Pytanie: Rozliczam firmę, która prowadzi pełną księgowość. Na fakturze dokumentującej zakup paliwa brakuje numeru rejestracyjnego samochodu osobowego. Nie ma możliwości uzyskania tego numeru poprzez notę korygującą lub fakturę korygującą. Czy organ podatkowy może zakwestionować prawo do odliczenia VAT z takiej faktury oraz zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych?

Odpowiedź: Z przepisów nie wynika, aby brak numeru rejestracyjnego samochodu wyłączał możliwość odliczenia podatku naliczonego z faktury dokumentującej zakup paliwa. Podatek naliczony z takich faktur może być zasadniczo odliczany na zasadach ogólnych (a wydatek dokumentowany z takich faktur - zaliczony do kosztów uzyskania przychodu). Jednak brak faktury z numerem rejestracyjnym samochodu w istotny sposób utrudnia (ale nie wyklucza) udokumentowanie, że nabyte paliwo wykorzystane zostało do napędu samochodu pozwalającego na takie odliczenie (oraz że wydatek poniesiony został w celu osiągnięcia przychodu).

Wyjaśnienie: Zgodnie z przepisami podatkowymi faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Uwaga!

Obowiązek podawania numeru rejestracyjnego dotyczy sprzedawców, a nie nabywców.

Jednocześnie jednak z żadnego przepisu nie wynika, aby brak numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturze dokumentującej sprzedaż paliwa uniemożliwiał odliczenie podatku naliczonego z takiej faktury (zwłaszcza, że nie w każdym przypadku faktury dokumentujące sprzedaż paliwa muszą zawierać numer rejestracyjny samochodu). Tytułem przykładu wskazać można paliwo nabywane do kanistrów, co potwierdzają organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach (np. pismo Naczelnika I Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy z 17 lutego 2005 r. - sygn. nr PP1.3-443-1/05).

Pamiętaj!

O tym, czy VAT można odliczyć, decydują wyłącznie cechy samochodu, do którego napędu zostaje wykorzystane paliwo (zakładam, że samochód wykorzystywany jest wyłącznie do wykonywania czynności opodatkowanych).

Jeśli z faktury dokumentującej zakup paliwa nie wynika numer rejestracyjny pojazdu, do którego zatankowane zostało paliwo, podatnik musi w inny sposób udokumentować, do napędu jakiego samochodu zostało wykorzystane paliwo (na przykład zaprowadzić ewidencję zużycia paliwa do poszczególnych samochodów).

Uwaga!

Takie postępowanie wiąże się z pewnym ryzykiem. Brak faktur z numerami rejestracyjnymi może spowodować, że w razie ewentualnej kontroli podatkowej organ podatkowy zakwestionuje odliczenia.

Podobnie ma się rzecz, jeśli chodzi o możliwość zaliczenia wydatku na zakup paliwa do kosztów uzyskania przychodów. Również w tym przypadku brak numeru rejestracyjnego na fakturze dokumentującej zakup paliwa utrudnia nieco sytuację podatnika (brak jest dokumentu, z którego jednoznacznie wynika, że paliwo zostało nabyte do wykorzystania przez samochód służbowy), lecz nie wyłącza możliwości zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów (jeśli podatnik wiarygodnie udokumentuje to, że zakup paliwa dotyczył samochodu "firmowego").

Podstawa prawna:

• § 9 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.).
• Art. 86 ust. 1 oraz art. 88 ust. 3a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

"Wskazówki Księgowe" - praktyczne rozwiązania problemów związanych z podatkami, rachunkowością, ubezpieczeniami społecznymi i prawem pracy!

www.wskazowkiksiegowe.pl