Coraz bardziej rozszerza się sfera naszego działania biznesowego. Polskie firmy wychodzą poza własne biura, poza miasta, w których jest główna siedziba, poza granice kraju. Mają tam swoje oddziały, biura, przedstawicieli, klientów kontrahentów. Kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej znakomicie ułatwia i przyspiesza komunikację, ale nie wystarczy aby skutecznie zarządzać rozwijającym się biznesem.

Komunikator jako narzędzie

Z tego powodu w polskich firmach stale rośnie popularność komunikatorów internetowych. Coraz rzadziej są traktowane jako bezproduktywne "złodzieje czasu", coraz częściej - jako pełnoprawne narzędzia pracy. Polscy przedsiębiorcy zauważyli, że nowoczesne rozwiązania komunikacyjne przynoszą wiele korzyści w bardzo wymiernej postaci: zmniejszenia ilości delegacji i rozmów telefonicznych, a co za tym idzie - redukcji kosztów i oszczędności czasu. Większość firm sięga po ogólnodostępne, darmowe komunikatory. Ignorują przy tym fakt, że aplikacje te zostały przygotowane dla indywidualnego użytkownika. W związku z tym posiadają ograniczoną funkcjonalność oraz niski poziom zabezpieczeń. Wewnętrzna sieć, w której funkcjonują firmowe komputery z uruchomioną aplikacją komunikatora, stanowi zagrożenie dla poufnych informacji oraz danych przedsiębiorstwa, jak twierdzi 55,6% użytkowników jednej z darmowych aplikacji.

Gadu, gadu przez Skype i Tlen

Jednym z najpopularniejszych komunikatorów, za pośrednictwem którego Polacy komunikują się z otoczeniem, zwłaszcza z otoczeniem światowym, jest Skype (na rynku krajowym prym dzierżą Gadu-Gadu i Tlen). Dzieki aplikacji można prowadzić czaty i rozmowy głosowe z jedna lub kilkoma osobami jednocześnie (telekonferencje), a w nowszych wersjach - także wideorozmowy i wideokonferencje. Funkcję wideokonferencji oferują również inne komunikatory, wspomniany tu Tlen, AQQ czy WPKontakt oraz międzynarodowe - MSN czy ICQ. Co prawda płynny obraz wideo jest rzadko spotykanym zjawiskiem w komunikatorach, jednak z pewnością da się porozmawiać z kimś, kogo się widzi na ekranie komputera.

Konferencja to trudna rzecz dla komunikatora

Jednak zdaniem specjalistów, jakość połączeń oferowanych przez komunikatory nie ma wiele wspólnego z profesjonalnym podejściem do biznesu. W jednym z popularnych komunikatorów połączenie się z wieloma użytkownikami naraz często graniczy z cudem, a w niektórych istnieją ograniczenia co do liczby osób, które mogą rozmawiać w jednym momencie. Do tego dochodzi problem z bezpieczeństwem danych.

Bezpieczny komunikator dla biznesu

Ze względów bezpieczeństwa oraz z uwagi na jakość połączeń coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na korzystanie z rozwiązań dedykowanych biznesowi. A ponieważ potrzeby komunikacyjne przedsiębiorstw są bardzo różne, w zależności od wielkości, zasięgu działania, możliwości technicznych i infrastruktury, dlatego też oferta profesjonalnych rozwiązań jest coraz szersza i coraz bardziej dostępna.

tp audio z rezerwacją

Początkującym w dziedzinie komunikacji TP proponuje usługę telekonferencji tp audio z rezerwacją. To rozwiązanie dla firm, których pracownicy i/lub partnerzy czy klienci znajdują się w wielu miejscach w kraju i za granicą, a jednocześnie firma potrzebuje nadzoru operatorskiego. W telekonferencji mogą brać udział osoby korzystające z dowolnego telefonu stacjonarnego z wybieraniem tonowym lub komórkowego. To także rozwiązanie dla firm, które mają ubogą infrastrukturę telekomunikacyjną i z tego typu usług korzystają jedynie od czasu do czasu. Zaletą jest brak opłaty instalacyjnej i abonamentowej oraz bezpłatna rezerwacja usługi.  Na dłuższą metę  jednak jest to rozwiązanie dość kosztowne - pierwsze pół godziny telekonferencji to 25 zł netto, później za każdy kwadrans zapłacimy 10 zł netto.

Telekonferencja tp audio automatyczna

Firmom, dla których komunikacja jest jedna z podstaw ich działania, tp proponuje dwa rozwiązania. Mniej zaawansowane to usługa telekonferencja tp audio automatyczna, która pozwala na zorganizowanie telekonferencji w dowolnym czasie dla wybranej liczby uczestników z dowolnego telefonu. Za pomocą tej usługi można nie tylko koordynować działania firmy, ale także prowadzić szkolenia, regularne spotkania wewnętrzne spotkania zespołów projektowych oraz błyskawiczne konsultacje grup antykryzysowych. W przeciwieństwie do usługi z rezerwacją, z usługi automatycznej można korzystać w każdej chwili. Opłata za korzystanie z tej usługi jest uzależniona od liczby wykreowanych kont abonenckich (liczby organizatorów w firmie). 40 zł netto to koszt abonamentu przy jednym koncie, każde dodatkowe kosztuje 10 zł netto.  Do tego dochodzi opłata za wykorzystanie systemu telekonferencyjnego - 69 gr. / min netto oraz cena połączenia telefonicznego.

Telekonferencja tp wideo

Trudno się jednak nie zgodzić z opinia, że najnowszym i najbardziej efektywnym sposobem komunikacji jest wideokonferencja. Dla firm, które organizują szkolenia i konferencje, TP przygotowała usługę telekonferencja tp wideo. Warunkiem korzystania z usługi jest łącze ISDN (cyfrowe) oraz wideoterminal ISDN pracujący zgodnie z międzynarodowym standardem H.320, który gwarantuje kompatybilność z innymi wideoterminalami na całym świecie. Tu warto jednak policzyć koszty. Wideokonferencja to doskonałe narzędzie pracy grupowej dla firm sieciowych, wykorzystywane także do szkoleń, pokazów i prezentacje, ale także rozwiązanie kosztowne.  Za  pierwszą i drugą wideokonferencję w kwartale kalendarzowym przy wykorzystaniu 1 kanału B (64 kbp/s) zapłacimy 13 zł netto  za 15 minut  za każdą stronę, prz dwóch kanłach 25 zł netto za 15 minut za każdą stronę. W przypadku długich (powyżej 5 godzin) i wielostronnych konferencji opłaty są ustalane indywidualnie.

Kluczem do popularności jest cena

Rozwiązania oferowane przez TP są profesjonalne i dedykowane biznesowi, jednak nie da się nie zauważyć, że są rozwiązaniami kosztownymi. Dlatego mali i średni przedsiębiorcy wybierają aplikacje bezpłatne, mniej bezpieczne i gorszej jakoś, ale które faktycznie obniżają koszty funkcjonowania firmy. Jednak w miarę profesjonalizowania się komunikacji biznesowej w Polsce nieuniknione wydają się zmiany w tej dziedzinie.

Jednocześnie wraz z rozwojem dostępu do sieci i poprawą jakości sieci, usługi komunikacji biznesowej prawdopodobnie będą stopniowo taniały, a źródłem przychodów ich dostawców będą usługi dodane, a nie same połączenia.

Anna Pawłowska-Pojawa