Tydzień przed premierą spektaklu "Hotel Paradiso" w teatrze społecznym Richard, grający główną rolę w przedstawieniu, otrzymał wiadomość od swojego lekarza, że musi szybko poddać się operacji założenia bypassów.

Obsada spektaklu była zrozpaczona z powodu tej wiadomości. Członkowie grupy martwili się oczywiście o Richarda, ale zaniepokoili się także, że sześć tygodni ich prób pójdzie na marne. Ludzie należący do obsady i obsługi spektaklu stali się zwartą i spójną grupą. Próby przebiegały bardzo dobrze. Wydawało się, że przedstawienie będzie wydarzeniem sezonu i przyniesie duży zysk. Reżyser zastanawiał się nad odwołaniem przebiegu przygotowań, ale przeważyło to, że jego utalentowany przyjaciel Ted zastąpi Richarda. Premiera została opóźniona o tydzień, aby Ted miał czas na nauczenie się tekstu oraz aby obsada miała czas na zintegrowanie się z nowym członkiem.

Co stało się później? Zależnie od tego gdzie pracujesz, możesz mieć różne doświadczenia z nowymi pracownikami (lub też możesz mieć doświadczenia z pierwszej ręki podczas pierwszych dni w nowej pracy). Najczęstszą strategią wprowadzania nowych członków do grupy (fachowo proces ten nosi nazwę socjalizacji) jest 5-minutowy tour po całej firmie składający się z uściskania z każdym ręki i zasypania nieszczęśnika imionami i finisz przy biurku delikwenta. Następnie szef zostawia nowego pracownika w oszołomieniu i poczuciu niepewności, zaś sam radośnie wraca do swojego biura w poczuciu dobrze wykonanego zadania menedżerskiego. Takie wprowadzenie jest oczywiście niewłaściwe - nie dość, że wcale nie pomaga ani grupie ani nowemu jej członkowi, to jeszcze przekazuje im wszystkim informację "szefowi nie zależy". Zostawieni sami sobie pracownicy sami socjalizują się w trakcie pierwszego miesiąca pracy. W sytuacji Teda do dyspozycji jest zaledwie tydzień na zgranie grupy z nowym członkiem. Nie można czekać na integracyjny wyjazd zakładowy. Odpowiedzialność jest duża i wiąże się z rangą przedstawienia.

Co zatem powinien zrobić szef, któremu zależy? W książce "Komunikacja w grupach" K. Adams i G.J. Galanes (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2008) został opisany 5-etapowy proces socjalizacji, który zostanie tutaj pokrótce przedstawiony z dodatkowymi komentarzami. Wszelkie skróty i uzupełnienia za zgodą Wydawcy.

Proces socjalizacji składa się z pięciu etapów:

• poprzedzającym,
• oczekiwań,
• spotkania,
• asymilacji,
• wyjścia.

W etapie poprzedzającym następuje "bitwa emocji wewnętrznych". W przykładzie z Tedem, wszyscy uczestnicy, łącznie z Tedem, mają swoje własne punkty widzenia, motywy oraz zachowania komunikacyjne, które mogą głęboko oddziaływać na ich gotowość i zdolność do zaangażowania się w proces socjalizacji oraz na chęć podjęcia się pracy zespołowej i budowania relacji. Wiele z poglądów i podejść, które ludzie wnoszą do nowej czy już istniejącej grupy, opiera się na doświadczeniach w poprzednich grupach. Jeżeli ktoś należał do zespołu, którego członkowie walczyli ze sobą, aby cokolwiek zrobić, osoba może zinternalizować te doświadczenia, a w kolejnych grupach ujawniać negatywne nastawienie do grup i pracy zespołowej. Innym poprzedzającym czynnikiem, który wpływa na proces socjalizacji grupowej, jest nasza dyspozycja i motywacja do komunikacji. Niektórzy z nas słuchają, aby podtrzymać relacje w grupie, inni natomiast, aby upewnić się, czy praca została wykonana. Jedni koncentrują swoje słuchanie na realizacji planu dnia, inni natomiast na informacjach pochodzących tylko z zaufanego źródła. Te preferencje dotyczące słuchania są również związane z naszymi motywami komunikacji i oddziałują na efektywność procesu socjalizacji członków grupy.

Lęk komunikacyjny oraz agresja werbalna są dwoma innymi czynnikami poprzedzającymi, wpływającymi na proces socjalizacji grupowej. Dla jednostek lub członków grupy, którzy nie czują się swobodnie w rozmowach grupowych - co ma miejsce w sytuacji, gdy ktoś doświadcza lęku komunikacyjnego - trudne jest aktywne uczestniczenie w socjalizacji. Aby socjalizacja w grupach była efektywna, ich członkowie muszą się ze sobą komunikować w celu zredukowania niepewności, która jest nieodłącznym doświadczeniem procesu socjalizacji. Z kolei jednostki czy członkowie grupy mogą czuć się całkiem swobodnie podczas rozmowy i mogą być nawet werbalnie agresywni - atakują oni innych podczas wyrażania rozbieżnych zdań. Ten rodzaj komunikacji zazwyczaj zraża inne osoby i nie kształtuje pozytywnych doświadczeń socjalizacyjnych.

Szef, któremu zależy, powinien podjąć działania edukujące członków grupy - i to nie wtedy, gdy wie że niedługo przybędzie nowy członek, ale w ogóle na bieżąco. Nastawienie do ludzi, umiejętność słuchania, brak lęku oraz agresji, otwartość na nowe doświadczenia, wyrozumiałość i życzliwość - tych umiejętności powinien uczyć swoją grupę podczas codziennych kontaktów. Sam szef powinien świecić przykładem i wymagać tego samego od członków grupy.

Etap oczekiwań wdrażania nowych członków w grupie obejmuje wszystkie wstępne oczekiwania członków zespołu, które dotyczą siebie nawzajem oraz całej grupy. Oczekiwania te są aspektem socjalizacji, ponieważ stanowią podstawę tego co, zgodnie z oczekiwaniami jednostki i grupy, nastąpi w życiu zespołu. Czy kiedykolwiek spodziewałeś się, że będziesz naprawdę lubił kogoś oraz miał z nim udane spotkanie, jeśli nie spełnił on  twoich oczekiwań? Przypuszczalnie reżyser opowiedział obsadzie spektaklu pozytywne rzeczy o Tedzie, dzięki czemu aktorzy spodziewali się wybitnej osoby oraz oczekiwali wspaniałej premiery przedstawienia. Z  kolei przypuszczalnie Tedowi opowiedziano o wspaniałej obsadzie, do której dołącza. Obie strony oczekiwały udanych wspólnych doświadczeń. Jednakże, gdyby ich oczekiwania nie były właściwe, proces socjalizacji mógłby okazać się niepowodzeniem. W obydwu przykładach im bardziej oczekiwania członków grupy różnią się do ich bieżących doświadczeń, tym większa szansa, że będą oni wobec siebie odczuwali lęk, a nawet złość.

Proces socjalizacji angażuje zarówno oczekiwania indywidualne (Teda), jak i oczekiwania grupowe (obsady). Jednostki wchodzą do nowej lub już istniejącej grupy z przeróżnymi oczekiwaniami m.in. z założeniami dotyczącymi sposobu ich przywitania oraz stopnia wzbudzanego szacunku jako jednostka. Na przykład Ted może przewidywać, że zostanie dobrze powitany w zespole oraz, mimo że zastępuje Richarda, może oczekiwać, iż obsada zrozumie, że wniesie on swoją interpretację roli. Jeżeli jego przewidywania nie sprawdzą się, może doświadczyć stresującego wejścia do grupy oraz zarówno on, jak i obsada mogą mieć negatywne wrażenia z tego zdarzenia, a nawet być może doświadczyć niepowodzenia w dostosowaniu się do siebie. Z kolei dla członków obsady (w tym przypadku tworzących już istniejącą grupę) etap oczekiwania zaczyna się w momencie, kiedy Ted zgadza się na zastąpienie Richarda. Jeżeli członkowie obsady są otwarci na przystosowanie się do nowej sytuacji, jaka może się przed nimi pojawić, będą oni bardziej skłonni do zintegrowania Teda z grupą.

Szef, któremu zależy, powinien przed spotkaniem dokładnie przedstawić grupie nowego członka oraz jego rolę, obowiązki oraz vice versa. Gdy oczekiwania zostaną jasno określone, grupa będzie mogła skupić się na pomocy nowemu oraz nawiązaniu atmosfery "kumplostwa", a nie na próbach ustalania hierarchii władzy, odpowiedzialności czy podziału zadań w grupie.

Trzeci etap procesu socjalizacji grupowej to etap spotkania. Proces wzajemnego uczenia się grupy oraz nowego członka zaczyna się tak naprawdę dopiero teraz. Etap spotkania rozpoczyna się, kiedy wyobrażenia dotyczące etapu oczekiwania zostaną skonfrontowane z rzeczywistością grupy, a kończy się w nieokreślonym czasie. Podczas etapu spotkania jednostka oraz grupa dostosowują normy, kulturę, klimat, role oraz strukturę przywództwa w zespole.

Podczas omawiania procesu socjalizacji grupowej, ważne jest negocjowanie równowagi pomiędzy celami indywidualnymi a grupowymi. Podczas etapu spotkania członkowie także negocjują swoje role w grupie. Role tworzone w nowo powstającej grupie mogą zostać później zakłócone, kiedy dołączy do niej nowa osoba. Aby socjalizacja stała się pozytywnym doświadczeniem dla grupy i jednostki, konieczne jest komunikowanie oczekiwań dotyczących indywidualnych ról oraz uważne oszacowywanie, czego grupa potrzebuje. Na przykład nowe osoby w grupie, które aktywnie poszukują informacji o oczekiwaniach dotyczących ról, przechodzą bardziej efektywnie proces socjalizacji niż osoby, które nie poszukują tego typu informacji. Później w tym rozdziale omówimy dokładniej role i normy w grupie.

Szef, któremu zależy, powinien przeznaczyć na pierwsze spotkanie swój czas i osobiście się na nim stawić. Powinien też od razu przydzielić nowemu członkowi grupy kilka prostych zadań do wykonania z poszczególnymi członkami grupy. Chodzi o to, aby ułatwić wzajemne poznanie się w akcji i dać powód do spędzania czasu nowemu z członkami grupy pojedynczo. Grupa jako całość (czyli z inicjatywy nieformalnego przywódcy) może być sceptycznie nastawiona do nowego członka, ale podczas indywidualnych kontaktów bariera niechęci zostanie szybko przełamana. Może być wręcz przeciwnie, grupa szybko zorientuje się, że nowy nie pasuje, a dzięki bezpośrednim kontaktom będzie mieć niepodważalny argument dla szefa.

Etap asymilacji charakteryzuje się pełną integracją grupy oraz jej struktury. W przypadku zjawiska pełnej integracji nowi członkowie grupy nie są skrępowani kulturą grupy oraz wykazują żywe zainteresowanie zadaniem grupy i relacjami w zespole. Z kolei w takiej sytuacji obecni członkowie akceptują nowego członka zespołu. Członkowie przejawiają produktywne i wspierające połączenie wcielonej w życie komunikacji, co jest konieczne, aby podtrzymać kulturę grupy. Jeżeli ta integracja nie przebiegnie gładko,  co niestety często się zdarza, doświadczane przez członków grupy napięcie dodatkowe może spowodować cofnięcie zespołu do etapu oczekiwania czy etapu spotkania. Nie należy być tym zaskoczonym, ponieważ podczas życia grupy członkowie często będą musieli negocjować dobre dopasowanie między sobą oraz resztą grupy.

Szef, któremu zależy, powinien traktować całą grupę jako całą grupę i nie używać wypowiedzi typu "od czasu przyjścia do zespołu Teda". Jeśli któryś z członków zasługuje na wyróżnienie indywidualne, należy go udzielić bez odwoływania się do jego stażu w grupie.
 
Piątym etapem procesu socjalizacji grupowej jest etap wyjścia. Proces socjalizacji kończy się wtedy, kiedy nowy członek zespołu opuści go lub gdy grupa przestanie istnieć. Wyjście z grupy, czy to z powodu odejścia jednostki z zespołu, czy z powodu rozpadu grupy, może stać się dla zespołu trudną zmianą, która jest często przez grupę minimalizowana. Jeżeli członek zespołu opuszcza grupę, jak w przykładzie Richard teatr społeczny, grupa musi poradzić sobie z następującymi kwestiami: dlaczego on odszedł, w jaki sposób opuścił grupę, w jaki sposób odejście zmieniło komunikację w grupie oraz co się po jego odejściu zdarzyło. Kiedy cała grupa rozwiązuje się, jej członkowie zmuszeni są radzić sobie z różnymi podobnymi kwestiami.

Szef, któremu zależy, powinien wyjaśnić grupie powody odejścia jej członka. Gdyby robił to pracownik, może wywołać wrażenie że się tłumaczy (jeśli powód odejścia jest osobisty, będzie mu bardzo trudno) lub że powodem odejścia jest konflikt z szefem. Tak czy owak, przedstawienie sprawy przez szefa nadaje sprawie wymiar oficjalny (nie ma plotek) i jest znakomitą okazją do zapowiedzenia pożegnalnej imprezy (jeśli odejście pracownika ma wymiar pozytywny - nie jest spowodowane błędami w pracy, kłótniami w zespole, skandalem obyczajowym lub wyjątkowymi sprawami osobistymi). Pożegnalna impreza to szumna nazwa, wystarczy zamówić pizzę i napoje i przez 2-3 godziny w miłej atmosferze powspominać wspólne sukcesy, porażki i chwile godne zapamiętania.

Więcej przydatnych informacji na temat komunikacji w zespołach (między członkami zespołów) znajdziesz w książce "Komunikacja w grupach" K. Adams i G.J. Galanes (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2008). Wszelkie skróty i uzupełnienia za zgodą Wydawcy. Książkę znajdziesz w księgarni internetowej www.ksiegarnia.pwn.pl, wpisując w pole wyszukiwarki zwrot "komunikacja galanes".

Mariusz Ludwiński