Z informacji zebranych przez Instytut Turystyki wynika, że w 2007 roku granice Polski przekroczyło 47,6 milionów obywateli, czyli o 6,5 proc. więcej niż w roku 2006. Tylko połowa z Polaków wyjechała w celach turystyczno-wypoczynkowych. Pozostali podróżowali po świecie służbowo. Turystyka biznesowa jest popularna na świecie od kilkudziesięciu lat. W Polsce firmy, które specjalizują się w wyjazdach korporacyjnych, kongresach, szkoleniach i wyjazdach ukierunkowanych na motywację i integrację, działają dopiero od początku lat 90. Na krajowym rynku funkcjonuje obecnie kilkadziesiąt tego typu agencji.

- Pomimo kilkunastoletniej praktyki nadal jesteśmy na początku drogi, ale zapotrzebowanie na wyjazdy biznesowe niewątpliwie rośnie. Co roku notujemy wzrost przychodów firmy o kilkadziesiąt procent - mówi Mikołaj Jeżak, dyrektor zarządzający 5 Stars Club, biura podróży specjalizującego się w turystyce biznesowej. - W 2007 roku zorganizowaliśmy o 79 proc. więcej podróży niż rok wcześniej i przewieźliśmy 53 proc. więcej osób niż w roku 2006.

Poczta pantoflowa to najlepsza reklama

Biuro podróży 5 Star Club Bussines Travel działa od ponad 16 lat. Nie ma wielkiego szyldu ani wejścia od ulicy, nie ma też sieci placówek, jak w przypadku biur świadczących usługi dla klientów indywidualnych. Klienci najczęściej trafiają do firmy z polecenia.

- Firm zajmujących się organizacją wyjazdów biznesowych, liczących się na rynku, jest w Polsce kilka - mówi Jeżak. - Za każdym razem do przetargów stajemy wszyscy. Później wybierane są najlepsze oferty. A skąd wiemy o przetargach? To tak naprawdę ciężka praca marketingowa.

Staramy się zaistnieć w mediach. Przez te wszystkie lata zdołaliśmy zbudować bazę klientów, hoteli i ciekawych miejsc docelowych podróży. To filar naszej firmy - bez poważnych kontaktów nie zdziałalibyśmy wiele.

Na wyjeździe biznesowym można zarobić 30 tys. zł, ale i można zdobyć kontrakt za 1 mln zł. Wszystko zależy od wielkości grupy i kierunku podróży. Im bardziej niekonwencjonalny i złożony projekt, tym droższy.

Zorganizowanie takiego wyjazdu nie jest jednak sprawą łatwą. Opiera się bowiem na współpracy z kontrahentami na całym świecie - a tych najpierw trzeba przekonać do współpracy. Dobrym miejscem na pozyskanie partnerów są np. międzynarodowe targi turystyczne. Aby zdobyć pozycję na rynku, konieczny jest również dobry marketing bezpośredni.

- Dzwonimy, wysyłamy maile, umawiamy spotkania, dbamy o to, by firmy, które są już naszymi klientami, opowiadały nam o swoich planach wyjazdowych - mówi Mikołaj Jeżak. - Następnie dobieramy ofertę. Jeśli klient zdecyduje się na konkretny program, zabieramy się za przygotowanie wyjazdu. Nie proponujemy miejsc, których wcześniej nie sprawdziliśmy. Organizujemy wyjazdy inspekcyjne, na bieżąco tworzymy także bazę noclegową. Hotel cieszący się uznaniem klientów w jednym sezonie, w drugim już nie musi być dla nich atrakcyjny.

Polski biznes za granicą

Coraz więcej firm decyduje się na wyjazdy integracyjne dla pracowników i współpracowników. Częściej niż dotychczas wybierane są egzotyczne kierunki. Do niedawna najczęstszym celem podróży była Brazylia czy Wenezuela. Teraz wraca zainteresowanie wycieczkami do Stanów Zjednoczonych. Popularna jest Afryka, szczególnie południe - RPA, jak również Dubaj i Madera.

- Mamy klientów, którzy prowadzą małe firmy, ale zgłasza się do nas coraz więcej korporacji posiadających budżet na tego typu wyjazdy. Firmy zatrudniające do kilkunastu osób rzadko organizują wyjazdy integracyjne - tym bardziej za granicę - mówi Mikołaj Jeżak. - Nasi klienci reprezentują wiele branż. Współpracują z nami firmy farmaceutyczne, z sektora budowlanego, spożywcze, motoryzacyjne, a także instytucje finansowe.

Według założycieli biura podróży 5 Stars Club, klient biznesowy oczekuje zorganizowania wyjątkowego wyjazdu na wysokim poziomie, co wymaga dużego budżetu. Koszt wyprawy dla jednej osoby może wahać się od 4 do nawet 50 tys. zł (w zależności od wybranego kierunku i oferowanych atrakcji).

- Organizujemy wyjazdy grupowe liczące minimum 10 osób. Kiedyś przygotowywaliśmy wyjazdy indywidualne do USA. Jednak po tragicznych wydarzeniach w World Trade Center zmieniliśmy strategię - mówi dyrektor zarządzający biura. - Zawęziliśmy specjalizację do organizacji wyjazdów wyłącznie biznesowych. Jednak kiedy zgłasza się do nas grupa osób, nie mówimy nie - zaznacza.

Wyjazd jak garnitur - uszyty na miarę

Nie mamy katalogu, z którego można wybrać konkretną ofertę, ani sztywnego cennika i to jest to, co nas wyróżnia. Każdy wyjazd planowany jest indywidualnie. Gdy zgłasza się klient, sprawdzamy, jakie ma plany, czego oczekuje, ile osób ma wyjechać i w jakim terminie. Taki wyjazd ma być jak garnitur uszyty na miarę - opowiada Mikołaj Jeżak. Wyjazd motywacyjny to nie tylko hotel i przelot, jedzenie i all inclusive, ale przede wszystkim atrakcje. Agenci dwoją się i troją w wymyślaniu oryginalnej rozrywki, która na długo pozostanie w pamięci klienta, jak np. wyścigi skuterami, kąpiel na kole podbiegunowym czy wizyta u łowców głów na Borneo. A wiadomo, zadowolony klient to duża szansa na kolejny kontrakt.

Z doświadczeń organizatorów wynika, że najwięcej podróży biznesowych odbywa się w czerwcu i we wrześniu. Sezon ogórkowy to lipiec i część sierpnia, a w drugiej połowie tego miesiąca przedsiębiorcy rozpoczynają już przygotowania do otwarcia sezonu.

Egzotyka w biurze

Aby otworzyć agencję podróży, trzeba znaleźć odpowiednią lokalizację na biuro, zakupić sprzęt biurowy oraz zrekrutować pracowników. Istnieją firmy, które posiadają własną flotę autokarów czy nawet samolotów. Nie jest to jednak konieczne - zaznacza Mikołaj Jeżak. - W naszym przypadku nie miałoby to sensu, ponieważ oferujemy wyłącznie turystykę zagraniczną, więc musielibyśmy posiadać takie autokary na całym świecie.

Pozwolenie na otwarcie biura podróży, bez względu na to, do jakich klientów kierowana jest oferta, może otrzymać osoba mająca wyższe wykształcenie związane z turystyką oraz doświadczenie w branży. Przy organizacji dużych projektów na 200-300 osób osoba niezorientowana i nieposiadająca kontaktów w branży mogłaby sobie nie poradzić.

Zorganizowanie jednej wyprawy dla pracowników dużej firmy trwa min. rok, nieduże wyjazdy (na 20 osób) można przygotować w krótszym czasie. Należy pamiętać, że im wcześniej robi się rezerwacje, tym lepsze będą stawki za zakwaterowanie i przelot. Jak twierdzą przedstawiciele branży, przelot można zorganizować nawet na miesiąc przed planowanym terminem, jednak w tak krótkim czasie nie da się perfekcyjnie wszystkiego zgrać i dopracować. Klient musi być świadomy prawdopodobieństwa pojawienia się niespodzianek. Dlatego biura niechętnie podejmują się takich zadań - podobnie jak nie biorą odpowiedzialności za zdarzenia losowe, których nie da się przewidzieć.

- Kiedyś pojechałem do Ameryki Południowej akurat w czasie, kiedy wybuchła rewolta. Żeby bezpiecznie wydostać się z kraju, musieliśmy pomagać rewolucjonistom. Pisaliśmy hasła na prześcieradłach - wspomina Mikołaj Jeżak. - Trudną sytuację mieliśmy też podczas ataków terrorystycznych w Nowym Jorku. Akurat w tym czasie przebywała tam grupa naszych klientów. To był ogromny stres. Na szczęście nikomu nic się nie stało.

Kapitał na początek

Do otwarcia biura podróży potrzebna jest kwota od 200 tys. zł nawet 1 mln zł. Szacuje się, że okres zwrotu z inwestycji trwa od kilku do kilkunastu lat. Minimalne miesięczne koszty prowadzenia tego typu działalności to 10-15 tys. zł potrzebne na wynajęcie biura, pensje dla pracowników, pokrycie kosztów wyjazdów służbowych i mediów oraz dodatkowe wydatki, m.in. na zakup programów komputerowych np. do graficznej obsługi wyjazdów.

Ponadto placówki oferujące podróże biznesowe nie posiadają zazwyczaj sieci punktów jak w przypadku firm sprzedających wycieczki indywidualne. Agenci odwiedzają klientów we własnym zakresie - do wydatków związanych z prowadzeniem biznesu przedsiębiorca musi zatem doliczyć koszty dojazdów do klienta.

Rynek biznesowych biur podróży jest w naszym kraju nadal na tyle mały, że znajdzie się na nim miejsce dla kolejnych przedsiębiorców. Turystyka biznesowa to rzeczywiście trudne i wymagające zajęcie. Jednak warte poświęcenia, bo opłacalne - podsumowuje Mikołaj Jeżak. - Obroty naszej firmy sięgają kilkudziesięciu milionów złotych w skali roku.

Agnieszka Kamińska (miesięcznik Własny Biznes FRANCHISING)

Zakładamy biuro turystyki biznesowej Koszty inwestycji gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe: ok. 20 tys. zł wyposażenie lokalu (meble, komputery, sprzęt biurowy): łącznie 150 tys. zł Razem: 170 tys. zł Koszty miesięczne pensje pracowników (5 osób): 30 tys. zł brutto system socjalny: 20 tys. zł wyjazdy służbowe (zakwaterowanie, benzyna): 50 tys. zł media (internet, telefony): 10 tys. zł koszty eksploatacji (prąd): 3 tys. zł Razem: 113 tys. zł Spodziewane przychody 4 wyjazdy dla grupy w wybrane miejsce Europy: 80 tys. zł 3 wyjazdy dla grupy w wybrane miejsce na innych kontynentach: 75 tys. zł Razem: 155 tys. zł Spodziewane dochody 155 tys. zł minus 113 tys. zł Dochód przed opodatkowaniem 42 tys. zł Nie ponosimy odpowiedzialności za przedstawioną symulację - sugerujemy wykonanie własnego biznesplanu dla konkretnych warunków biznesowych