie zakwalifikowany do wsparcia, klientowi pozostaje gotowe opracowanie w postaci biznes planu lub studium wykonalności, które może po poprawieniu złożyć ponownie w następnym ogłoszonym konkursie. Klientowi przekazywane jest know-how firmy doradczej, które ma swoją wartość. Niejednokrotnie zdarza się, że współpraca z konsultantem pozwala na tyle wyedukować klienta, że kolejny wniosek przygotowuje samodzielnie.

Firma doradcza nie może wziąć na siebie całego ryzyka, ponieważ wartość merytoryczna projektu i to, jak wypadnie na tle konkurencyjnych projektów ubiegających się o dotację w danej rundzie aplikacyjnej nie zależy wyłącznie od niej. Pomysł na projekt należy przecież do klienta. To, co może zrobić konsultant, to właściwie opisać i uzasadnić cele przedsięwzięcia, zadbać o poprawność wniosku i załączników oraz sporządzić poprawną i rzetelną analizę finansowo-ekonomiczną.

Rażąco niskie ceny powinny wzbudzić niepokój zleceniodawcy. Tak jak w każdej branży - jakość kosztuje. Rynek doradztwa od kilku lat się stabilizuje, dlatego należy spodziewać się, że ceny za opracowanie dokumentacji aplikacyjnej oferowane przez firmy o podobnej pozycji i doświadczeniu będą zbliżone. Negocjowana jest zazwyczaj wysokość prowizji (premii za sukces) oraz moment jej wypłaty. Wysokość premii dla firmy doradczej szacowana jest w zależności od wartości i stopnia złożoności projektu, wysokości przyznanej pomocy, a także koniecznych opracowań do wniosku o dotację, co przekłada się na liczbę specjalistów różnych dziedzin zaangażowanych w przygotowanie dokumentacji.

Umowa z firmą doradczą

Umowa między wnioskodawcą a firmą doradczą powinna zawierać zapis zobowiązujący zleceniobiorcę do udostępniania wszelkich informacji koniecznych do prawidłowego przygotowania wniosku o dotację oraz wyznaczeniu osoby lub zespołu do kontaktów ze zleceniobiorcą. Wbrew pozorom klauzula taka nie stanowi wyłącznie zabezpieczenia dla firmy konsultingowej, ale jest korzystna dla obu stron.

Opracowanie dokumentacji zawsze wymaga zaangażowania wnioskodawcy. Jego udział nie powinien ograniczać się wyłącznie do dostarczenia danych dotyczących firmy i planowanego przedsięwzięcia, ale powinien wiązać się także ze sprawdzaniem na bieżąco postępów w pracach. Przed złożeniem wniosku, klient musi zatwierdzić dokumentację przygotowaną przez konsultantów co do kwot, terminów czy przedmiotu przedsięwzięcia. Wniosek o dofinansowanie to zobowiązanie podmiotu do realizacji projektu zgodnie z zapisami w dokumentacji. Nie bez przyczyny stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie.

Katarzyna Lukoszek

Autorka jest specjalistą w Dziale Projektów Rozwojowych, Collect Consulting Sp. z o.o. i certyfikowanym Pełnomocnikiem Funduszy Europejskich. Trener Collect Trainings