Event to w Polsce zjawisko jeszcze całkiem nowe, ale coraz szybciej zdobywające swoich zwolenników. Eventem zwykło się nazywać imprezy firmowe dla pracowników i klientów, organizację targów, koncertów czy akcji promocyjnych. Można więc stwierdzić, że są nim wszelkie działania, których celem jest np. zintegrowanie zespołu pracowników, budowanie lojalności klientów, podniesienie wyników sprzedaży i wypromowanie danego produktu.

Event kształtuje zarówno zewnętrzny jak i wewnętrzny wizerunek firmy. Wpisał się on w komunikację medialną w polskiej rzeczywistości - mówi Artur Niewrzędowski. O popularności eventu często decydują obecne na nim VIP-y oraz gwiazda wieczoru. Zorganizowanie takiego przedsięwzięcia może kosztować nawet kilkaset tysięcy złotych. Nowoczesny, kompletny program księgowy do prowadzenia każdej firmy. 60-dniowa Pełna wersja - bezpłatnie. Rekomendacja Polskiego Towarzystwa Ekonomicznego. Patrz: www.ksiegapodatkowa.pl Reklama ______________________________ Obejrzyj wywiad Bankier.pl

W Polsce rynek firm organizujących imprezy okolicznościowe jest dość mocno rozdrobniony. Trudno nawet jednoznacznie wskazać dominującego lidera branży. Działa na nim kilkaset, głównie małych, firm - z czego większość działa w Warszawie. W stolicy zdobywa się bowiem najwięcej zleceń, a zleceniodawcy mają pokaźne budżety, są też najbardziej otwarci na nowości.

Popyt na usługi eventowe pojawił się jednak i w innych dużych miastach - coraz więcej firm traktuje tego typu akcję jako doskonałe narzędzie marketingowe. Zdaniem specjalistów ten trend będzie się rozwijał, a perspektywy branży są wyjątkowo zadowalające. Dotyczą nie tylko prawie nieograniczonych możliwości organizacji imprez, ale i potencjalnych zarobków, bo budżety przeznaczane na eventy stale rosną.

Jeszcze parę lat temu tylko nieliczne korporacje wysyłały swoich pracowników na wyjazdy integracyjne. Obecnie to niemal standard. Firmy na dwudniowe imprezy dla ok. 50 osób przeznaczają średnio 100 tys. zł. Zmienił się także charakter imprez i wymagania uczestników.

Wielu klientom nie wystarcza już wyjazd do ośrodka np. w góry, urozmaicony grą w paintball lub jazdą quadami. Poszukują więc nowych, niekonwencjonalnych, ale zarazem skutecznych metod dotarcia do klientów i pracowników, choćby wyprawy na trudny trekking do Nepalu czy Patagonii.

Własna firma to nic trudnego

Zachętą dla nowo powstających firm organizujących imprezy mogą być nie tylko potencjalne zyski, ale i łatwa droga do rozpoczęcia działalności. Firmę można bowiem założyć w pojedynkę, a biuro urządzić np. w domu i z klientami spotykać się w ich siedzibach. Nie potrzeba też wielu sprzętów, wystarczy komputer z dostępem do internetu. Ważniejsze są natomiast pomysły i kreatywność, które umożliwiają stworzenie szeregu ciekawych pomysłów na wyjazdy integracyjne, zabawy czy niekonwencjonalne sposoby promowania produktów.

W wielu przypadkach założyciele mieli wcześniej do czynienia z organizacją eventów - zazwyczaj wykonując tę samą pracę dla większych firm. Jednak postanowili je porzucić, by założyć własny biznes. Taką ścieżkę wybrała Paulina Kowalska z Łodzi. Swoją firmę Paya Events założyła po odejściu ze spółki, w której była pracownikiem biurowym. Dzięki wcześniejszym znajomościom i doświadczeniom zdobytym w firmie eventowej, po odejściu z etatu dostała propozycję zorganizowania imprezy.

- Zdecydowałam się przyjąć zlecenie i założyłam własną działalność gospodarczą - opowiada Paulina Kowalska. - Początki były trudne. Firma, po pierwszym zleceniu, przez pewien okres nie miała już kolejnych. Ten czas upłynął mi na stworzeniu strony internetowej i ciągłym poszukiwaniu klientów.

Właścicielka samodzielnie dzwoniła do różnych instytucji, proponując swoje usługi. Oferty wysyłała także drogą elektroniczną. Nie ponosiła wtedy dużych kosztów związanych z utrzymaniem firmy, bo biuro działało w jej mieszkaniu.

Na podobnej zasadzie wystartowała warszawska firma Świeża Bazylia. Jej współwłaścicielka, Anna Dziedzic, pracowała wcześniej w innej agencji. - Uznałam, że ta branża ma niesamowity potencjał i chciałam poprowadzić taki biznes - opowiada Anna Dziedzic, współwłaścicielka Świeżej Bazylii. - Działamy już trzy lata i obecnie zatrudniamy 10 pracowników.

Współwłaścicielka Świeżej Bazylii uważa, że do założenia tego typu firmy nie potrzeba zbyt wiele kapitału. Ważne są przede wszystkim pomysły na przyszłe imprezy, dużo samozaparcia oraz gruby notes z kontaktami. Warto jednak czymś się wyróżnić spośród setek firm, np. nazwą. Anna Dziedzic, w odróżnieniu od większości konkurentów bazujących na angielskich nazwach, postawiła na nazwę polską i tak powstała Świeża Bazylia. Kolejną firmą, która powstała dzięki doświadczeniom zdobytym przez jej założycielkę, jest NeoArt. Jej prezes, Małgorzata Vincenz, organizowała wcześniej eventy i liczne spotkania.

- Ja bardzo lubię to robić - przyznaje. - Cieszę się, gdy mogę spełnić wszystkie wymagania mojego klienta, a równocześnie mam świadomość, że robię coś niekonwencjonalnego i pasjonującego, że stale kreuję i tworzę.

Twoja siła to ludzie

Jak twierdzą właściciele firm organizujących eventy - pod względem organizacyjnym i logistycznym - to dość niezwykle skomplikowane przedsięwzięcia. Niekiedy trzeba zorganizować spotkanie dla 400 osób - w tym nocleg, posiłek i transport. Wszystko musi być zgrane w czasie, by kolejne punkty scenariusza mogły przebiegać bez zakłóceń. Dlatego tak ważni w tej pracy są ludzie odpowiedzialni za przygotowanie imprez.

Małgorzata Vincenz, prezes NeoArt, uważa, że idealny pracownik firmy eventowej to osoba potrafiąca odnaleźć się w każdej, nawet najtrudniejszej, sytuacji. Dodatkowo musi być zawsze opanowana i zachować zimną krew, nawet gdy impreza wymyka się spod kontroli. Anna Dziedzic ze Świeżej Bazylii przyznaje, że o dobrych ludzi do pracy jest obecnie trudno. W tej branży liczą się bowiem kreatywność oraz umiejętność organizacji.

Jej ekipa liczy 10 osób - głównie w młodym wieku. Dla prowadzącej jednoosobową firmę Paya Pauliny Kowalskiej przygotowanie imprezy to duże wyzwanie. Często musi polegać na firmach zewnętrznych, którym zleca wykonanie konkretnych zadań. - Partnerów szukam w internecie, często sami zgłaszają się z ofertą - opowiada. - To najczęściej zespoły muzyczne, tancerze, firmy organizujące zabawy terenowe, grę w paintball, wspinaczkę czy jazdę quadami - wylicza i dodaje, że na ogół nie ma kłopotów z solidnością podwykonawców.

Czasem zdarza się, że ktoś nie dojedzie na czas ze sprzętem albo nie wywiąże się z obowiązków w czasie wieczoru. Wtedy Paulina Kowalska bez sentymentu kończy współpracę. Jak dodaje, stale szuka firm i je wypróbowuje, tak by mieć listę dobrych i rzetelnych współpracowników.

Obok podwykonawców dostarczających atrakcje za powodzenie imprez odpowiadają także prowadzący. Paya wynajmuje zawodowych konferansjerów oraz wodzirejów. Jednak by rozkręcić gości i zachęcić ich do wspólnej zabawy, potrzebuje sprawdzonych animatorów. Tych znalazła wśród swoich znajomych. To ludzie, którzy kochają się bawić i są w stanie zachęcić do zabawy największych nawet ponuraków - zapewnia. - Dlatego stale korzystam z ich usług.

Najważniejsze pierwsze zlecenie

Dla zaczynających działać w branży eventowej najważniejsze jest zdobycie klientów. Paulina Kowalska działająca na rynku łódzkim zaczynała od przedstawiania firmom oferty przez telefon. Później stworzyła własną stronę internetową, na którą trafiali zainteresowani organizacją imprez. Działający w branży przyznają, że o zdobyciu klienta niejednokrotnie decyduje przypadek. Dużą rolę odgrywa także poczta pantoflowa i polecanie sobie organizatorów przez klientów.

To świadczy o wyrobionej marce danej firmy eventowej, jej rzetelności oraz niebanalnych pomysłach. Pierwszym zleceniem dla firmy Pauliny Kowalskiej było zamówienie na dostarczenie materiałów reklamowych dla ogólnopolskiej sieci sklepów spożywczych. Dzięki niemu zarobiła pierwsze pieniądze i zdobyła cenne doświadczenie. Z tą siecią współpracuje zresztą do dziś. Później posypały się kolejne zlecenia - choćby od producenta sprzętu AGD, który zlecił organizację eventu.

- To był przełom, bo uwierzyłam, że pracy nie powinno zabraknąć - opowiada Kowalska. - Powoli także zaczęłam myśleć o specjalizacji. Ponieważ działam samodzielnie, postawiłam na organizację imprez integracyjnych oraz pikników rodzinnych. Co nie znaczy, że od czasu do czasu nie organizuję innych imprez, np. konferencji prasowych. Dodatkowo moja firma zajmuje się dostarczaniem gadżetów, materiałów promocyjnych, np. długopisów, t-shirtów, balonów.

Oprócz zdobycia klienta, trzeba zrobić wszystko, by był on zadowolony z pracy agencji i wrócił z kolejnym zleceniem. Działający w branży podkreślają, że najlepszą metodą, aby to osiągnąć, jest pełne poświęcenie się przy każdym zleceniu. Niedopuszczalne jest popadanie w rutynę. Konieczna jest ciągła kreatywność i stałe zaskakiwanie pomysłami. Trzeba też wsłuchiwać się w potrzeby klienta, poznać cele, jakie chce osiągnąć poprzez akcję eventową. Jeśli firmie udaje się osiągnąć założony cel, klient prawie zawsze wraca.

Warto także skupić się na drobiazgach, które mocno zapadną w pamięć zleceniodawcy. Małgorzata Vincenz jako przykład podaje kwiaty, które są nieodłącznym elementem organizowanych przez NeoArt kolacji biznesowych - bukiety stały się niemalże symbolem firmy.

Przemysław Maciaszek z Rival Group, firmy specjalizującej się w organizacji wyjazdów integracyjnych, uważa, że niezwykle ważne jest staranne przygotowanie się do realizacji eventu. Niezbędne jest przeprowadzenie wywiadu z klientem, stworzenie kosztorysu imprezy, wizualizacji najważniejszych elementów. Konieczne jest także odbycie rekonesansu w miejscu przeprowadzenia imprezy, przygotowanie atrakcji.

- Małe wyjazdy firmowe w sprzyjających warunkach udaje się zorganizować w ciągu tygodnia. Jednak duże eventy z wieloma atrakcjami to nierzadko miesiąc ciężkiej pracy - kilka spotkań z klientem, kilkanaście z podwykonawcami, częste rekonesanse w miejscu imprezy, setki ustaleń e-mailowych, tysiące wykonanych telefonów, podpisywanie umów, a także długotrwałe nocne instalacje, np. sceny czy stoisk i nieco szybszy demontaż po imprezie - mówi Przemysław Maciaszek.

- Wszystko to powoduje, że optymalne jest rozwiązanie, kiedy na miesiąc przed eventem mamy już zrobiony "fundament", czyli wszystkie rezerwacje i wstępne ustalenia, a następnie przystępujemy do realizacji i doprecyzowywania szczegółów. Zdarzają się oczywiście przypadki, kiedy w awaryjnej sytuacji event organizuje się z dnia na dzień, jednak wyłącznie na wyraźne życzenie klienta.

Zabawa jak w Rio, gotowanie z Magdą Gessler

W zakres usług agencji eventowych wchodzi również organizacja imprez integracyjnych, wyjazdów dla klientów, konferencji, targów, koncertów i imprez plenerowych. Każda z nich ma nie tylko zagwarantować dobrą zabawę jej uczestnikom, ale i zapewnić wzrost rozpoznawalności marki danej firmy, może być podziękowaniem za współpracę, uhonorowaniem najlepszych pracowników czy klientów albo pomocą w zintegrowaniu zespołu. Główną motywacją przy wyborze atrakcji jest zazwyczaj efekt, jaki klient chce osiągnąć.

Dużo też zależy od zasobności portfela i kwoty, jaką może przeznaczyć na budżet imprezy. Jak wynika z raportu branży eventowej pisma Trade Marketer, najwięcej zamówień dotyczy imprez dla klientów i pracowników oraz wyjazdów zagranicznych. Wśród najpopularniejszych pomysłów wymienia się występy artystyczne, catering w różnych konwencjach oraz biesiady i pikniki.

Paya specjalizuje się w wyjazdach integracyjnych. W ciągu roku organizuje około 30 imprez na terenie całego kraju: głównie w okolicach Warszawy, na Mazurach, nad morzem oraz w górach. Oferta obejmuje kompleksową organizację: zapewnienie noclegów, gastronomii, przygotowanie imprez wieczornych, tematycznych oraz team building. Paya ma dla swoich klientów kilka gotowych scenariuszy na wieczorne imprezy i stale pracuje nad przygotowaniem kolejnych. Jedną z propozycji jest karnawał w Rio.

W czasie spotkania w brazylijskim klimacie goście bawią się w rytm latynoskiej muzyki, biorą udział w konkursach piłkarskich, oglądają pokazy barmanów przygotowujących brazylijskie drinki i oglądają pokaz samby. Piknik realizowany może być też według scenariusza typu "Gwiezdne wojny" lub szpiegowskiego. Goście podzieleni na grupy rywalizują w konkurencjach szpiegowskich, zręcznościowych, ścigają się w autach terenowych, jeżdżą quadami, grają w ruletkę.

Imprezy integracyjne, głównie w plenerze, to także specjalność istniejącej od 10 lat agencji Rival Group. Firma proponuje akcje tematyczne, np. bitwy morskie, atrakcje z udziałem samochodów terenowych, quadów, walki paintballowe, poza tym rejsy, spływy kajakowe, wyjazdy narciarskie.

NeoArt specjalizuje się w przygotowywaniu imprez firmowych według oryginalnych scenariuszy, np. zrealizowanego w scenerii Panoramy Racławickiej spotkania, na którym bawiło się ponad 300 osób. NeoArt organizuje także kolacje biznesowe, stoiska na targi, warsztaty wyjazdowe. Świeża Bazylia ma w swoim portfolio wiele imprez realizowanych zarówno na jednorazowe zlecenie, jak i wpisanych w strategie marketingowe danej firmy.

Agencja zabrała klientów zleceniodawcy na rejs po kanale La Manche liniowcem Queen Mary 2, zorganizowała warsztaty kulinarne z Magdą Gessler, pokazy strojów młodych projektantów inspirowane wprowadzanym na rynek nowym zapachem płynu do płukania.

Z kolei inna agencja, InDreams, specjalizuje się w wyjazdach do Azji, Dubaju, USA, krajów europejskich oraz na zawody Formuły 1. Podczas nich, w oparciu o programy motywacyjne, buduje relacje biznesowe pomiędzy zleceniodawcą a jego pracownikami lub partnerami biznesowymi.

Co kosztuje krocie

Jak podkreślają specjaliści z branży, liczba pomysłów na event jest nieograniczona. Wszystko zależy od inwencji i pomysłowości organizatorów oraz od budżetu zleceniodawcy. Koszty imprezy plenerowej zależą bowiem od czasu jej trwania, miejsca, gdzie uczestnicy będą przebywać, standardu ośrodka lub hotelu, zamówionych posiłków oraz od atrakcji, w tym np. wynajęcia gwiazdy.

Im jest ich więcej i są bardziej wyszukane, tym cena wyższa. Warszawskie stawki za organizację spotkania wynoszą średnio 150 zł za catering dla jednej osoby i drugie tyle za alkohol. Nic więc dziwnego, że średnia cena płacona za event przez warszawskich zleceniodawców to 100 tys. zł. Według przedstawiciela Rival Group tanią imprezę off-road dla 50 osób można zorganizować nawet za 9 tys. zł. Jednak będzie miała ona charakter pikniku, a zleceniodawca będzie musiał zaakceptować małą liczbę samochodów.

Z obserwacji Pauliny Kowalskiej wynika, że najczęściej spotkania integracyjne organizowane są dla 60-70 osób. Goście spędzają jedną noc w trzygwiazdkowym hotelu i mają do dyspozycji salę konferencyjną na jeden dzień. Do tego bawią się na jednej imprezie wieczornej z kilkoma atrakcjami - co kosztuje zleceniodawcę około 50 tys. zł. Cena może wzrosnąć, gdy konieczne jest wynajęcie znanego konferansjera lub zespołu muzycznego (dodatkowo od 10 do nawet 50 tys. zł).

Tańsza jest organizacja stoiska na targach - od ok. 6 do 30 tys. zł. Ile na tym zarabiają sami organizatorzy? Nikt nie chce zdradzić stawek, podobnie jak nie podaje się szczegółów dotyczących organizacji wydarzenia - to stanowi know-how każdej agencji i jest narzędziem służącym do zdobycia kolejnego klienta, a nawet przejęcia go od konkurencji. Wiadomo jednak, że firmy otrzymują prowizję od kwoty, jaką płaci klient.

Zazwyczaj jest to 10 proc. od budżetu przedsięwzięcia. Za te pieniądze właściciele muszą najczęściej utrzymać kilku bądź kilkunastu pracowników. Do kosztów bieżących trzeba doliczyć wydatki na funkcjonowanie biura - opłaty za wynajem, media, telefony czy zakup paliwa. Mimo to agencje eventowe, podobnie zresztą jak reklamowe, zaliczane są do firm, w których zarówno pracownicy, jak i właściciele firm zarabiają wyjątkowo dobrze.

Konkurencja na każdym kroku

Branża eventowa rozwija się w Polsce niezmiernie szybko. Według Małgorzaty Vincenz rynek ma ogromny potencjał, bo zlecanie obsługi imprezy przez firmę zewnętrzną staje się coraz bardziej popularne. Anna Dziedzic uważa zaś, że branża eventowa ma niesamowitą przyszłość wynikającą nie tylko z faktu sporych i wciąż wzrastających budżetów przeznaczanych na organizację imprez, ale przede wszystkim z docenienia eventu jako skutecznego narzędzia mix marketingu, gdzie kreowanie wizerunku, docieranie do klientów i umacnianie pozycji rynkowej jest jej elementem.

Michał Bogurat (Miesięcznik Własny Biznes)