Do najpopularniejszych należy outsourcing w zakresie księgowości, hostingu oraz usług IT. Decydowanie się na przekazanie wyspecjalizowanej firmie określonych zadań związanych z prowadzoną działalnością podyktowane jest często poszukiwaniem oszczędności. Jednocześnie mając zaufanie do takiej firmy przedsiębiorcy wiedzą, że dostaną profesjonalną obsługę.

Outsourcing jest powszechnym zjawiskiem w sektorze MSP. Praktycznie każda spółka, czy działalność gospodarcza korzysta z jakiegoś rodzaju outsourcingu. Do najpopularniejszych należy outsourcing w zakresie księgowości, hostingu oraz usług IT. Decydowanie się na przekazanie wyspecjalizowanej firmie określonych zadań związanych z prowadzoną działalnością podyktowane jest często poszukiwaniem oszczędności. Jednocześnie mając zaufanie do takiej firmy przedsiębiorcy wiedzą, że dostaną profesjonalną obsługę.

Istnieją również bardziej rozbudowane rodzaje outsourcingu niż te wymienione powyżej. Jednym z przykładów wysoko rozwiniętego outsourcingu jest outsourcing biurowy. Jest to nowość na Polskim rynku, która z roku na rok ma coraz większą rzeszę zwolenników. Pierwsza tego typu inicjatywa powstała w 2004 roku w Poznaniu. Od tamtego czasu outsourcing biurowy przeszedł długą drogę rozwoju. Firmy świadczące usługi Wirtualnego Biura czerpią z doświadczeń firm działających na zachodzie, gdzie ten rynek jest bardzo dobrze rozwinięty a usługa jest już powszechnie stosowana przez przedsiębiorców.

Czym zatem jest outsourcing biurowy czyli usługa wirtualnego biura?

Oferty Wirtualnego Biura [Instant Office] zawierają w sobie najczęściej następujące usługi: adres pod rejestrację spółki, dostęp do pomieszczeń biurowych na, godziny, nr telefonu wraz z obsługą sekretarki, odbieranie korespondencji przechodzącej. Jest to typowy szkielet każdej oferty typu Instant Office. Jednak całościowo oferty różnią się od siebie w zależności od firmy świadczącej usługę Wirtualnego Biura.

Do kogo skierowana jest oferta wirtualnego biura?

Doświadczenie na tym stosunkowo młodym rynku pokazuje, że nie każdej firmie przydatna jest usługa Wirtualnego Biura. Jednocześnie bardzo ciężko wyodrębnić jest branże w jakich wirtualne biuro sprawdza się najlepiej.

Najczęściej z usługi korzystają firmy, których profil działalności opiera się na pośrednictwie, handlu, projektowaniu na zamówienie, doradztwie itp. Czyli firmy, którym własne biuro nie jest potrzebne do prowadzenia działalności operacyjnej.

Decyzja o skorzystaniu z outsourcingu biurowego bierze się z potrzeby zmniejszenia kosztów. Innym bodźcem jest chęć podniesienia prestiżu firmy. Często przedsiębiorcy nie potrzebujący do prowadzenia firmy biura z prawdziwego zdarzenia rejestrują swoją działalność na adresie domowym. Skorzystanie z oferty Wirtualnego Biura pozwala na oddzielenie sfery prywatnej i biznesowej oraz na poprawienie wizerunku firmy.

Jak działa usługa outsourcingu biurowego?

Klient decydując się na usługę Wirtualnego Biura przekazuje wyspecjalizowanej firmie techniczne aspekty prowadzenie biura swojego przedsiębiorstwa.

Firma ta odbiera w jego imieniu korespondencję przychodzącą, wynajęta sekretarka obsługuje ruch telefoniczny. Przy zgłoszeniu wymienia nazwę firmy oraz udziela podstawowych informacji [to jakie informacje udzieli zależy od samego przedsiębiorcy] o jej działalności. Przedsiębiorca ma do wszystkiego bieżący wgląd poprzez specjalny Panel dostępny z poziomu Internetu. Za jego pomocą może odsłuchać rozmowy przeprowadzone w jego imieniu przez asystentkę, przejrzeć korespondencję, czy też zarezerwować salkę na spotkania z klientami.

Na tym nie kończy się oferta firm świadczących usługi outsourcingu biurowego.

Firmy takie posiadają pakiety usług komplementarnych do usług biurowych tj, usługi księgowe, hosting, porady prawne oraz wiele innych w zależności od tego jaka firma świadczy usługi oraz od indywidualnych preferencji klienta. Dzięki temu klient posiada wszystko w jednym miejscu i ma pewność, że usługi które otrzyma będą świadczone profesjonalnie. Jednocześnie ceny tych usług otrzymuje często na preferencyjnych warunkach w porównaniu z cenami rynkowymi.

Firmy świadczące usługi Wirtualnego Biura posiadając szerszą ofertę mogą nią konkurować na rynku a jednocześnie posiadając większy pakiet własnych klientów mogą otrzymywać preferencyjne ceny od firm, z którymi współpracują.

Rozwinięte firmy posiadają oddziały w różnych miastach w Polsce i za granicą. Warto na to zwrócić uwagę przy wybieraniu poszczególnych ofert. Pozwoli to w przyszłości na otwarcie nowych oddziałów firmy bardzo tanim kosztem.

Jakie korzyści niesie za sobą outsourcing biurowy.

Przede wszystkim dwie główne korzyści wymienione już wcześniej to obniżenie kosztów [ceny takich usług zaczynają się już od 200 zł miesięcznie] oraz podniesienie prestiżu firmy. Umiejętne korzystanie z usług dodatkowych pozwala jednocześnie na lepszą organizację pracy. Firma może zająć się swoją główną działalnością bez potrzeby zagłębiania się w techniczne aspekty prowadzenia biznesu. Zwiększa to szansę na sukces.

Jakie są zagrożenia i na co należy zwrócić uwagę.

Pierwszą rzeczą jaką należy sprawdzić decydując się na taką usługę to profesjonalizm firmy, z którą chcemy współpracować. Należy sprawdzić czy firma posiada wykwalifikowany personel. Profesjonalne firmy często przed podpisaniem umowy udostępniają okres próbny na sprawdzenie jak działa usługa i czy rzeczywiście spełni ona wymagania klienta.

Jednocześnie jeśli jest taka możliwość należy na bieżąco kontrolować funkcjonowanie "własnego biura". Niektóre firmy tworzą raporty z działalności danego biura. Należy zwrócić jednocześnie uwagę na konstrukcję umowy, na to za co firma, która będzie prowadzić nasze biuro odpowiada, w jaki sposób przechowuje nasze dane.

Warto też zwrócić uwagę na formy płatności. Czy przy podpisaniu umowy konieczna jest kaucja [są firmy, które kaucji nie wymagają], za jaki okres płatna jest usługa. Dobrym wyznacznikiem profesjonalizmu powinna być kwota abonamentowa. Zbyt niska kwota oznacza niskie koszty jakie ponosi firma świadcząca usługi, co często oznacza niewyszkolony personel.

mBiuro