W tej kwestii przepisy (Ustawa z dnia 29. sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) są jasne. Ściśle określają zakres odpowiedzialności, jaki ponosi osoba bądź instytucja administrująca danymi.

Wymóg prawny

Dane należy zabezpieczyć przed udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym, przed przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz przed zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 36. ust. 1.). Z kolei w przypadku dezaktualizacji danych, należy je usunąć. Przy czym za usunięcie danych osobowych uważa się ich zniszczenie albo dokonanie takiej modyfikacji, która nie pozwoli na odtworzenie ich treści.

Dla nieposłusznych bądź niedbałych przewidziano konsekwencje karne. Udostępnienie bądź umożliwienie dostępu do danych osobom nieupoważnionym podlega grzywnie, karze ograniczenia lub pozbawiania wolności do dwóch lat (art. 51. ust. 1.). W przypadku gdy działanie było nieumyślne lub zaniedbano ustawowy obowiązek, przepisy przewidują wymiar kary niższy o rok (art. 51, ust. 2. i art. 52.). Z kolei z ostatnich doniesień prasowych wynika, że kara grzywny może sięgać nawet 100 tys. euro, a Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych zyska dodatkowe uprawnienia w zakresie egzekwowania regulacji prawnych. Projekt nowelizacji ustawy o ochronie danych osobowych w tej sprawie został już skierowany do Sejmu przez prezydenta.

Broń ze śmietnika

Jednak najsilniejszą motywacją przedsiębiorcy w dziedzinie ochrony danych powinna być troska o bezpieczeństwo jego własnej firmy. Tajemnice handlowe, wyciągi bankowe z kont, dane osobowe pracowników, szczegóły zawieranych umów czy rozliczenia podatkowe - informacje zawarte w tego rodzaju dokumentach w dobie szpiegostwa przemysłowego są na wagę złota.

Dobrowolne narażanie się na ryzyko, że przejmie je konkurencja lub dostaną się w ręce przestępców, zakrawa na zupełną niefrasobliwość biznesową. Kradzież cennych danych lub kradzież tożsamości już od kilku lat przestała być wyłącznie wymysłem scenarzystów układających hollywoodzkie historie z gatunku science fiction. W workach ze śmieciami grzebią już nie tylko żądni sensacyjnych odkryć z życia gwiazd paparazzi, ale także przestępcy, którzy doskonale wiedzą, jaki użytek zrobić z pozyskanych tą drogą wrażliwych danych.

Ekonomicznie i ekologicznie

Za niszczeniem zdezaktualizowanych dokumentów przemawiają także względy ekonomiczne i praktyczne. Piętrzące się w szafach i na półkach lub - o zgrozo - na podłodze stosy dokumentów mocno godzą w ideę optymalnego i jak najbardziej ekonomicznego wykorzystania przestrzeni biurowej. Kontrolowanie na bieżąco kwestii aktualności przechowywanych papierów oraz śledzenie przepisów określających konieczność przechowywania poszczególnych typów dokumentów przez określony czas pozwala utrzymywać biurowe archiwum w porządku. Zdezaktualizowane dokumenty mogą być wówczas na bieżąco przekazywane do zniszczenia. Co więcej, niszczenie dokumentów ma też "zielony" aspekt, ponieważ istnieje możliwość ponownego przetworzenia przez papiernie ścinków z niszczarek.

Jak niszczyć?

Do lamusa odeszły metody tak obrazowo pokazane przez Władysława Pasikowskiego w filmie "Psy" (1992), kiedy pozytywnie zweryfikowani przez nowy ustrój policjanci palą na wysypisku śmieci tajne akta Urzędu Bezpieczeństwa. Dzisiaj ciężko sobie wyobrazić, aby instytucje publiczne czy firmy komercyjne obywały się bez niszczarek.

Jednak niszczarka niszczarce nierówna. Decydując się na wyposażenie swojej firmy w takowy sprzęt należy dostosować go do potrzeb swojej firmy. Należałoby zacząć od zadania sobie pytania o rodzaj najczęściej niszczonych dokumentów. Ze względu na ich przeznaczenie bowiem dobiera się niszczarkę. Według międzynarodowej normy DIN 32757 wyróżnia się pięć poziomów bezpieczeństwa:

• Poziom 1 - na tym poziomie niszczy się dokumenty ogólnego użytku. Papier zostaje pocięty na paski o szerokości mniejszej niż 12 mm lub ścinki o powierzchni mniejszej niż 2000 mm;
• Poziom 2 - n a tym poziomie niszczy się dokumenty wewnętrzne. Powstają paski o szerokości mniejszej niż 6 mm lub ścinki o powierzchni mniejszej niż 800 mm;
• Poziom 3 - do niszczenia dokumentów poufnych. Papier cięty jest na paski o szerokości mniejszej niż 2 mm lub ścinki o powierzchni mniejszej niż 320 mm2, szerokości mniejszej niż 4 mm oraz długości mniejszej niż 80 mm;
• Poziom 4 - stosowany przy niszczeniu dokumentów tajnych. Powstają ścinki o powierzchni mniejszej niż 30 mm, szerokości mniejszej niż 2 mm oraz długości mniejszej niż 15 mm;
• Poziom 5 - na tym poziomie niszczy się dokumenty ściśle tajne. Powstające ścinki mają powierzchnię mniejszą niż 10 mm, szerokość mniejszą niż 0,8 mm i długość mniejszą niż 13 mm.

Należy także wziąć pod uwagę ilość niszczonych dokumentów i częstotliwość z jaką są utylizowane. Małe niszczarki przybiurkowe są odpowiednie do niszczenia od czasu do czasu zaledwie pojedynczych kartek papieru, jednak zniszczenie potężnej partii zdezaktualizowanych dokumentów zabrałoby pracownikowi niemal cały dzień. Do tego celu używa się dużych niszczarek o bardzo wysokiej wydajności. Niektóre modele pozwalają nawet na zniszczenie 500 arkuszy naraz.

Wystarczy tylko załadować komorę niszczarki, zamknąć pokrywę oraz zabezpieczyć ją przed otwarciem wprowadzając unikalny kod. Kartki papieru zostaną bezpiecznie zamknięte wewnątrz, urządzenie rozpocznie pracę, natomiast pracownicy mogą poświęcić swój czas innym zadaniom. Co więcej, większość nowoczesnych niszczarek, niezależnie od ich wielkości, radzi sobie także z zszywkami i ze spinaczami biurowymi - nie trzeba usuwać ich z dokumentów przed włożeniem do niszczarki.

Kolejną funkcją, na którą powinniśmy zwrócić uwagę są technologie, które zapobiegają zacięciom papieru bądź ostrzegają przed zablokowaniem partii arkuszy. Nowoczesne niszczarki nie stawiają na pierwszym miejscu siły ostrzy, a inteligencję działania - urządzenie niejako samo myśli za użytkownika i ostrzega go przed niewłaściwym korzystaniem z możliwości i mocy niszczarki. Podsumowując, potrzeba niszczenia zdezaktualizowanych dokumentów jest bezsprzeczna. Kwestią do ustalenia pozostaje tylko dobór metod i narzędzi, które najlepiej będą odpowiadać potrzebom prowadzonego biznesu.

Michał Biernacki

Autor reprezentuje firmę ACCO Polska