Zmiany są wprowadzane, bo część zapisów w zderzeniu z rzeczywistością okazuje się po prostu niemożliwa do zastosowania. Kolejne wersje dokumentów wprowadzają wiele udogodnień dla projektodawców, jak choćby zmiany w ustawie ,,Prawo zamówień publicznych'', ale bywają też zmiany zaskakujące. Tak czy inaczej, trzeba wprowadzać poprawki do przygotowanego już projektu.

Co więcej, wiele zmian pojawia się w trakcie trwania konkursów, co powoduje zamieszanie i wiele niewiadomych, co do sposobu przygotowania projektów. Konkursy w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki trwają od końca 2007 roku, a już zdążyło się pojawić się kilka istotnych zmian w podstawowych dokumentach - ,,Szczegółowym opisie priorytetów'' (SZOP), ,,Wytycznych w zakresie kwalifikowania kosztów'' oraz ,,Zasadach finansowania'', co w konsekwencji spowodowało także zmianę w formularzu wniosku o dofinansowanie realizacji projektu.

Problem konieczności wprowadzania częstych zmian w dokumentach to jedno z najważniejszych doświadczeń wyniesionych z poprzednich lat korzystania z funduszy Unii Europejskiej. I dlatego większość dokumentów regulujących najistotniejsze zasady wydatkowania środków nie są już przyjmowane w formie rozporządzeń, co pozwala na znaczne skrócenie procesu wprowadzania poprawek, ale powoduje też, że poprawki nanoszone są częściej. Co się zmieniło od czasu rozpoczęcia pierwszego naboru wniosków w ramach PO KL? Jak bardzo będą różniły się projekty składane w grudniu ubiegłego roku od tych składanych w kwietniu 2008 r.?

Zawodny generator wniosków

Najbardziej widoczną zmianą jest zmodyfikowanie wzoru wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, a jednocześnie zmiany w funkcjonowaniu generatora wniosków - aplikacji, która w wersji on line nie zdołała udźwignąć ogromu chętnych do sięgnięcia po środki EFS.

Zmiana w samym formularzu wydaje się niewielka, polega bowiem na wprowadzeniu jednej dodatkowej rubryki do rozróżnienia sposobu rozliczania kosztów pośrednich, jednak jej konsekwencje są bardzo istotne, są bowiem pochodną zmian w zakresie kwalifikowania kosztów.

Koszty pośrednie od początku miały stanowić ułatwienie w rozliczaniu kosztów eksploatacji pomieszczeń czy sprzętu, a także innych wydatków, których precyzyjne obliczenie w odniesieniu do projektu mogło stanowić problem ze względu na skomplikowaną metodologię. W pierwszej wersji zasad kwalifikowania kosztów wytyczne dawały projektodawcom daleko idącą swobodę w sposobie obliczania wartości kosztów pośrednich, a nowe zasady wprowadzają wzór przykładowej metodologii, która będzie stanowiła podlegającą ocenie i negocjacjom część wniosku.

Pojawiła się zatem konieczność szczegółowego uzasadnienia dla kosztów pośrednich, jeśli mają być rozliczone przy pomocy ryczałtu. Co więcej katalog kosztów pośrednich został uszczegółowiony i w konsekwencji koszty na przykład obsługi księgowej muszą znaleźć się po stronie kosztów pośrednich, co wcześniej w zależności od konstrukcji projektu i rodzaju wnioskującej instytucji pozostawało do decyzji beneficjenta.

Zmiany w wytycznych w zakresie kwalifikowania kosztów w ramach PO KL, które weszły w życie 1 marca br., spowodowały także spore modyfikacje w kwalifikowanych kosztach dotyczących personelu projektu. Spośród kwalifikowanych składowych wynagrodzenia wykreślone zostały składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, jako składki przypisane nie do pracownika a do zakładu pracy.

Uszczegółowione zostały także zapisy dotyczące kwalifikowalności premii dla personelu projektu. Teraz obowiązuje minimum sześciomiesięczny okres przed złożeniem projektu, jako wymagany czas obowiązywania premii w organizacji składającej wniosek. Co powoduje, że dodatkowe wynagrodzenia dla personelu muszą być bardzo mocno umocowane w regulaminie.

Drugiego ważnego dla PO KL dokumentu - ,,Szczegółowego opisu priorytetów''- również nie ominęły modyfikacje. Oprócz wielu zmian redakcyjnych, ujednoliceniu zapisów i dodaniu kilku definicji (między innymi na potrzeby projektów w zakresie wspierania obszarów wiejskich), pojawiły się znaczące korekty w obszarze działań czy beneficjentów.

Tajemnica ministerstwa

I tak, budzącą od początku wiele wątpliwości definicja beneficjenta, dopuszczająca możliwość starania się o środki także osoby fizyczne, została doprecyzowana poprzez dodanie stosownego zapisu po wskazaniu w katalogu beneficjentów na wszystkie podmioty. Skąd odwrót od tej skądinąd rewolucyjnej koncepcji? Osoby fizyczne nie są w stanie spełnić wszystkich wymagań dotyczących systemu księgowania wydatków, co mogłoby spowodować brak kontroli nad wydatkami w projekcie.

OK, ale dlaczego tę oczywistość dostrzeżono dopiero po kilku miesiącach od ogłoszenia konkursów? To zapewne ministerialna tajemnica. Niestety modyfikacje dotyczą także jednego z najpopularniejszych w PO KL priorytetów, a mianowicie Priorytetu VIII, dotyczącego przede wszystkim kształcenia osób pracujących. Zmiana dotyczy ograniczenia dostępu do organizacji otwartych szkoleń przeznaczonych dla osób pracujących, które bez skierowania pracodawcy chcą podnieść kwalifikacje.

Beneficjentami w tym typie projektu mogą być obecnie wyłącznie firmy prowadzące działalność w zakresie szkoleń, co oznacza, że przedsiębiorcy nie prowadzący działalności szkoleniowej, chcąc skorzystać z możliwości organizacji szkoleń, mają do dyspozycji wyłącznie projekty objęte pomocą publiczną. Z drugiej strony zmiany w zapisach dotyczących Priorytetu VIII rozwiązały istotny problem w definicji kształcenia formalnego, która spowodowała wiele zamieszania w konkursach ogłoszonych w ramach działania 8.1.1.

Zapisy obowiązującej wcześniej definicji sugerowały, że kształcenie formalne obejmuje wszystkie formy kształcenia kończące się formalnie potwierdzanym certyfikatem, co pozwalało sądzić, że w ramach działania 8.1.1 nie mieszczą się takie popularne kursy, jak chociażby prawo jazdy. Wątpliwości były na tyle duże, że wiele instytucji ogłaszających konkursy wstrzymało się z oceną wniosków do momentu uzyskania wiążących wyjaśnień Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.

Nowa wersja SZOP przynosi powrót do zasady wyłączenia ze wsparcia w ramach działania 8.1.1 kształcenia w formach szkolnych, a jednocześnie jednoznacznie zezwala na realizację popularnych szkoleń i kursów. Dodatkowo z tychże szkoleń skorzystać będą mogły osoby zatrudnione nie tylko na podstawie umowy o pracę czy umów cywilnoprawnych, ale także osoby pracujące na podstawie wyboru czy mianowania, co znacznie poszerza katalog uczestników projektów.

Zmiany i modyfikacje mają służyć przede wszystkim usprawnieniu realizacji projektów, ale nie ulega wątpliwości, że wielu z nich można było jednak uniknąć uważniej przygotowując dokumenty i wytyczne. W końcu kilka lat doświadczeń w wykorzystywaniu funduszy unijnych powinno urzędników uczulić na różnice pomiędzy teorią a praktyką. Jeśli zmiany służą ulepszaniu systemu powinny być oczywiście wprowadzane, jednak z całą pewnością nie mogą powodować dezorganizacji w rozstrzyganiu konkursów.

Anna Jarmuszkiewicz

Autorka jest menedżerem ds. szkoleń i konferencji w redakcji ,,Funduszy Europejskich''. Autorka kilku dużych projektów w ramach EFS, trener i szkoleniowiec.