Często firmy zmuszone są zarejestrować działalność pod adresem domowym.

Jednak istnieje lepsze rozwiązanie. Wirtualne biura.

W danej chwili jeszcze zdecydowana większość przedsiębiorców nie wie czym się zajmują i jak działają wirtualne biura. Usługa ta w dalszym ciągu jest mało powszechna na naszym rynku. Pierwsze firmy oferujące usługi biura wirtualnego pojawiły się trzy - cztery lata temu i rynek tych usług w dalszym ciągu dynamicznie się rozwija.

Wirtualne biuro to alternatywa dla firm, które oszczędzając czas i pieniądze mogą w łatwy i wygodny sposób posiadać prestiżowy adres dla swojej firmy, wraz z obsługą sekretarską. Lecz to nie wszystko. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów, część firm posiada bardziej rozbudowaną ofertę i świadczy usługi w zakresie pomocy przy rejestracji firmy, wsparcia księgowego, prawnego i informatycznego. Dodatkowe usługi to wynajem fizycznie istniejących biur, sal konferencyjnych (z możliwością wynajmu na godziny), przechowywanie dokumentacji. Od niedawna wirtualne biura pełnią także rolę realnych przedstawicieli swoich klientów, którzy przenieśli część zadań na obsługującą ich firmę, np. reprezentowanie firmy we wszelkiego rodzaju urzędach.

Jakie korzyści?

Klientami wirtualnych biur są zarówno niewielkie firmy, jak i większe przedsiębiorstwa, także zagraniczne, które chcą rozszerzyć swoją działalność na Polskę, a także osoby fizyczne, które nie mieszkają na stałe w Polsce. Jak widać każdy może odnieść korzyści - począwszy od zredukowania kosztów przedsiębiorcy, który prowadzi działalność nie wymagają posiadania lokalu biurowego. Następnie wygoda i oszczędność czasu - wirtualne biura zapewniają bowiem obsługę sekretarską, która informuje o otrzymanej korespondencji czy przesyłkach kurierskich.

Szybka reakcja jest możliwa dzięki internetowi - można tak ustalić warunki, aby przychodząca korespondencja była skanowana i przesyłana drogą mailową. Dzięki takiej usłudze klient w każdym momencie i miejscu może na bieżąco mieć wgląd do aktualnych dokumentów, co znacznie poprawia efektywność i daje możliwość koncentracji na docelowej działalności - bez zbędnej straty czasu np. w kolejce w urzędzie.

Koszty wirtualnego biura

Pierwsze kroki stawiane przez przyszłych przedsiębiorców są trudne, dlatego wirtualne biuro to idealne rozwiązanie, które znacznie ułatwia życie nowym firmom i już na samym początku pozwoli zmniejszyć koszt wynajęcia biura do minimum. Ceny na rynku wahają się od 200 do 800 złotych netto miesięcznie.

Cena zależy od lokalizacji i standardu lokalu, pod którym ma się znajdować firma. Wszystko zależy od rodzaju prowadzonej działalności - niektóre wymagają siedziby pod prestiżowym adresem, np. w centrum Warszawy, a innym potrzebny jest tylko sam adres, aby móc zarejestrować firmę, nie patrząc na lokalizację i nie korzystając z podstawowych usług sekretarskich. Koszty miesięczne są uzależnione także od usług dodatkowych - cena wzrośnie, jeśli klient będzie korzystał z takich usług, jak odbieranie połączeń telefonicznych lub ich przekierowywanie.

Przyszłość Wirtualnych Biur

Outsourcing usług biurowych na przyszłe lata zapowiada się bardzo obiecująco. Duży wpływ ma na to obecna sytuacja w Polsce, która wbrew pozorom dla większości przedsiębiorców jest korzystna i polski rynek jest atrakcyjny - dynamicznie się rozwija, co widać szczególnie w centrach dużych miast. Taka sytuacja sprawia, że zainteresowanie usługami wirtualnych biur jest coraz większe.

Powstaje wiele nowych firm, które będą chciały robić biznes w naszym kraju, choćby zarobić na zbliżającym się wielkimi krokami Euro 2012, które z pewnością przyciągną inwestorów, dla których wirtualne biuro będzie wygodną ofertą, gdyż część firm pojawi się tylko na ten krótki czas trwania mistrzostw. Kolejnymi odbiorcami usług wirtualnych biur będą firmy, które chcą rozwijać się na rynku usług internetowych.

Podsumowanie

Zakładając firmę lub mając już prosperujące przedsiębiorstwo warto zastanowić się, czy rzeczywiście jest nam potrzebne biuro. Wszystko zależy od specyfikacji działalności gospodarczej, lecz decydując się na ofertę firm prowadzących outsourcing usług biurowych można zaoszczędzić pieniądze, a przy okazji zyskać czas, który w zabieganym świecie jest bezcenny.

Czy jest to rozwiązanie doskonałe? W wielu przypadkach na pewno tak i dla dużej części małych i średnich firm może być nawet ratunkiem.

Rafał Kucharski
Autor reprezentuje TeleSystem
www.wirtualne-biuro.pl