Jednocześnie jednak wdrażane są projekty inwestycyjne, które otrzymały dofinansowanie w czasie poprzedniego okresu programowania 2004-2006, w szczególności w ramach ostatniego naboru wniosków do poddziałania 2.2.1 "Wsparcie dla przedsiębiorstw dokonujących nowych inwestycji" Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw.

Zgodnie z określonymi zasadami, okres ich realizacji nie może przekroczyć terminu 30 czerwca 2008 r., co oznacza, że wielu przedsiębiorców, którzy nie zakończyli dotychczas swoich inwestycji współfinansowanych z funduszy unijnych, czeka w najbliższym czasie jeszcze ostatni ich etap - rozliczenie projektu. Właściwe rozliczenie projektu jest koniecznym warunkiem otrzymania dofinansowania.

Przeprowadzenie inwestycji nie wystarczy zatem i nie powoduje automatycznej wypłaty przyznanych w umowie o dofinansowanie środków. Należy bowiem dodatkowo spełnić wynikające z niej obowiązki oraz udowodnić, że projekt przebiegał prawidłowo i był całkowicie zgodny z informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie i jego załącznikach, na podstawie których przyznana została dotacja. Bardzo istotne jest wykazanie, że osiągnięto jego założenia i planowane rezultaty.

Dokumentacja na czas

W celu rozliczenia projektu niezbędne jest złożenie odpowiednich dokumentów w Regionalnej Instytucji Finansującej (RIF), właściwej dla danego województwa, w którym inwestycja została zrealizowana. Konieczne jest przestrzeganie terminu ich dostarczenia, wynoszącego 25 dni od zakończenia projektu, co w praktyce oznacza, co do zasady, datę wskazaną we wniosku o dofinansowanie. W przypadku wcześniejszego niż planowane wdrożenia projektu przedsiębiorcy mają możliwość jego rozliczenia przed określoną w umowie o dofinansowanie datą zakończenia inwestycji.

Jest to korzystne rozwiązanie, które umożliwi szybszą wypłatę dotacji. Dokumentacja rozliczeniowa powinna obejmować przede wszystkim wniosek o płatność, sporządzony w oparciu o standardowy formularz, który jest dostępny na stronie internetowej Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP).

Należy wypełnić go poprzez wpisanie w odpowiednie rubryki wymaganych informacji, takich jak np. dane beneficjenta, numer rachunku bankowego, na który ma zostać dokonana wypłata, informacje finansowe, czyli zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki oraz obliczoną na ich podstawie kwotę dotacji, czy wreszcie krótki opis działań zrealizowanych w ramach projektu.

Kolejnym krokiem jest przygotowanie sprawozdania z realizacji projektu, którego wzór jest także opublikowany na stronie internetowej PARP. Opisujemy w nim m.in. poszczególne etapy realizacji naszej inwestycji, jej zgodność z politykami wspólnotowymi oraz wskazujemy stopień realizacji skwantyfikowanych wskaźników zadeklarowanych we wniosku o dofinansowanie projektu. Zarówno wniosek o płatność, jak i sprawozdanie dostarczamy do RIF w wersji papierowej i elektronicznej.

Dodatkowo, do wniosku o płatność i sprawozdania załącza się również inne dokumenty, w tym potwierdzające odbiór środka trwałego (np. protokół odbioru, dokument OT), a także kopie dokumentów stanowiące dowody poniesionych przez beneficjenta wydatków. Są to przede wszystkim faktury oraz dowody płatności w postaci wyciągów z rachunku bankowego. W przypadku sporządzenia ich w języku obcym konieczne jest dostarczenie niezbędnych, wiarygodnych tłumaczeń.

Należy pamiętać, iż do RIF wysyłane są tylko kopie tych dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione, a oryginały przechowywane są przez beneficjenta. Ponadto, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie beneficjenci są zobowiązani do oznaczenia oryginałów faktur numerem projektu. Dzięki temu dokumenty te będą oznakowane w sposób identyfikujący poniesienie określonego wydatku w ramach danego programu pomocowego.

Co we wniosku, to na fakturze

Bardzo istotne jest upewnienie się, czy wszystkie informacje, które zawarliśmy w powyższych dokumentach są poprawne (np. czy nie popełniliśmy błędu przy wpisywaniu numeru rachunku bankowego) oraz zgodne z zapisami zawartymi we wniosku o dofinansowanie i biznesplanie. Zdarza się bowiem, iż nawet z pozoru nieznaczące niezgodności powodują konieczność załączania dodatkowych wyjaśnień, co może być przyczyną zbędnych opóźnień w rozliczeniu projektu i, w konsekwencji, wypłaty dotacji.

Niestety, w praktyce zdarza się to dość często, gdyż przedsiębiorcy nie monitorują na bieżąco dokumentacji projektowej. Przykładowo, powszechne jest wpisywanie na fakturach innej nazwy zakupionego środka trwałego niż tej, która została wymieniona we wniosku o dofinansowanie. Wynika to z faktu, iż w aplikacji wskazywane są ogólne nazwy urządzeń, natomiast dostawcy posługują się zwykle konkretnymi oznaczeniami i symbolami oraz takich używają wystawiając faktury.

Rozbieżność w użytych nazwach może stanowić dla osoby sprawdzającej nasz wniosek o płatność niezgodność zakupionego urządzenia w porównaniu do wskazanego we wniosku o dofinansowanie. Wyjściem z takiej sytuacji może być dostarczenie, wraz z przedmiotową fakturą, kopii oświadczenia uzyskanego od dostawcy stwierdzającego, iż nabyte przez nas urządzenie jest tożsame z wnioskowanym.

Kolejnym błędem jest wymienienie na fakturze kilku elementów składających się na daną maszynę objętą dofinansowaniem. Wówczas oświadczenie dostawcy powinno zawierać deklarację, iż wszystkie one stanowią nieodłączne części przedmiotowej maszyny, umożliwiające jej prawidłowe funkcjonowanie. Dodatkowe oświadczenia wymienione w umowie o dofinansowanie wymagane są także, jeśli przedmiotem naszego projektu był zakup używanego środka trwałego lub nieruchomości.

W przypadku stwierdzenia pewnych nieprawidłowości w rozliczeniu przedsiębiorcy nie muszą obawiać się automatycznej odmowy wypłaty dotacji. Mogą być pewni, że jeżeli złożony przez nich wniosek o płatność wraz z dokumentami dodatkowymi zawiera błędy formalne, rachunkowe lub merytoryczne, RIF wezwie ich do złożenia niezbędnych wyjaśnień oraz uzupełnienia lub poprawienia wniosku w ciągu siedmiu dni.

Należy jednak mieć na uwadze, iż prawidłowe rozliczenie projektu i zapewnienie poprawności dokumentów wysłanych do RIF znacznie przyspiesza proces wypłaty dofinansowania. Odrzucenie wniosku i rozwiązanie umowy o dofinansowanie zdarza się w praktyce dość rzadko i jedynie w przypadkach rażącego naruszenia jej postanowień oraz niespełnienia wynikających z niej obowiązków ciążących na beneficjencie.

Ostateczna weryfikacja wniosków o płatność oraz dołączonych do nich dokumentów dokonywana jest przez RIF lub PARP (ten ostatni w przypadku projektów zakładających zakup nieruchomości lub zakup używanych środków trwałych oraz gdy wartość przyznanej dotacji przekracza kwotę 1 mln zł). W celu zachowania poziomu dofinansowania ustalonego w umowie o dofinansowanie zatwierdzając kwoty do wypłaty uwzględnia się wielkość dokonanych na rzecz beneficjenta ewentualnych płatności pośrednich - o które można było wnioskować podczas realizacji projektu.

Uwaga, kontrola

Złożenie wniosku o płatność końcową jest sygnałem dla regionalnej instytucji finansującej, że dana inwestycja została zakończona. Wówczas RIF zawiadamia firmę o terminie przeprowadzenia w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta wizyty monitorującej. Beneficjenci poddziałania 2.2.1 SPO WKP nie mogą liczyć na to, że taka kontrola ich ominie, gdyż zgodnie z informacjami udzielanymi przez instytucję wdrażającą, sprawdzanych jest 100 proc. projektów.

Mimo iż może się ona odbyć w dowolnym terminie podczas realizacji projektu, a nawet przez okres 5 lat po jego zakończeniu, w praktyce jednak ma ona miejsce jeszcze w trakcie lub po dokonaniu weryfikacji dokumentów rozliczeniowych. Nie dotyczy to kontroli wynikających z identyfikacji przez uprawnione instytucje poważnych naruszeń umowy lub innych rażących nieprawidłowości. Wówczas są one zwykle organizowane niezwłocznie po wykryciu powyższych niezgodności.

Celem wizyty monitorującej jest ustalenie, czy dofinansowana inwestycja została przeprowadzona przez przedsiębiorcę poprawnie, zgodnie z zapisami zawartymi w dokumentach aplikacyjnych, itd. Kontrolerzy ustalają, czy zakupione przedmioty inwestycyjne w rzeczywistości znajdują się w miejscu realizacji projektu określonym we wniosku o dofinansowanie oraz czy wykonane zostały wszystkie zaplanowane i opisane we wniosku działania, np. budowa hali produkcyjnej.

Zakres kontroli obejmuje także weryfikację dokumentów związanych z wdrożoną inwestycją. Konieczne zatem będzie przedstawienie zebranych ofert na zakup środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, czy usług objętych dofinansowaniem. Bardzo restrykcyjnie sprawdzane jest także osiągnięcie wszystkich skwantyfikowanych wskaźników realizacji projektu, określonych w dokumentacji aplikacyjnej.

Należy podkreślić, iż wyjątkowo dokładnie weryfikowane są wskaźniki, które wpływały na przyznanie projektowi dodatkowych punktów na etapie oceny wniosku o dofinansowanie - dotyczy to m.in. wskaźnika wzrostu zatrudnienia, czy tzw. wskaźników środowiskowych świadczących o pozytywnym wpływie inwestycji na środowisko czy BHP.

Poza tym kontroli podlegają wszystkie oryginalne dokumenty związane z inwestycją, takie jak umowy z dostawcami, czy wykonawcami, faktury, inne dokumenty księgowe, wyciągi bankowe, oświadczenia i inne. Należy również zapewnić właściwą promocję projektu poprzez np. oznakowanie zakupionych urządzeń naklejkami lub tabliczkami z logo SPO WKP i symbolem Unii Europejskiej, zawierającymi informację o współfinansowaniu inwestycji ze środków unijnych.

Wskazane jest także umieszczenie podobnych plakatów lub tablic w siedzibie firmy i pomieszczeniach, w których znajdują się dofinansowane przedmioty inwestycyjne. Możliwa jest także promocja projektu na stronie internetowej firmy lub w materiałach marketingowych. Z pewnością do wizyty monitorującej należy się dobrze przygotować. Dzięki temu przebiegnie ona dość sprawnie i jeśli przedsiębiorca nie otrzyma dodatkowych zaleceń pokontrolnych lub innych postanowień, które zobowiązany jest wykonać, pozostaje mu jedynie oczekiwać na wypłatę dofinansowania.

Zakończenie inwestycji obejmujące jej rozliczenie i bezpośrednią kontrolę jest bardzo znaczącym etapem cyklu życia projektu dofinansowanego ze środków unijnych. Warto o nim pamiętać już w czasie jego realizacji. Przedsiębiorcy powinni na bieżąco monitorować przebieg projektu, aby był on zgodny z opisami zawartymi w dokumentacji aplikacyjnej, zarówno jeśli chodzi o przedmiot inwestycji, czas jej trwania, czy wysokość zaplanowanych wydatków.

Wszelkie ewentualne znaczące zmiany muszą być zgłaszane i zatwierdzone przez właściwe instytucje. W ten sposób, dzięki właściwemu zarządzaniu projektem, ustrzec się można przed wieloma, czasem nieodwracalnymi, błędami, które ujawniają się w fazie jego rozliczenia.

Małgorzata Deptuła, konsultant
Monika Wojsz, menedżer

zespół ds. pomocy publicznej
w PricewaterhouseCoopers

Na co zwracać uwagę Uważaj, co wpisujesz do faktury, bo nazwy użyte we wniosku i na fakturze powinny być takie same. Dokumenty musisz dostarczyć najpóźniej 25 dni po zakończeniu projektu. Nie bój się, że cofną ci od razu dotację. Najczęściej wystarcza pisemne wyjaśnienie sytuacji. Nie wymieniaj na fakturze poszczególnych elementów dofinansowanej maszyny, itp. Kontrola cię nie ominie, najczęściej następuje po weryfikacji dokumentacji.