Pytanie: Pracownik firmy zatrudniony na pełny etat na umowę o pracę od 4 lat zarabia miesięcznie 3.500 zł. W jaki sposób firma może sfinansować jego studia podyplomowe? Koszt studiów wynosi 3.000 zł plus 500 zł wpisowego. Studia podyplomowe są z rachunkowości, a pracownik pracuje w księgowości. Czy będzie to przychód do opodatkowania i oskładkowania dla pracownika? Czy jeśli pracownik wpłacił juz wpisowe 500 zł, to czy można mu jeszcze to zrefundować? Czy refundacja będzie dotyczyła już tylko pozostałej kwoty - 3.000 zł?

Odpowiedź: Najlepiej w sprawie pokrywania kosztów nauki pracownika kierować się przepisami rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. nr 103, poz. 472 ze zm.). Świadczenia przyznane pracownikowi z tytułu nauki na studiach podyplomowych (opłata wpisowa, czesne), zgodnie z powyższym rozporządzeniem, będą bowiem zwolnione zarówno z podatku dochodowego, jak i składek na ZUS.

Do 13 marca 2006 r. § 8 powołanego rozporządzenia zaliczał studia podyplomowe do pozaszkolnych form kształcenia. Od 14 marca 2006 r. natomiast weszło w życie rozporządzenie z 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz.U. nr 31, poz. 216), które uchyliło § 8 rozporządzenia z 1993 r. W związku z tym nie wiadomo było, do jakich form kształcenia należy kwalifikować studia podyplomowe - szkolnych czy pozaszkolnych. A jest to zasadnicza różnica, jeżeli chodzi o kwestię opodatkowania oraz oskładkowania zakresu świadczeń otrzymanych od pracodawcy w zależności, czy zakład pracy wydał skierowanie, czy też nie.

Zdaniem obecnej Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego Barbary Kudryckiej (pismo z 17 stycznia 2008 r. skierowane do redakcji "Monitora Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych" w odpowiedzi na zapytanie redakcji - sygn. DP 123-3638/07/JS) studia podyplomowe organizowane przez uczelnie należy zaliczyć do szkolnych form kształcenia.

Zakwalifikowanie studiów podyplomowych do którejś z dwóch form kształcenia zależy od podmiotu, który takie kształcenie organizuje. Kształcenie dorosłych w formach szkolnych odbywa się w szkołach podstawowych, ponadpodstawowych i szkołach wyższych (§ 3 rozporządzenia z 1993 r.). Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy z 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. nr 164, poz. 1365 ze zm.) w szkołach wyższych mogą być prowadzone m.in. studia, studia podyplomowe i studia doktoranckie.

Nauka na studiach podyplomowych jest więc szkolną formą kształcenia.

Pracownikowi, który podjął naukę w formach szkolnych bez skierowania ze strony zakładu pracy, mogą być wypłacone świadczenia pokrywające koszty edukacji.

I tak, pracodawca może pokryć koszty podręczników i innych materiałów szkoleniowych, opłaty za naukę, pobierane przez szkołę, a także zwrócić koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia na zasadach obowiązujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju, o ile nauka odbywa się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania i miejsce pracy pracownika.

Ponadto pracownikowi może być udzielony bezpłatny urlop i zwolnienie z części dnia pracy, bez zachowania prawa do wynagrodzenia, w wymiarze ustalonym na zasadzie porozumienia pomiędzy zakładem pracy a pracownikiem.

Okres bezpłatnego urlopu wlicza się do okresu zatrudnienia w zakładzie pracy w zakresie wszelkich uprawnień pracowniczych wynikających z Kodeksu pracy.

Natomiast pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje na podstawie skierowania od pracodawcy, oprócz wyżej wymienionych świadczeń stanowiących zwrot kosztów nauki, może być udzielony urlop szkoleniowy i zwolnienie z części dnia pracy na udział w zajęciach i przygotowanie się do egzaminów, które są płatne jak urlop wypoczynkowy.

Skierowanie, najlepiej pisemne, może być wydane przez pracodawcę w każdym czasie, tzn. zarówno przed podjęciem nauki, jak i w trakcie jej trwania np. z początkiem kolejnego semestru czy roku akademickiego.

W przypadku wystawienia skierowania strony muszą zawrzeć umowę, w której określone będą prawa i obowiązki uczącego się i pracodawcy.

Umowa powinna zawierać m.in. zapisy dotyczące:

• rodzaju, trybu i czasu trwania nauki oraz obowiązywania umowy,
• rodzaj dodatkowych, ewentualnych świadczeń,
• czasu, jaki pracownik musi przepracować w tej firmie po zakończeniu nauki (tzw. karencja), nie dłużej jednak niż 3 lata od ukończenia nauki,
• zobowiązania finansowe pracownika, na wypadek gdyby rozwiązał umowę o pracę,
• dodatkowe obowiązki stron.

Pracownik skierowany, który otrzymał od zakładu pracy omówione świadczenia i w trakcie nauki lub po jej ukończeniu w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata:

• rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem,
• z którym zakład rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy,
• którego stosunek pracy wygaśnie wskutek porzucenia pracy,
• jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez zakład pracy na jego naukę w wysokości proporcjonalnej do czasu pracy po ukończeniu nauki lub czasu pracy w czasie nauki, chyba że zakład pracy odstąpi od żądania zwrotu kosztów w części lub w całości.

Pracownik nie musi również zwracać otrzymanych świadczeń, jeżeli rozwiązanie stosunku pracy było spowodowane:

• szkodliwym wpływem wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, stwierdzonym orzeczeniem lekarskim wydanym w trybie odrębnych przepisów, w razie gdy zakład pracy nie przeniósł go do innej pracy odpowiedniej ze względu na stan zdrowia i kwalifikacje zawodowe w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim,
• brakiem możliwości dalszego zatrudnienia ze względu na inwalidztwo lub utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy,
• przeprowadzeniem się pracownika do innej miejscowości w związku ze zmianą miejsca zatrudnienia małżonka,
• przeprowadzeniem się pracownika do innej miejscowości ze względu na zawarcie związku małżeńskiego z osobą zamieszkałą w tej miejscowości.

Świadczenia przyznane i wypłacone na rzecz pracownika zgodnie z przepisami omawianego rozporządzenia korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego oraz składek na ZUS.

Wolna od podatku dochodowego (oraz składek na ZUS) jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę w szkołach lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

Podstawa prawna:

• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. nr 103, poz. 472 ze zm.),
• art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
• § 2 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

"Poradnik Finansowo-Księgowy" podpowiada, jak zyskać 100% pewności, że właściwie interpretuje się przepisy, poprawnie rozlicza finanse firmy, bezbłędnie prowadzi ewidencję księgową.

www.poradnikfk.pl